公司部門章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門章的管理，規(guī)范部門章的使用行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門所使用的部門章，包括但不限于部門公章、部門業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.嚴(yán)格管理原則：對(duì)部門章的刻制、保管、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范和監(jiān)督，確保部門章的安全與正確使用。2.明確責(zé)任原則：明確各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員在部門章管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。3.依法依規(guī)原則：部門章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司的相關(guān)規(guī)定。二、部門章的刻制（一）刻制申請(qǐng)1.各部門因工作需要刻制部門章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《部門章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明部門章的名稱、用途、使用范圍等內(nèi)容。2.《部門章刻制申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司行政部門審核。（二）審核批準(zhǔn)1.行政部門對(duì)各部門提交的《部門章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核部門章的必要性、名稱規(guī)范性及使用范圍的合理性等。2.審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行刻制。（三）刻制流程1.經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行部門章的刻制。2.刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將新刻制的部門章進(jìn)行登記備案，并通知申請(qǐng)部門領(lǐng)取。（四）印章樣式備案1.新刻制的部門章應(yīng)將印章樣式報(bào)公司行政部門備案，備案內(nèi)容包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、圖案、文字等。2.行政部門應(yīng)建立部門章樣式檔案，妥善保存各部門章的備案信息，以備查閱。三、部門章的保管（一）保管責(zé)任人1.部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真細(xì)致等條件。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門章的保管工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)定期檢查保管情況。（二）保管要求1.部門章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保印章的安全。2.保管人員不得將部門章隨意放置或交予他人代管，因特殊情況需要委托他人代管時(shí)，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.如保管人員發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章保管的連續(xù)性和安全性。（三）保管環(huán)境1.保管部門章的環(huán)境應(yīng)保持干燥、清潔，避免印章受潮、受損或沾染污漬。2.嚴(yán)禁在存放部門章的場(chǎng)所存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，以防損壞印章。四、部門章的使用（一）使用范圍1.部門章的使用應(yīng)嚴(yán)格限于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得超出規(guī)定范圍使用。2.具體使用范圍包括但不限于各類業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、報(bào)表報(bào)告、證明信函等。（二）使用審批1.部門章使用前，應(yīng)填寫(xiě)《部門章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事項(xiàng)、用章內(nèi)容、用章份數(shù)等信息。2.《部門章使用申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批，重要事項(xiàng)還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，方可使用部門章。（三）用章登記1.保管人員應(yīng)建立《部門章使用登記簿》，對(duì)每次部門章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括用章日期、用章事項(xiàng)、用章內(nèi)容、用章份數(shù)、審批人等。2.《部門章使用登記簿》應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。（四）用章方式1.原則上應(yīng)在公司內(nèi)部使用部門章，確需帶出公司使用時(shí)，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。2.帶出公司使用的部門章，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，并由保管人員進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損且使用記錄與實(shí)際情況相符。3.使用部門章時(shí)，應(yīng)使用紅色印泥，確保印章清晰、端正，嚴(yán)禁在空白紙張、合同等上加蓋部門章。五、部門章的停用與銷毀（一）停用情形1.部門因機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能變更等原因不再需要使用部門章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。2.部門章出現(xiàn)損壞、遺失等情況時(shí)，應(yīng)立即停用，并按規(guī)定進(jìn)行處理。（二）停用申請(qǐng)1.部門如需停用部門章，應(yīng)填寫(xiě)《部門章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用日期等內(nèi)容。2.《部門章停用申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司行政部門審核。（三）審核批準(zhǔn)行政部門對(duì)各部門提交的《部門章停用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，部門章正式停用。（四）銷毀處理1.停用的部門章由行政部門統(tǒng)一收回，并進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀部門章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《部門章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄銷毀的部門章名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。3.《部門章銷毀申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。4.銷毀部門章時(shí)，應(yīng)至少有兩名以上人員在場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀過(guò)程真實(shí)、徹底。銷毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在《部門章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用審批是否規(guī)范、用章登記是否完整等。2.定期檢查的周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查1.公司行政部門可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)各部門章的保管和使用情況進(jìn)行不定期抽查。2.不定期抽查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用部門章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款等。2.因違規(guī)使用部門章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，將依法追究其法律責(zé)任。七、附則（一）