項(xiàng)目跟蹤報備管理制度?目的為加強(qiáng)公司對項(xiàng)目跟蹤過程的管理與監(jiān)督，確保項(xiàng)目信息的及時、準(zhǔn)確傳遞，提高項(xiàng)目跟蹤效率與成功率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有項(xiàng)目的跟蹤報備工作，包括但不限于項(xiàng)目前期調(diào)研、立項(xiàng)申請、招投標(biāo)、合同簽訂及執(zhí)行等各個階段。原則1.及時性原則：項(xiàng)目跟蹤人員應(yīng)及時將項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行報備，確保信息的時效性。2.準(zhǔn)確性原則：所報備的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛報、瞞報。3.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目跟蹤全過程的關(guān)鍵信息，保證信息的完整性。項(xiàng)目跟蹤報備職責(zé)分工項(xiàng)目跟蹤負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)具體項(xiàng)目的跟蹤工作，全面了解項(xiàng)目動態(tài)。2.按照規(guī)定格式和要求定期進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤報備。3.對項(xiàng)目跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋并提出解決方案。部門主管1.審核項(xiàng)目跟蹤負(fù)責(zé)人提交的報備信息，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目跟蹤過程中涉及本部門的問題。3.對項(xiàng)目跟蹤工作給予指導(dǎo)和支持。公司管理層1.掌握公司整體項(xiàng)目跟蹤情況，根據(jù)報備信息進(jìn)行決策。2.對重大項(xiàng)目跟蹤問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和決策。項(xiàng)目跟蹤報備流程項(xiàng)目啟動階段1.項(xiàng)目跟蹤負(fù)責(zé)人在獲取項(xiàng)目信息后，填寫《項(xiàng)目跟蹤報備表啟動階段》，內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱、來源、簡介、預(yù)計啟動時間等。2.將報備表提交給部門主管審核，部門主管審核通過后報送至公司管理層備案。項(xiàng)目調(diào)研階段1.跟蹤負(fù)責(zé)人持續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)目調(diào)研情況，定期更新《項(xiàng)目跟蹤報備表調(diào)研階段》，詳細(xì)記錄調(diào)研進(jìn)展、遇到的問題及解決方案。2.每周至少向部門主管匯報一次調(diào)研情況，重大問題及時匯報。部門主管審核后報送公司管理層。立項(xiàng)申請階段1.當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)入立項(xiàng)申請環(huán)節(jié)，跟蹤負(fù)責(zé)人在報備表中詳細(xì)說明立項(xiàng)背景、依據(jù)、可行性分析等內(nèi)容，形成《項(xiàng)目跟蹤報備表立項(xiàng)申請階段》。2.按照公司立項(xiàng)審批流程，跟蹤負(fù)責(zé)人配合相關(guān)部門完成立項(xiàng)申請文件的準(zhǔn)備與提交，同時將報備表依次提交部門主管、公司管理層審批。招投標(biāo)階段1.跟蹤項(xiàng)目招投標(biāo)動態(tài)，在《項(xiàng)目跟蹤報備表招投標(biāo)階段》中記錄招標(biāo)公告發(fā)布、投標(biāo)文件準(zhǔn)備、開標(biāo)評標(biāo)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息。2.及時向部門主管匯報招投標(biāo)過程中的異常情況，如競爭對手動態(tài)、招標(biāo)方特殊要求等。部門主管審核后報送公司管理層。合同簽訂階段1.項(xiàng)目確定中標(biāo)后，跟蹤負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同起草、審核、簽訂進(jìn)度，在報備表中記錄合同主要條款、簽訂時間等內(nèi)容，即《項(xiàng)目跟蹤報備表合同簽訂階段》。2.合同簽訂完成后，將報備表提交部門主管存檔，并抄送公司管理層。合同執(zhí)行階段1.跟蹤負(fù)責(zé)人定期對項(xiàng)目合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，更新《項(xiàng)目跟蹤報備表合同執(zhí)行階段》，包括項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量情況、付款情況、客戶反饋等。2.每月向部門主管提交合同執(zhí)行情況報告，重大問題隨時匯報。部門主管審核后報送公司管理層。項(xiàng)目跟蹤報備內(nèi)容要求基本信息1.項(xiàng)目名稱、編號、所屬行業(yè)、規(guī)模等。2.項(xiàng)目業(yè)主或客戶信息，包括名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。項(xiàng)目進(jìn)展1.按照項(xiàng)目階段詳細(xì)描述進(jìn)展情況，如已完成的工作、正在進(jìn)行的工作、下一步計劃等。2.對于關(guān)鍵工作節(jié)點(diǎn)，需明確時間、責(zé)任人及完成情況。問題與風(fēng)險1.跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如技術(shù)難題、資金短缺、競爭壓力等。2.對項(xiàng)目可能產(chǎn)生的風(fēng)險進(jìn)行評估，并提出相應(yīng)的應(yīng)對措施。溝通協(xié)調(diào)情況1.與項(xiàng)目相關(guān)方（業(yè)主、合作伙伴、政府部門等）的溝通頻率、方式及主要溝通內(nèi)容。2.協(xié)調(diào)解決的問題及協(xié)調(diào)結(jié)果。其他重要信息1.項(xiàng)目相關(guān)的政策法規(guī)變化、行業(yè)動態(tài)等信息。2.對項(xiàng)目跟蹤工作有重要影響的其他事項(xiàng)。項(xiàng)目跟蹤報備時間要求定期報備1.項(xiàng)目跟蹤負(fù)責(zé)人應(yīng)每周提交一次項(xiàng)目跟蹤周報，總結(jié)本周項(xiàng)目進(jìn)展情況、問題及下周工作計劃。2.每月提交一次項(xiàng)目跟蹤月報，內(nèi)容更加詳細(xì)全面，包括項(xiàng)目整體進(jìn)度、重點(diǎn)問題分析及解決方案、下月工作重點(diǎn)等。即時報備1.當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)重大問題、突發(fā)事件或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)變化時，跟蹤負(fù)責(zé)人應(yīng)在第一時間向部門主管和公司管理層進(jìn)行即時報備。2.即時報備應(yīng)包括事件描述、影響分析及初步應(yīng)對措施等內(nèi)容。項(xiàng)目跟蹤報備審核與反饋審核流程1.項(xiàng)目跟蹤負(fù)責(zé)人提交的報備信息首先由部門主管進(jìn)行審核。2.部門主管應(yīng)在收到報備信息后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，審核內(nèi)容包括信息的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。3.審核通過后的報備信息報送公司管理層；若審核不通過，部門主管應(yīng)明確指出問題所在，并返回跟蹤負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改完善。反饋機(jī)制1.公司管理層對報備信息進(jìn)行審閱后，如有意見或建議，應(yīng)及時反饋給部門主管和跟蹤負(fù)責(zé)人。2.跟蹤負(fù)責(zé)人根據(jù)反饋意見對項(xiàng)目跟蹤工作進(jìn)行調(diào)整，并在下一次報備中匯報改進(jìn)情況。項(xiàng)目跟蹤報備監(jiān)督與考核監(jiān)督措施1.公司設(shè)立專門的項(xiàng)目跟蹤報備監(jiān)督小組，定期對項(xiàng)目跟蹤報備工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組通過查閱報備記錄、實(shí)地走訪項(xiàng)目現(xiàn)場、與相關(guān)人員溝通等方式，核實(shí)報備信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。考核指標(biāo)1.報備及時性：考核項(xiàng)目跟蹤負(fù)責(zé)人是否按照規(guī)定時間提交周報、月報及即時報備。2.信息準(zhǔn)確性：檢查報備信息與實(shí)際項(xiàng)目情況的符合程度。3.問題解決能力：根據(jù)跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題及解決情況進(jìn)行評估。4.溝通協(xié)調(diào)效果：考察與項(xiàng)目相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)工作的成效。考核結(jié)果應(yīng)用1.對于項(xiàng)目跟蹤報備工作表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或團(tuán)隊(duì)，給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。2.對于未達(dá)到考核要求的，視情節(jié)輕重給予警告、扣減績效分?jǐn)?shù)、降職等處罰。項(xiàng)目跟蹤報備文檔管理文檔分類1.項(xiàng)目跟蹤報備表：按照項(xiàng)目階段分為啟動階段、調(diào)研階段、立項(xiàng)申請階段、招投標(biāo)階段、合同簽訂階段、合同執(zhí)行階段報備表。2.項(xiàng)目跟蹤報告：包括周報、月報、即時報告等。3.相關(guān)支持文件：如項(xiàng)目調(diào)研資料、招投標(biāo)文件、合同文本、溝通記錄等。文檔存儲1.所有項(xiàng)目跟蹤報備文檔應(yīng)統(tǒng)一存儲在公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)中，按照項(xiàng)目名稱和階段進(jìn)行分類存放。2.對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)進(jìn)行掃描備份后存儲在電子文檔管理系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)文檔索引以便查詢。文檔查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目跟蹤報備文檔的，應(yīng)按照公司文檔查閱流程進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。2.如需借閱項(xiàng)目跟蹤報備文檔，必須辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)