會議室空閑管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保公司各項會議及活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有會議室，包括但不限于大會議室、中會議室、小會議室等。（三）基本原則1.統一管理原則：公司會議室由行政部門統一管理和調配，確保資源的合理利用。2.先申請先使用原則：根據申請時間先后順序安排會議室使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：鼓勵充分利用會議室資源，避免資源閑置浪費，提高使用效率。二、會議室使用申請（一）申請方式1.線上申請：員工可通過公司內部辦公系統的會議室預約模塊進行申請，填寫申請日期、時間段、參會人數、會議主題等信息。2.線下申請：員工也可填寫紙質的會議室使用申請表，提交至行政部門進行申請。（二）申請時間1.常規申請：需提前[x]個工作日提交申請，以便行政部門進行統籌安排。2.緊急申請：對于緊急會議，申請人應盡量提前[x]小時通知行政部門，行政部門將根據實際情況進行協調安排。（三）申請信息填寫要求1.會議主題：應簡潔明了，準確概括會議主要內容。2.參會人數：如實填寫預計參會人數，以便合理安排會議室。3.會議時間：精確到具體的開始時間和結束時間，避免與其他會議沖突。4.特殊需求：如有特殊設備要求（如投影儀、音響設備等）、茶歇需求等，應在申請表中注明。三、會議室安排與調配（一）行政部門職責1.負責接收會議室使用申請，根據申請信息進行初步審核和安排。2.定期更新會議室使用情況表，實時掌握會議室的空閑狀態。3.根據會議重要性、參會人數等因素，合理調配會議室資源，確保滿足公司各項會議及活動需求。4.對于申請沖突的情況，及時與申請人溝通協調，協商解決方案。（二）會議室安排依據1.會議的重要性和級別：重要會議、高層會議優先安排較大的會議室。2.參會人數：根據參會人數選擇合適大小的會議室，避免會議室過大或過小造成資源浪費或擁擠。3.會議時間：盡量避免會議時間沖突，確保會議室的高效利用。4.會議室設備設施狀況：根據會議需求，優先安排設備設施齊全、運行良好的會議室。（三）臨時調整1.在會議開始前[x]小時內，因特殊情況需要調整會議室的，申請人應及時通知行政部門。行政部門將根據實際情況進行協調安排，并及時通知相關人員。2.如遇公司重大活動或緊急會議，行政部門有權臨時調整已安排的會議室，相關部門和人員應積極配合。四、會議室使用規定（一）使用時間1.申請人應嚴格按照申請時間使用會議室，不得提前進入或延遲結束。如有特殊情況需要延長使用時間，應提前向行政部門申請，經同意后方可延長。2.如未按時使用會議室，且未提前通知行政部門取消申請的，視為違約一次。連續違約[x]次以上的，將限制其一段時間內的會議室申請資格。（二）使用人數1.會議室使用人數應嚴格控制在申請人數范圍內，不得超員使用。如因特殊情況需要增加參會人數，應提前向行政部門申請，經同意后方可增加。2.超員使用會議室可能導致會議場地擁擠，影響會議效果，同時也存在安全隱患，因此應嚴格遵守規定。（三）衛生保持1.使用會議室后，參會人員應自覺保持會議室整潔，將會議產生的垃圾帶走，桌椅擺放整齊。2.如需使用會議室提供的茶具等物品，使用后應清理干凈并歸位。對于故意損壞或弄臟會議室設施設備的，應照價賠償。（四）設備使用1.參會人員應正確使用會議室配備的設備設施，如投影儀、音響設備、電腦等。如發現設備故障，應及時通知行政部門安排維修。2.使用設備時應按照操作規程進行操作，不得隨意拆卸、更改設備設置。因人為原因造成設備損壞的，應照價賠償。3.如需使用外部設備接入會議室，應提前告知行政部門，由行政部門安排專業人員進行連接和調試，確保設備正常使用。（五）會議秩序1.參會人員應遵守會議紀律，保持安靜，將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間隨意走動、大聲喧嘩。2.嚴禁在會議室吸煙、飲食，保持會議室空氣清新。3.對于違反會議秩序的行為，行政部門有權進行制止，并視情節輕重給予相應處罰。五、會議室維護與管理（一）日常維護1.行政部門定期對會議室進行巡查，檢查設備設施是否正常運行，桌椅、門窗等是否完好無損。2.發現問題及時安排維修或更換，確保會議室隨時處于良好的使用狀態。3.定期對會議室進行清潔衛生打掃，保持會議室整潔干凈。（二）設備管理1.建立會議室設備臺賬，詳細記錄設備的型號、數量、購買時間、維修記錄等信息。2.對會議室設備進行定期保養和維護，延長設備使用壽命。3.根據設備使用情況和性能狀況，適時更新設備，確保會議室設備設施能夠滿足公司發展需求。（三）鑰匙管理1.會議室鑰匙由行政部門統一保管，實行專人專管。2.如需借用會議室鑰匙，應填寫鑰匙借用申請表，經行政部門負責人批準后領取。3.使用完畢后應及時歸還鑰匙，不得私自留存或轉借他人。六、會議室費用管理（一）費用標準1.公司會議室使用原則上不收取費用，但因特殊活動需要使用會議室并產生額外費用（如場地布置、設備租賃等）的，費用由活動主辦部門承擔。2.對于外部單位借用公司會議室的，根據實際情況收取一定的場地使用費用，收費標準另行制定。（二）費用報銷1.因特殊活動產生的會議室費用，由活動主辦部門按照公司財務報銷制度進行報銷。2.報銷時應提供相關的發票、費用明細清單等憑證，經行政部門審核后報財務部門審批報銷。七、監督與考核（一）監督機制1.行政部門負責對會議室使用情況進行日常監督，檢查申請人是否按照規定使用會議室。2.設立意見箱，接受員工對會議室使用管理的意見和建議，對于反映的問題及時進行處理和反饋。3.定期對會議室使用情況進行統計分析，總結存在的問題，不斷完善管理制度。（二）考核辦法1.將會議室使用管理情況納入部門和個人績效考核體系，對于遵守規定、使用效率高的部門和個人給予適當獎勵。2.對于違反會議室使用規定的部門和個人，視情節輕重給予