銀行物料采購管理制度?總則目的為規(guī)范銀行物料采購行為，加強采購管理，確保采購工作的科學性、合理性、規(guī)范性和高效性，滿足銀行日常運營和業(yè)務發(fā)展的需要，特制定本制度。適用范圍本制度適用于銀行內部各部門涉及的各類物料采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、金融機具、宣傳物料、耗材等。基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和銀行內部規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證物料質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公正性原則：采購過程應公開、公平、公正，確保所有供應商享有平等的競爭機會。4.及時性原則：根據業(yè)務需求，及時采購所需物料，保障銀行運營的正常進行。5.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商提供的物料。采購組織與職責采購決策機構銀行設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行審議和決策。采購決策委員會由行領導、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批年度采購預算。3.審定重大采購項目的采購方案、供應商選擇等。采購執(zhí)行部門銀行指定專門的采購部門負責具體的采購執(zhí)行工作。采購部門職責如下：1.貫徹執(zhí)行采購管理制度和相關規(guī)定。2.編制采購計劃和預算，組織實施采購活動。3.收集、整理供應商信息，建立供應商檔案。4.負責采購合同的簽訂、履行、驗收等工作。5.協調處理采購過程中的問題和糾紛。需求部門各需求部門負責提出物料采購需求，配合采購部門進行采購工作。其職責包括：1.根據業(yè)務需要，準確填寫采購申請單，詳細說明采購物料的規(guī)格、型號、數量、質量要求等。2.參與供應商的考察和評估。3.協助采購部門進行采購合同的驗收工作。采購流程采購申請1.需求部門根據業(yè)務發(fā)展和實際工作需要，填寫采購申請單。采購申請單應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數量、預算金額、需求時間、用途說明等內容。2.采購申請單經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。對于金額較大或重要的采購項目，還需按照銀行規(guī)定的審批流程報相關領導審批。采購計劃制定采購部門收到采購申請單后，進行匯總和分析。結合銀行庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物料的名稱、規(guī)格、數量、采購時間、采購方式等。供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，考察其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務、信譽等方面情況。對于符合基本條件的供應商，要求其提供相關資質證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、生產許可證、產品質量檢測報告等。2.供應商評估采購部門組織相關人員對入圍供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產現場、質量管理體系、人員配備、設備狀況等。定期對供應商進行綜合評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類。A類為優(yōu)質供應商，B類為合格供應商，C類為待改進供應商。3.供應商選擇根據采購項目的要求和供應商評估情況，采購部門選擇合適的供應商進行采購。對于一般性采購項目，可以采用詢價、比價等方式選擇供應商；對于金額較大、技術復雜的采購項目，應采用招標、競爭性談判等方式選擇供應商。采購部門與選定的供應商進行談判，明確采購物料的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，達成一致后簽訂采購合同。采購合同簽訂與履行1.合同簽訂采購部門根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物料名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同經法律合規(guī)部門審核后，由銀行授權代表與供應商簽訂。2.合同履行采購部門負責跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交付物料。供應商交付物料時，應提供送貨清單、質量檢驗報告等相關文件。采購部門按照合同約定的驗收標準進行驗收。對于驗收合格的物料，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物料，及時與供應商協商處理，要求供應商更換或補貨。采購部門根據合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。在付款前，應對采購發(fā)票等相關憑證進行審核，確保付款的準確性和合規(guī)性。采購驗收1.采購物料到貨后，采購部門應及時通知需求部門和相關人員進行驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對物料的數量、規(guī)格、型號、質量等進行檢查。2.對于重要設備和關鍵物料，應邀請專業(yè)技術人員或第三方檢測機構進行驗收。驗收合格后，驗收人員在驗收報告上簽字確認。3.如發(fā)現物料存在質量問題或與合同約定不符，采購部門應及時與供應商聯系，要求供應商采取措施解決問題。如供應商未能及時解決，采購部門有權按照合同約定扣除相應貨款或追究供應商的違約責任。采購結算與付款1.采購部門在采購物料驗收合格后，應及時辦理采購結算手續(xù)。采購結算應根據采購合同和實際驗收情況，核對發(fā)票、送貨清單等憑證，確保結算金額的準確性。2.采購結算完成后，采購部門按照銀行財務管理制度的規(guī)定，填寫付款申請單，附上相關憑證，提交至財務部門審核。財務部門審核通過后，辦理付款手續(xù)。3.對于預付款項的采購項目，采購部門應在供應商履行合同約定后，及時辦理結算和沖賬手續(xù)。采購預算管理預算編制1.采購部門會同財務部門等相關部門，根據銀行年度經營計劃和業(yè)務發(fā)展需求，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、預算金額等內容。2.采購預算編制應遵循"零基預算"原則，充分考慮業(yè)務實際需要，避免盲目預算和浪費。同時，應結合銀行資金狀況，合理安排采購資金。3.年度采購預算經采購決策委員會審議通過后，報銀行管理層審批。審批通過后的采購預算作為銀行年度采購工作的依據。預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，確保采購支出控制在預算范圍內。對于超出預算的采購項目，應按照銀行規(guī)定的審批流程進行追加預算申請。2.財務部門負責對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向銀行管理層匯報采購預算執(zhí)行情況。如發(fā)現預算執(zhí)行偏差較大，應及時查找原因，采取措施進行調整。3.采購部門應建立采購預算執(zhí)行臺賬，記錄采購項目的預算金額、實際支出金額、預算執(zhí)行進度等信息，以便及時掌握預算執(zhí)行情況。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。對于高風險的采購項目，應制定相應的風險應對措施。風險應對措施1.市場風險應對密切關注市場動態(tài)，及時了解物料價格波動情況。通過與供應商協商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立市場信息收集和分析機制，定期發(fā)布市場價格信息和采購建議，為采購決策提供參考。2.供應商風險應對加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核。選擇優(yōu)質供應商，與其建立長期穩(wěn)定的合作關系，降低供應商違約風險。要求供應商提供履約保證金或采用銀行保函等方式，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。建立供應商備用機制，對于重要物料的供應商，應選擇至少兩家以上的供應商，以備不時之需。3.質量風險應對加強采購物料的質量控制，在采購合同中明確質量標準和驗收方式。要求供應商提供質量檢驗報告等相關文件，確保采購物料符合質量要求。對采購物料進行抽檢或委托第三方檢測機構進行檢測，發(fā)現質量問題及時與供應商協商處理。4.合同風險應對采購合同應嚴格按照法律法規(guī)和銀行內部規(guī)定簽訂，明確雙方的權利和義務。合同條款應詳細、準確、無歧義，避免合同糾紛。加強合同履行過程的跟蹤和管理，及時發(fā)現并解決合同履行過程中出現的問題。如遇合同變更或解除，應按照合同約定的程序辦理相關手續(xù)。5.法律風險應對采購部門應加強法律法規(guī)學習，提高法律意識。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規(guī)和銀行內部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項目，應邀請法律合規(guī)部門進行法律審查，防范法律風險。監(jiān)督與考核內部監(jiān)督1.銀行內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應建立內部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現問題及時整改。同時，應接受銀行其他部門和員工的監(jiān)督和投訴。考核評價1.建立采購工作考核評價體系，對采購部門和采購人員的工作績效進行考核評價。考核評價指標包括采購成本控制、采購質量、采購效率、供應商管理、合同履行等方面。2.采購部門應定期對采購工作進行總結和分析，根據考核評價結果，查找存在的問題和不足，制定改進措施，不斷提高采購工作水平。3.對于在采購工作中表現優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于存在違規(guī)行為或工作失誤的部門和個人，按照銀行規(guī)定進行問責和處罰。信息管理采購信息收集采購部門應廣泛收集與采購相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。信息收集渠道包括網絡平臺、行業(yè)協會、供應商提供、市場調研等。采購信息整理與分析采購部門對收集到的采購信息進行整理和分析，形成有價值的采購情報。通過對采購信息的分析，了解市場動態(tài)和供應商情況，為采購決策提