規(guī)范辦公用房管理制度?一、總則（一）目的為加強公司辦公用房管理，合理配置辦公資源，提高辦公用房使用效率，規(guī)范辦公用房使用行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的辦公用房管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)劃原則。根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求，對辦公用房進行統(tǒng)一規(guī)劃和布局。2.合理配置原則。依據(jù)各部門職能、人員編制和工作任務(wù)，合理分配辦公用房，確保資源有效利用。3.節(jié)約高效原則。倡導節(jié)約使用辦公用房，提高空間利用率，降低運營成本。4.規(guī)范管理原則。建立健全辦公用房管理制度，規(guī)范使用、調(diào)配、維修等管理行為。二、辦公用房規(guī)劃與配置（一）規(guī)劃依據(jù)1.公司組織架構(gòu)和部門設(shè)置。2.各部門職能、業(yè)務(wù)范圍和工作流程。3.預(yù)計未來一定時期內(nèi)的人員編制和業(yè)務(wù)發(fā)展需求。（二）規(guī)劃內(nèi)容1.辦公區(qū)域劃分，包括不同部門的集中辦公區(qū)域、公共活動區(qū)域等。2.各類功能房間的設(shè)置，如辦公室、會議室、接待室、檔案室、機房等。3.辦公用房的面積標準，根據(jù)不同崗位和層級確定合理的人均辦公面積。（三）配置標準1.高層管理人員：根據(jù)職位重要性和工作需求，提供相對獨立、面積適當?shù)霓k公空間。2.中層管理人員：依據(jù)部門職能和管理幅度，配置合理面積的辦公室，滿足日常辦公和溝通協(xié)調(diào)需要。3.普通員工：按照部門業(yè)務(wù)性質(zhì)和人員數(shù)量，以適當?shù)娜司娣e標準分配辦公位，保證工作的基本開展。（四）配置程序1.各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求和人員情況，提出辦公用房配置申請，包括所需面積、功能需求等。2.行政部門匯總各部門申請，結(jié)合公司辦公用房規(guī)劃和現(xiàn)有資源，進行初步審核和調(diào)配方案制定。3.調(diào)配方案報公司領(lǐng)導審批后實施。三、辦公用房使用管理（一）使用權(quán)限1.公司根據(jù)辦公用房配置方案，明確各部門、各崗位的辦公用房使用權(quán)限，未經(jīng)許可不得擅自占用其他部門辦公用房。2.員工個人僅享有其所在部門分配辦公位的使用權(quán)，不得私自更換或占用其他辦公位。（二）使用規(guī)范1.保持辦公用房整潔衛(wèi)生，每日下班前清理桌面，定期進行全面清掃。2.愛護辦公用房內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸，如有損壞應(yīng)及時報告并照價賠償。3.節(jié)約使用水電等能源資源，做到人走燈滅、關(guān)閉電器設(shè)備。4.不得在辦公用房內(nèi)從事與工作無關(guān)的活動，如住宿、做飯等。（三）標識管理1.在辦公用房顯著位置設(shè)置部門標識牌，標明部門名稱、負責人等信息。2.對公共區(qū)域的功能房間，如會議室、接待室等，設(shè)置清晰的功能標識。（四）安全管理1.辦公用房應(yīng)符合消防安全要求，配備必要的消防設(shè)施設(shè)備，并保持完好有效。2.嚴禁在辦公用房內(nèi)私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器，確保用電安全。3.妥善保管重要文件和財物，做好防盜工作。四、辦公用房調(diào)配管理（一）調(diào)配原因1.公司組織架構(gòu)調(diào)整、部門職能變化。2.人員編制變動，部門人員數(shù)量增減。3.辦公用房使用不合理，需要優(yōu)化資源配置。（二）調(diào)配程序1.提出調(diào)配申請：相關(guān)部門或行政部門根據(jù)實際情況提出辦公用房調(diào)配申請，說明調(diào)配原因、涉及部門和人員、預(yù)計調(diào)配時間等。2.方案制定：行政部門會同相關(guān)部門對調(diào)配申請進行評估，制定具體的調(diào)配方案，包括辦公用房調(diào)整安排、人員搬遷計劃等。3.審批：調(diào)配方案報公司領(lǐng)導審批。4.實施：按照審批后的調(diào)配方案組織實施，相關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合，按時完成搬遷工作。（三）調(diào)配交接1.辦公用房調(diào)配前，原使用部門應(yīng)清理室內(nèi)物品，將公共財物和資料交接給行政部門或新使用部門。2.新使用部門在接收辦公用房時，應(yīng)對設(shè)施設(shè)備等進行檢查，如有問題及時與行政部門溝通解決。五、辦公用房維修管理（一）維修申請1.辦公用房使用部門發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞或出現(xiàn)故障，應(yīng)及時填寫維修申請表，詳細說明問題情況。2.維修申請表提交給行政部門，行政部門進行初步審核，判斷維修事項的緊急程度和維修范圍。（二）維修流程1.對于一般性維修，行政部門安排維修人員進行維修，并跟蹤維修進度。2.對于較為復雜或涉及較大費用的維修項目，行政部門組織相關(guān)人員進行評估，制定維修方案，報公司領(lǐng)導審批后實施。3.維修完成后，使用部門對維修質(zhì)量進行驗收，驗收合格在維修申請表上簽字確認。（三）維修費用管理1.一般性維修費用在預(yù)算范圍內(nèi)的，由行政部門從辦公用房維修專項經(jīng)費中列支。2.超出預(yù)算的維修費用，需另行報公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后按規(guī)定程序支付。3.建立維修費用臺賬，記錄維修項目、費用支出等情況，定期進行核算和審計。六、辦公用房租賃管理（一）租賃決策1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，如需租賃辦公用房，由行政部門會同相關(guān)部門進行市場調(diào)研，提出租賃方案。2.租賃方案包括租賃區(qū)域、面積、用途、租賃期限、租金預(yù)算等內(nèi)容，報公司領(lǐng)導審批。（二）租賃合同簽訂1.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，行政部門代表公司與出租方簽訂租賃合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.租賃合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，詳細約定租金支付方式、房屋維修責任、違約責任等內(nèi)容。（三）租賃期間管理1.行政部門負責租賃辦公用房的日常管理，包括安全檢查、設(shè)施設(shè)備維護等。2.按照租賃合同約定及時支付租金和相關(guān)費用，如水電費、物業(yè)費等。3.如遇租賃房屋需要維修、改造等情況，按照本制度維修管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并及時與出租方溝通協(xié)調(diào)。（四）租賃合同變更與終止1.如需變更租賃合同條款，行政部門應(yīng)提前與出租方協(xié)商，簽訂變更協(xié)議，并報公司領(lǐng)導備案。2.租賃合同期滿或因其他原因需要終止時，行政部門應(yīng)提前通知出租方，辦理相關(guān)交接手續(xù)，并對租賃房屋進行檢查驗收。七、監(jiān)督檢查與違規(guī)處理（一）監(jiān)督檢查機制1.行政部門定期對辦公用房使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用房使用規(guī)范執(zhí)行情況、設(shè)施設(shè)備完好情況等。2.設(shè)立投訴舉報渠道，接受員工對辦公用房違規(guī)使用行為的舉報，對舉報內(nèi)容進行調(diào)查核實。（二）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)許可擅自占用其他部門辦公用房。2.私自更換或占用其他辦公位。3.在辦公用房內(nèi)從事與工作無關(guān)活動，違反使用規(guī)范。4.故意損壞辦公用房設(shè)施設(shè)備。5.其他違反辦公用房管理制度的行為。（三）違規(guī)處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)的輕微違規(guī)行為，給予口頭警告，責令立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴重的行為，給予書面警告，并視情況進行經(jīng)濟處罰，處罰金額從當事人工資中扣除。3.對于嚴重違反