企業(yè)綜辦員管理制度?一、總則（一）目的為加強公司綜合辦公室人員（以下簡稱"綜辦員"）的管理，提高工作效率和服務質量，規(guī)范工作行為，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司綜合辦公室全體綜辦員。（三）管理原則1.分工協(xié)作原則：明確各綜辦員的工作職責，同時強調團隊協(xié)作，共同完成綜合辦公室各項工作任務。2.高效規(guī)范原則：以提高工作效率為目標，建立規(guī)范的工作流程和標準，確保各項工作有序進行。3.服務導向原則：樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質、高效的服務。二、崗位職責（一）綜合事務1.負責公司各類文件、通知、報告等的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件流轉的及時性和準確性。2.協(xié)助公司領導安排會議、活動，做好會議記錄、整理會議紀要，并跟進會議決議的執(zhí)行情況。3.負責公司辦公用品、設備的采購、管理和發(fā)放，建立相應的臺賬，定期進行盤點，確保辦公用品的合理使用和設備的正常運行。4.承擔公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，制定衛(wèi)生值日表，監(jiān)督檢查衛(wèi)生情況，營造整潔舒適的辦公環(huán)境。5.負責公司車輛的調度、使用管理，包括車輛的預約、派車單的開具、車輛維修保養(yǎng)的安排等，確保車輛使用的安全和高效。（二）人力資源輔助1.協(xié)助人力資源部門進行員工招聘工作，包括發(fā)布招聘信息、篩選簡歷、組織面試等前期準備工作。2.參與員工培訓與發(fā)展工作，負責培訓資料的準備、培訓場地的布置等后勤支持工作。3.協(xié)助辦理員工入職、離職、轉正、調動等手續(xù)，確保手續(xù)辦理的合規(guī)性和準確性。4.負責員工考勤數(shù)據(jù)的收集、整理和統(tǒng)計工作，協(xié)助人力資源部門進行考勤管理和績效核算。（三）行政外聯(lián)1.負責公司對外聯(lián)絡工作，包括與政府部門、合作伙伴、客戶等的溝通協(xié)調，及時傳達公司信息，維護公司良好的外部形象。2.協(xié)助公司領導接待來訪客人，安排接待日程、準備接待資料、陪同參觀等，確保接待工作的順利進行。3.負責公司各類證照的辦理、年檢及變更等工作，確保公司證照的合法性和有效性。4.關注國家政策法規(guī)的變化，及時向公司領導匯報，并協(xié)助公司進行相關政策的解讀和落實。（四）檔案管理1.建立健全公司檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等，確保檔案的完整性和安全性。3.按照檔案查閱規(guī)定，為公司內部人員和外部有權限的單位或個人提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。4.定期對檔案進行清理和鑒定，對已過保管期限或無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.收文公司收發(fā)人員接收外部文件后，進行初步登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。將文件及時送交綜辦員，綜辦員進行詳細登記，并根據(jù)文件內容和性質，提出擬辦意見，呈送相關領導批示。根據(jù)領導批示，將文件分發(fā)給相關部門或人員傳閱，并跟蹤文件的傳閱情況，確保文件傳閱的及時性和完整性。文件傳閱完畢后，綜辦員負責將文件收回，進行整理歸檔。2.發(fā)文各部門如需發(fā)文，應填寫發(fā)文審批表，注明發(fā)文事由、文件內容、主送單位、抄送單位等信息，經部門負責人審核后，提交綜辦員。綜辦員對發(fā)文審批表進行審核，檢查文件格式、內容是否符合公司規(guī)定，審核無誤后呈送相關領導簽發(fā)。綜辦員根據(jù)領導簽發(fā)的文件，進行編號、排版、打印，并加蓋公司公章。將發(fā)文進行登記，通過郵寄、專人送達或公司內部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送給主送單位和抄送單位，并留存發(fā)文底稿和相關記錄。（二）會議組織流程1.會前準備收到會議通知后，綜辦員與會議組織者溝通會議主題、時間、地點、參會人員等信息，確定會議議程。根據(jù)會議議程，準備會議所需的資料，如會議文件、匯報材料、投影儀、音響設備等，并提前檢查設備是否正常運行。安排會議場地，進行桌椅擺放、茶水供應等布置工作，確保會議環(huán)境整潔舒適。提前通知參會人員會議相關信息，提醒參會人員按時參會。2.會中服務會議開始前，綜辦員再次檢查會議準備情況，引導參會人員入場就座。負責會議記錄，詳細記錄會議討論內容、決議事項、發(fā)言要點等，并在會議結束后及時整理會議紀要。會議期間，及時為參會人員提供茶水、紙筆等服務，確保會議的順利進行。關注會議時間進度，提醒會議主持人控制會議節(jié)奏，確保會議按計劃進行。3.會后跟進會議結束后，綜辦員及時整理會議資料，將會議文件、記錄等進行歸檔保存。根據(jù)會議決議，制定會議決議執(zhí)行跟蹤表，明確責任部門、責任人、完成時間等信息，并跟蹤決議的執(zhí)行情況。定期向會議組織者匯報會議決議執(zhí)行情況，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調解決。（三）辦公用品管理流程1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息，提交給綜辦員。綜辦員對各部門的需求申請進行匯總整理，結合辦公用品庫存情況，審核需求的合理性。2.采購對于庫存不足的辦公用品，綜辦員根據(jù)審核后的需求申請表，制定采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款，并跟蹤采購進度，確保按時到貨。3.入庫管理辦公用品到貨后，綜辦員組織相關人員進行驗收，檢查物品的數(shù)量、規(guī)格、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，將辦公用品分類存放，并更新辦公用品庫存臺賬。4.發(fā)放各部門憑辦公用品領用單到綜辦員處領取辦公用品，綜辦員根據(jù)領用單發(fā)放物品，并在庫存臺賬上記錄發(fā)放情況。定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計分析，根據(jù)使用頻率和庫存情況，提出合理的采購建議。（四）車輛管理流程1.車輛預約公司員工因工作需要使用車輛，應提前[x]個工作日通過公司內部辦公系統(tǒng)或電話向綜辦員預約車輛。預約時需說明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，綜辦員根據(jù)車輛使用情況進行調度安排。2.派車綜辦員根據(jù)車輛預約情況，開具派車單，注明車輛牌號、司機姓名、用車時間、地點、任務等信息。將派車單交給司機，司機按照派車單的要求按時出車，并做好行車記錄。3.車輛使用乘車人員應遵守車輛使用規(guī)定，愛護車內設施，保持車內整潔。司機在行車過程中應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全，如發(fā)生交通事故，應及時報告綜辦員和相關部門。4.車輛維修保養(yǎng)司機定期對車輛進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告綜辦員。綜辦員根據(jù)車輛狀況和行駛里程，安排車輛的維修保養(yǎng)工作，選擇正規(guī)的維修保養(yǎng)廠家進行維修，并做好維修記錄和費用報銷工作。5.車輛歸還車輛使用完畢后，司機應將車輛清洗干凈，停放在指定地點，并將派車單交回綜辦員。綜辦員對車輛進行檢查，確認車輛完好后，在派車單上簽字確認，并更新車輛使用記錄。（五）檔案管理流程1.檔案收集各部門應指定專人負責收集本部門形成的各類文件資料，并定期移交至綜辦員。綜辦員定期對各部門移交的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案整理綜辦員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理，編制檔案目錄。對每份檔案進行編號、裝訂，并填寫檔案盒封面和脊背信息。3.檔案歸檔將整理好的檔案按照編號順序放入檔案柜中進行保管，并建立檔案索引，便于查找和利用。定期對檔案進行盤點，確保檔案存放位置準確，數(shù)量無誤。4.檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到綜辦員處查閱。綜辦員按照檔案查閱規(guī)定，為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱完畢后，及時將檔案歸還。外部單位或個人查閱公司檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，經公司領導批準后，方可查閱。查閱過程中，綜辦員應全程陪同，確保檔案安全。5.檔案銷毀定期對檔案進行清理和鑒定，對已過保管期限或無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經公司領導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，并做好銷毀記錄。四、工作紀律與行為規(guī)范（一）工作紀律1.嚴格遵守公司的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請假，應按照公司請假制度辦理請假手續(xù)。2.工作時間內不得擅自離崗、串崗、閑聊，不得從事與工作無關的事情。3.認真履行工作職責，對工作任務要及時、準確地完成，不得推諉、拖延。對于重要緊急的工作任務，應加班加點確保按時完成。4.遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息，妥善保管公司文件、資料、印章等重要物品。（二）行為規(guī)范1.著裝整潔得體，符合公司形象要求。在辦公區(qū)域內不得穿著拖鞋、短褲、奇裝異服等。2.言行舉止文明禮貌，使用文明用語，尊重他人，團結同事，營造良好的工作氛圍。3.保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，愛護公共財物，不得隨意損壞公司設施設備。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)助解決。4.積極參加公司組織的各項培訓和活動，不斷提升自身素質和業(yè)務能力。5.對工作中出現(xiàn)的問題和困難，應及時向上級領導匯報，尋求解決方案，不得隱瞞不報或擅自處理。五、考核與激勵（一）考核原則1.客觀公正原則：以綜辦員的實際工作表現(xiàn)為依據(jù)，進行全面、客觀、公正的評價。2.注重實績原則：重點考核綜辦員的工作業(yè)績、工作質量、工作效率等方面的表現(xiàn)。3.激勵發(fā)展原則：通過考核，激勵綜辦員不斷提高工作水平，促進個人與公司的共同發(fā)展。（二）考核內容1.工作業(yè)績：主要考核綜辦員完成各項工作任務的數(shù)量、質量和效果，如文件處理的及時性、會議組織的滿意度、辦公用品管理的節(jié)約情況等。2.工作能力：包括業(yè)務知識、溝通協(xié)調能力、組織能力、應變能力等方面的考核。3.工作態(tài)度：考核綜辦員的工作責任心、敬業(yè)精神、團隊合作意識等。4.職業(yè)素養(yǎng)：如遵守工作紀律、行為規(guī)范、保密制度等情況。（三）考核方式1.定期考核：每月進行一次月度考核，每季度進行一次季度考核，年度進行一次全面考核。2.考核主體：考核由綜合辦公室負責人、部門內部互評、其他部門評價等多方面組成。3.考核方法：采用自評、上級評價、同事評價、客戶評價相結合的方式，通過工作匯報、日常觀察、問卷調查、工作成果評估等手段收集考核信息。（四）考核結果應用1.績效獎金發(fā)放：根據(jù)考核結果，發(fā)放相應的績效獎金。考核優(yōu)秀的綜辦員給予適當?shù)莫剟睿己瞬环Q職的綜辦員扣減部分績效獎金。2.晉升與調薪：考核結果作為綜辦員晉升、調薪的重要依據(jù)。連續(xù)多次考核優(yōu)秀的綜辦員，在職位晉升、薪資調整等方面將給予優(yōu)先考慮。3.培訓與發(fā)展：針對考核中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，為綜辦員制定個性化的培訓計劃，幫助其提升能力和素質。（五）激勵措施1.設立優(yōu)秀綜辦員獎項，對在工作中表現(xiàn)突出、成績顯著的綜辦員進行表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予物質獎勵等。2.為綜辦員提供更多的學習培訓機會，鼓勵其參加各類業(yè)務培訓、技能競賽等活動，提升自身業(yè)務水平。3.在公司內部宣傳優(yōu)秀綜辦員的先進事跡，樹立榜樣，營造積極向上的工作氛圍。六、培訓與發(fā)展（一）培訓目標1.提高綜辦員的業(yè)務知識和技能水平，使其能夠熟練掌握綜合辦公室各項工作流程和規(guī)范。2.增強綜辦員的溝通協(xié)調能力、組織管理能力和應變能力，提升綜合素質。3.培養(yǎng)綜辦員的團隊合作精神和服務意識，打造一支高效、專業(yè)的綜合辦公室團隊。（二）培訓內容1.公司制度與文化：包括公司組織架構、規(guī)章制度、企業(yè)文化等方面的培訓，使綜辦員深入了解公司的運作模式和價值觀。2.業(yè)務知識與技能：如文件管理、會議組織、辦公用品管理、車輛管理、檔案管理等業(yè)務知識和操作技能的培訓。3.溝通技巧與人際關系：提高綜辦員與公司內部各部門及外部人員溝通協(xié)調的能力，掌握有效的溝通技巧和人際關系處理方法。4.職業(yè)素養(yǎng)與工作態(tài)度：培養(yǎng)綜辦員的責任心、敬業(yè)精神、保密意識等職業(yè)素養(yǎng)，樹立正確的工作態(tài)度。（三）培訓方式1.內部培訓：定期組織內部培訓課程，由公司內部經驗豐富的人員擔任講師，對綜辦員進行業(yè)務知識和技能培訓。2.外部培訓：根據(jù)工作需要，選派綜辦員參加外部專業(yè)機構舉辦的培訓課程或講座，拓寬視野，學習先進的管理理念和方法。3.在線學習：利用網絡學習平臺，為綜辦員提供豐富的學習資源，鼓勵其自主學習，提升自身能力。4.實踐鍛煉：通過實際工作任務的鍛煉，讓綜辦員在實踐中積累經驗，提高工作能力。（四）培訓計劃制定與實施1.綜合辦公室負責人根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和綜辦員的實際需求，制定年度培訓計劃，明確培訓內容、培訓時間、培訓方式等。2