企業發票章管理制度?總則目的為加強公司發票章的管理，規范發票開具行為，確保公司財務安全，根據國家相關法律法規及公司實際情況，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及發票開具、使用過程中對發票章的管理。基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家稅收法律法規及發票管理相關規定，確保發票開具和使用合法合規。2.專人專管原則：明確發票章保管人員，實行專人專管，嚴禁多人共管或交叉保管。3.安全保密原則：確保發票章的安全存放，防止丟失、被盜用等情況發生，對發票開具信息嚴格保密。發票章的刻制與啟用刻制1.申請：因公司業務需要刻制發票章時，由財務部門提出申請，填寫《發票章刻制申請表》，詳細說明刻制原因、發票章用途、預計啟用時間等信息，并附相關業務證明材料。2.審批：《發票章刻制申請表》經財務負責人審核、公司分管領導審批后，提交至行政管理部門。3.刻制：行政管理部門根據審批后的申請表，選擇具有合法資質的印章刻制單位進行發票章刻制。刻制過程中，應嚴格監督印章質量及樣式符合國家規定和公司要求。4.備案：發票章刻制完成后，行政管理部門負責將發票章印模及相關信息報送當地稅務機關備案，并留存備案回執復印件。同時，將發票章啟用信息及時通知財務部門。啟用1.啟用通知：財務部門收到行政管理部門的發票章啟用通知后，應及時做好相關準備工作，包括更新財務系統中的印章信息、調整發票開具流程等。2.首次使用登記：發票章啟用后，首次用于發票開具時，保管人員應在《發票章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄開票日期、發票號碼、客戶名稱、金額等信息。發票章的保管保管人員職責1.專人負責：公司指定財務部門的[具體人員姓名]為發票章保管人員，負責發票章的日常保管工作。保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉財務工作流程及發票管理規定。2.安全存放：發票章應存放在專門的保險柜或安全可靠的地方，確保印章存放環境安全，防止印章被盜、丟失或損壞。保險柜鑰匙和密碼應由保管人員妥善保管，不得隨意告知他人。如因特殊原因需要委托他人代管，必須經過財務負責人書面批準，并辦理相關交接手續。3.定期檢查：保管人員應定期對發票章進行檢查，查看印章是否完好無損、字跡是否清晰可辨。如發現問題，應及時報告財務負責人，并采取相應措施進行處理。4.交接手續：發票章保管人員因工作調動、離職等原因需要辦理交接手續時，必須嚴格按照公司規定的交接程序進行。交接時，應由財務負責人或其指定人員監交，交接雙方應在《發票章交接清單》上詳細記錄發票章的名稱、數量、啟用時間、保管情況等信息，并簽字確認。交接清單一式三份，交接雙方各執一份，財務部門存檔一份。保管場所安全要求1.防火防盜：發票章保管場所應具備防火、防盜設施，如安裝火災報警裝置、防盜門、保險柜等。嚴禁在保管場所存放易燃、易爆、易腐蝕等危險物品。2.防潮防蟲：保持保管場所干燥通風，防止發票章受潮生銹或被蟲蛀。可放置干燥劑、防蟲藥品等，但要注意避免對印章造成損害。3.環境整潔：保管場所應保持整潔衛生，定期進行清掃，防止灰塵、雜物等對發票章產生污染。發票章的使用使用范圍公司發票章僅限于在對外開具的發票、收款收據等財務票據上加蓋，以證明公司對相關經濟業務的認可和承擔相應的法律責任。嚴禁將發票章用于其他任何非公司業務范圍內的文件、資料或協議等蓋章。使用流程1.申請：各部門或員工需要開具發票時，應填寫《發票開具申請表》，詳細注明開票日期、客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅額等信息，并經部門負責人審核簽字后提交至財務部門。2.審核：財務部門收到《發票開具申請表》后，應認真審核申請內容的真實性、準確性和完整性。審核無誤后，在申請表上加蓋"發票審核專用章"，并注明審核日期及審核人姓名。如發現申請內容不符合規定或存在疑問，應及時與申請部門或員工溝通核實，待問題解決后再進行審核。3.蓋章：經審核通過的發票開具申請，由財務部門指定的發票開具人員根據發票內容，在發票相應位置加蓋發票章。蓋章時應確保印章清晰、端正，與發票內容一致，不得壓線、錯格。發票開具人員在蓋章后，應在《發票章使用登記簿》上詳細記錄發票開具信息，包括開票日期、發票號碼、客戶名稱、金額、蓋章人等。4.交付：發票開具完成后，發票開具人員應及時將發票交付給客戶，并要求客戶在《發票簽收登記簿》上簽字確認。如客戶通過郵寄方式收取發票，應做好郵寄記錄，包括快遞單號、郵寄日期等。使用記錄與存檔1.使用登記簿：保管人員應建立《發票章使用登記簿》，詳細記錄發票章每次使用的日期、發票號碼、客戶名稱、金額、用途、蓋章人等信息。使用登記簿應妥善保存，以備查閱。2.發票存根聯：發票開具人員應按照發票號碼順序整理發票存根聯，并定期裝訂成冊。發票存根聯應保存至少五年，以備稅務機關等相關部門檢查。3.相關申請資料：將《發票開具申請表》等相關申請資料與發票存根聯一同存檔，以便在需要時能夠追溯發票開具的全過程。發票章的作廢與銷毀作廢情形1.發票章損壞：發票章因磨損、變形、字跡模糊等原因無法正常使用時，應及時申請作廢。2.公司名稱變更：公司因名稱變更需要重新刻制發票章時，原發票章應及時作廢。3.稅務登記變更：公司稅務登記信息發生變更，涉及發票章樣式或內容需要調整時，原發票章應作廢處理。作廢申請與審批1.申請：發票章保管人員發現發票章需要作廢時，應填寫《發票章作廢申請表》，詳細說明作廢原因、發票章的基本情況等信息，并提交至財務部門。2.審批：財務部門對《發票章作廢申請表》進行審核后，報財務負責人審批。經審批同意后，方可進行發票章的作廢處理。銷毀1.銷毀方式：發票章作廢后，應采用適當的方式進行銷毀，確保印章信息無法恢復。一般可采用切割、粉碎等物理方法進行銷毀。2.銷毀記錄：在發票章銷毀過程中，應由財務部門指定人員進行現場監督，并填寫《發票章銷毀記錄》，詳細記錄銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息。銷毀記錄應留存存檔，以備查閱。監督與檢查內部監督1.定期檢查：財務部門應定期對發票章的保管、使用情況進行檢查，檢查內容包括發票章存放是否安全、使用流程是否規范、使用記錄是否完整等。發現問題應及時督促整改，并將檢查結果向財務負責人報告。2.不定期抽查：公司內部審計部門應不定期對發票章管理情況進行抽查，重點檢查發票章管理制度的執行情況、發票開具的真實性和合規性等。對發現的違規問題，應按照公司相關規定進行嚴肅處理，并提出改進建議。外部監督1.接受稅務機關檢查：積極配合稅務機關對公司發票開具及發票章使用情況的檢查，如實提供相關資料和信息。對稅務機關提出的問題，應及時整改落實，并將整改情況反饋給稅務機關。2.其他部門監督：接受其他相關部門對公司發票章管理情況的監督檢查，如財政部門、審計部門等。對監督檢查中發現的問題，應認真對待，積極整改，確保公司發票章管理工作符合法律法規及相關政策要求。違規處理違規行為界定1.未按規定保管發票章：如發票章未存放在安全可靠的地方、保管人員擅自離崗未辦理交接手續等。2.違規使用發票章：如將發票章用于非規定用途、在空白發票或其他未經審核的文件上蓋章、虛開發票等。3.未按規定進行發票章使用登記：如使用發票章后未及時在《發票章使用登記簿》上記錄或記錄不完整等。4.擅自刻制或變更發票章：未經公司批準私自刻制發票章或擅自變更發票章樣式、內容等。處理措施1.批評教育：對于初次發生輕微違規行為的員工，給予批評教育，責令其立即改正，并在公司內部進行通報批評。2.經濟處罰：對因違規行為給公司造成經濟損失的員工，根據損失大小給予相應的經濟處罰，處罰金額從員工工資中扣除。3.紀律處分：對于嚴重違規行為或多次違規不改的員工，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等紀律處分。4.法律責任追究：對于違反國