公司掃描件管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司掃描件的管理，確保掃描件的真實性、完整性、保密性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構以及全體員工在工作中涉及的掃描件管理。（三）基本原則1.真實性原則：掃描件應如實反映原始文件的內容和信息，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保掃描件涵蓋原始文件的全部關鍵內容，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對涉及公司機密、商業秘密及個人隱私的掃描件，嚴格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原則：建立清晰的掃描件管理記錄，以便能夠快速準確地追溯掃描件的來源、流轉過程和使用情況。二、掃描件的定義與分類（一）定義掃描件是指通過掃描設備將紙質文件、圖片等轉換為電子圖像格式的文件，以數字形式存儲在公司指定的存儲介質中，用于工作查閱、存檔、傳遞等目的。（二）分類1.業務類掃描件：包括合同協議、發票收據、訂單文件、業務報表、客戶資料等與公司業務運營直接相關的文件掃描件。2.行政類掃描件：涵蓋公司規章制度、會議紀要、通知公告、人事檔案、財務報表等行政事務方面的文件掃描件。3.技術類掃描件：如設計圖紙、技術方案、研發文檔、測試報告等與公司技術研發相關的文件掃描件。4.其他類掃描件：不屬于上述分類的其他各類文件掃描件，如法律文件、資質證書、榮譽證書等。三、掃描設備與存儲介質管理（一）掃描設備1.公司統一配備專門的掃描設備，各部門應指定專人負責設備的日常維護和使用管理，確保設備正常運行。2.掃描設備應定期進行清潔、保養和校準，以保證掃描圖像的質量。3.嚴禁私自將公司掃描設備用于非工作目的。（二）存儲介質1.公司采用安全可靠的存儲介質，如服務器硬盤、磁盤陣列、磁帶庫等進行掃描件的集中存儲。2.對存儲介質進行定期備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。3.存儲介質的訪問應設置嚴格的權限控制，只有經過授權的人員才能訪問相應的存儲區域。四、掃描件的制作（一）掃描流程1.文件整理：對需要掃描的紙質文件進行分類整理，去除訂書釘、回形針等金屬物品，確保文件平整。2.掃描設置：根據文件類型和用途，選擇合適的掃描分辨率、色彩模式等參數，一般文本文件采用黑白二值模式，圖片文件采用彩色模式。3.掃描操作：將整理好的文件放置在掃描設備上，按照掃描軟件的提示進行操作，確保掃描圖像清晰、完整。4.圖像檢查：掃描完成后，對掃描圖像進行檢查，查看是否有模糊、缺頁、傾斜等問題，如有問題及時重新掃描。5.命名保存：按照規定的命名規則對掃描件進行命名，并保存到指定的存儲路徑中。（二）命名規則1.業務類掃描件：按照"業務名稱年份月份日期文件序號"的格式命名，例如"銷售合同20230510001"。2.行政類掃描件：采用"行政事項年份月份日期文件序號"的命名方式，如"會議紀要20230615002"。3.技術類掃描件：以"技術項目名稱年份月份日期文件序號"命名，比如"新產品研發方案20230720003"。4.其他類掃描件：根據文件性質，結合年份、月份、日期和文件序號進行命名，如"資質證書20230825004"。（三）質量要求1.掃描圖像應清晰可讀，文字、圖表等信息完整無缺失。2.色彩還原準確，對于彩色文件，掃描后的顏色應與原始文件一致。3.圖像分辨率應滿足工作需求，一般不低于300dpi（每英寸點數）。五、掃描件的審核與批準（一）審核流程1.對于重要或涉及金額較大的業務類掃描件，需經過相關業務部門負責人審核。審核內容包括文件的真實性、準確性、完整性以及與業務流程的合規性。2.行政類掃描件由行政部門負責人審核，確保文件符合公司行政管理制度和流程。3.技術類掃描件由技術部門負責人審核，重點審核技術內容的正確性和可行性。4.其他類掃描件根據文件性質，由相關歸口管理部門負責人進行審核。（二）批準權限1.一般掃描件經審核通過后，由部門負責人批準。2.涉及公司重大決策、重要合同、財務數據等關鍵信息的掃描件，需經分管領導或總經理批準。（三）審核記錄建立掃描件審核記錄臺賬，詳細記錄審核人、審核意見、批準人等信息，以備追溯查詢。六、掃描件的存儲與保管（一）存儲方式1.掃描件應按照分類進行存儲，建立清晰的文件夾結構，便于查找和管理。2.對于長期保存的重要掃描件，應進行備份存儲，并分別存儲在不同的物理位置。（二）訪問權限1.根據工作需要，為不同人員設置不同的掃描件訪問權限。一般情況下，相關業務人員只能訪問其工作范圍內的掃描件。2.涉及公司機密、商業秘密的掃描件，嚴格限制訪問人員范圍，只有經過授權的高層管理人員和特定崗位人員才能訪問。3.訪問掃描件應進行權限申請，經批準后由系統管理員進行權限設置。（三）保管期限1.各類掃描件的保管期限根據公司相關規定和法律法規要求確定。一般業務類掃描件保管期限為[x]年，行政類掃描件保管期限為[x]年，技術類掃描件保管期限根據項目周期和相關要求確定，其他類掃描件按照具體規定執行。2.超過保管期限的掃描件，經審批后進行定期清理銷毀。七、掃描件的使用與流轉（一）使用規定1.員工因工作需要查閱掃描件時，應按照規定的流程進行申請，經批準后在指定的計算機上查閱，不得私自復制、傳播。2.如需對外提供掃描件，必須經過嚴格的審批程序，確保信息安全，并按照公司對外信息發布的相關規定進行操作。3.嚴禁將掃描件用于任何違法違規或損害公司利益的活動。（二）流轉流程1.內部流轉：部門之間如需流轉掃描件，應通過公司內部辦公系統進行文件發送，并填寫流轉說明，明確流轉目的和接收部門。接收部門收到掃描件后，應及時確認并進行妥善處理。2.外部流轉：涉及與外部單位流轉掃描件時，應采用安全可靠的方式，如加密郵件、專人遞送等，并要求對方簽收確認。在流轉過程中，要注意對掃描件的保密，防止信息泄露。八、掃描件的安全與保密（一）安全措施1.對掃描設備和存儲介質采取必要的安全防護措施，如安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒入侵和數據丟失。2.定期對掃描件存儲系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。3.加強對員工的安全意識培訓，提高員工對掃描件安全重要性的認識，防止因人為疏忽導致安全事故。（二）保密要求1.涉及公司機密、商業秘密及個人隱私的掃描件，嚴格按照公司保密制度進行管理，未經授權不得向任何第三方披露。2.在處理和使用掃描件過程中，要采取加密、訪問控制等措施，確保信息不被泄露。3.員工離職時，應將其工作范圍內涉及的掃描件交接清楚，并辦理相關的保密承諾手續。九、掃描件的銷毀（一）銷毀條件1.掃描件保管期限屆滿，且經過審批同意銷毀的。2.因業務調整、文件變更等原因，原掃描件已不再具有保存價值，經審批后可進行銷毀。3.涉及公司機密、商業秘密的掃描件，在不再需要時，按照公司保密制度的規定進行專門銷毀。（二）銷毀流程1.由文件保管部門填寫掃描件銷毀申請表，詳細說明銷毀原因、掃描件名稱、數量等信息，并提交部門負責人審核。2.審核通過后，將申請表提交至公司檔案管理部門進行復核。3.檔案管理部門復核無誤后，組織專人進行銷毀操作。銷毀方式可采用粉碎、格式化存儲介質等，確保掃描件無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。十、監督與檢查（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，定期對掃描件管理制度的執行情況進行檢查。2.各部門應定期開展自查工作，及時發現并糾正存在的問題。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括