進京備案合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司進京備案合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權益，提高合同管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在北京市行政區域內從事各類經營活動所簽訂的合同，包括但不限于工程承包合同、勞務分包合同、物資采購合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規和北京市相關規定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：加強合同風險評估與防范，確保公司利益不受損失。4.分級管理原則：根據合同金額、重要性等因素，實行分級管理。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.業務部門在簽訂合同前，應對合同對方的主體資格、經營范圍、資信狀況等進行審查。2.要求對方提供營業執照副本、資質證書、法定代表人身份證明書、授權委托書等相關證明文件，并進行核實。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，必要時可委托律師事務所或專業調查機構進行盡職調查。（二）合同條款擬定1.業務部門負責合同條款的擬定，應明確雙方的權利義務、合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等內容。2.合同條款應符合法律法規和公司利益要求，避免出現模糊不清、歧義或顯失公平的條款。3.涉及專業技術條款的，應征求相關技術部門或專家的意見。（三）合同審核會簽1.合同擬定后，業務部門應將合同文本及相關資料提交公司內部審核。2.審核流程包括業務部門初審、法務部門審核、財務部門審核、主管領導審批等環節。3.各審核部門應根據職責對合同條款進行審查，提出修改意見或建議。4.業務部門應根據審核意見對合同進行修改完善，確保合同內容合法合規、條款清晰明確。（四）合同簽訂1.經審核通過的合同，由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本副本交至法務部門、財務部門等相關部門備案。三、進京備案管理（一）備案申請1.業務部門負責在合同簽訂后及時辦理進京備案手續。2.準備備案所需材料，包括合同原件、企業營業執照副本、資質證書副本、法定代表人身份證明書、授權委托書、項目經理證書等。3.在北京市住房和城鄉建設委員會指定的平臺上進行備案申請，填寫相關信息并上傳備案材料。（二）備案審核1.北京市住房和城鄉建設委員會對備案申請進行審核，審核內容包括合同主體資格、合同條款、備案材料等。2.如審核通過，業務部門應及時領取備案證明文件；如審核不通過，應根據審核意見進行整改，重新提交備案申請。（三）備案變更1.合同履行過程中，如發生合同主體變更、合同標的變更、合同價款調整等情況，業務部門應及時辦理備案變更手續。2.辦理備案變更手續所需材料及流程與備案申請基本相同。（四）備案注銷1.合同履行完畢或提前終止后，業務部門應及時辦理備案注銷手續。2.辦理備案注銷手續時，應提交合同終止證明、備案證明文件等材料。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.業務部門應根據合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節點、責任人等。2.履行計劃應報主管領導審批后實施。（二）履行跟蹤與監督1.業務部門負責對合同履行情況進行跟蹤與監督，及時掌握合同履行進度。2.定期召開合同履行協調會，解決合同履行過程中出現的問題。3.如發現合同對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時采取措施，要求對方限期整改或承擔違約責任。（三）合同款項支付管理1.財務部門根據合同約定和業務部門提交的付款申請，審核付款條件是否成就。2.付款申請應附合同副本、發票、驗收報告等相關證明文件。3.經審核通過后，按照公司資金管理制度辦理付款手續。五、合同變更與解除管理（一）變更條件1.合同履行過程中，因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同的，經雙方協商一致，可以變更合同。2.變更合同應采用書面形式，并經雙方簽字蓋章確認。（二）變更程序1.業務部門提出合同變更申請，說明變更原因、變更內容等。2.按照合同簽訂審核流程進行審核，經審核通過后簽訂變更協議。3.及時辦理進京備案變更手續。（三）解除條件1.合同雙方協商一致，可以解除合同。2.因不可抗力致使合同目的不能實現、一方明確表示或以自己的行為表明不履行主要債務、一方遲延履行主要債務經催告后在合理期限內仍未履行等法定情形出現時，另一方可以解除合同。（四）解除程序1.業務部門提出合同解除申請，說明解除原因、解除時間等。2.按照合同簽訂審核流程進行審核，經審核通過后簽訂解除協議。3.及時辦理進京備案注銷手續。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格履行合同義務，避免因自身原因引發合同糾紛。2.定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發現潛在風險并采取措施加以防范。（二）糾紛處理原則1.協商解決原則：優先通過協商方式解決合同糾紛，盡量保持雙方合作關系。2.依法處理原則：如協商不成，應依據法律法規和合同約定，通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。（三）糾紛處理流程1.業務部門發現合同糾紛后，應及時向公司領導匯報，并會同法務部門制定糾紛處理方案。2.根據糾紛處理方案，與對方進行溝通協商，爭取達成和解協議。3.如協商不成，需提起仲裁或訴訟的，由法務部門負責辦理相關法律手續，業務部門提供必要的協助。4.糾紛處理過程中，應及時向公司領導匯報進展情況，聽取領導意見和建議。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、備案材料、往來信函、會議紀要、驗收報告、付款憑證等，均應及時收集整理。2.業務部門負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號、裝訂。2.建立合同檔案目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案保管1.合同檔案應指定專人保管，存放于安全、保密的場所。2.定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經部門負責人或主管領導批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對合同管理情況進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂、備案、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等環節。2.業務部門、法務部門、財務部門等相關部門應配合監督檢查工作，如實提供相關資料和情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機制，對合同管理工作進行量化考核。2.考核指標包括合同簽訂合規率