部隊(duì)文件資料管理制度?總則目的為加強(qiáng)部隊(duì)文件資料管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性，提高文件資料的使用效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于部隊(duì)各級(jí)單位及全體人員。基本原則1.集中統(tǒng)一原則：部隊(duì)文件資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保各類文件資料的歸口明確、管理有序。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照文件資料的密級(jí)和管理要求，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)管理，明確各級(jí)職責(zé)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家和軍隊(duì)的保密法律法規(guī)，確保文件資料的安全保密。4.高效利用原則：充分發(fā)揮文件資料的作用，提高文件資料的使用效率，為部隊(duì)建設(shè)和各項(xiàng)任務(wù)提供有力支持。文件資料的分類與編號(hào)文件資料分類1.軍事作戰(zhàn)類：包括作戰(zhàn)計(jì)劃、命令、指示、情報(bào)資料等。2.訓(xùn)練教育類：涵蓋訓(xùn)練大綱、教材、教案、教學(xué)成果等。3.行政管理類：如條令條例、規(guī)章制度、行政管理文件等。4.政治工作類：包含政治教育計(jì)劃、宣傳資料、黨團(tuán)組織建設(shè)文件等。5.后勤保障類：涉及物資采購(gòu)、財(cái)務(wù)管理、營(yíng)房建設(shè)等方面的文件資料。6.裝備管理類：有關(guān)裝備采購(gòu)、維護(hù)、保養(yǎng)、報(bào)廢等的文件。7.安全保衛(wèi)類：包括安全防范措施、事故處理報(bào)告、保密規(guī)定等。8.其他類：不屬于以上分類的其他文件資料。文件資料編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：文件資料編號(hào)采用"年份+部門(mén)代碼+類別代碼+順序號(hào)"的形式。例如：20230102001，其中"2023"表示年份，"01"表示部門(mén)代碼，"02"表示類別代碼，"001"表示順序號(hào)。2.部門(mén)代碼：根據(jù)部隊(duì)各部門(mén)的職能和編制，設(shè)定相應(yīng)的代碼。如司令部為"01"，政治部為"02"，后勤部為"03"，裝備部為"04"等。3.類別代碼：對(duì)應(yīng)文件資料分類，分別設(shè)定不同的類別代碼。如軍事作戰(zhàn)類為"01"，訓(xùn)練教育類為"02"等。4.順序號(hào)：按照文件資料生成的先后順序，依次編排順序號(hào)，從"001"開(kāi)始遞增。文件資料的起草與審核文件資料起草1.起草責(zé)任：文件資料由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，明確起草人及完成時(shí)間。起草人應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛收集資料，確保文件資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.內(nèi)容要求：文件資料應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語(yǔ)言規(guī)范、格式統(tǒng)一。涉及重要事項(xiàng)、重大決策的文件，應(yīng)進(jìn)行充分論證和征求意見(jiàn)。文件資料審核1.初審：起草部門(mén)完成文件資料初稿后，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部初審。初審主要對(duì)文件資料的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行審核，確保符合要求。2.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門(mén)的文件資料，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核文件資料中涉及本部門(mén)的內(nèi)容，提出意見(jiàn)和建議。3.終審：文件資料經(jīng)初審和會(huì)簽后，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行終審。終審主要對(duì)文件資料的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核，簽署終審意見(jiàn)。文件資料的印發(fā)與發(fā)放文件資料印發(fā)1.印發(fā)申請(qǐng)：文件資料終審?fù)ㄟ^(guò)后，起草部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《文件資料印發(fā)申請(qǐng)表》，注明文件資料的名稱、文號(hào)、印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)等內(nèi)容，提交至文件管理部門(mén)。2.印發(fā)審批：文件管理部門(mén)對(duì)《文件資料印發(fā)申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，安排印發(fā)工作。3.印發(fā)格式：文件資料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行印發(fā)，包括字體、字號(hào)、排版、頁(yè)碼等。文件資料的封面應(yīng)注明文件資料的名稱、文號(hào)、印發(fā)部門(mén)、印發(fā)時(shí)間等信息。文件資料發(fā)放1.發(fā)放登記：文件管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的印發(fā)范圍和份數(shù)，進(jìn)行文件資料發(fā)放登記。發(fā)放登記應(yīng)記錄文件資料的名稱、文號(hào)、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間等信息。2.發(fā)放方式：文件資料可采用直接發(fā)放、郵寄、電子傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行發(fā)放。對(duì)于機(jī)密級(jí)以上文件資料，應(yīng)采取專人送達(dá)或機(jī)要通信等方式進(jìn)行傳遞。3.簽收確認(rèn)：文件資料發(fā)放時(shí)，應(yīng)要求收件人在《文件資料發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，確保文件資料準(zhǔn)確無(wú)誤地送達(dá)收件人手中。文件資料的歸檔與保管文件資料歸檔1.歸檔范圍：部隊(duì)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，均應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。2.歸檔時(shí)間：文件資料辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件資料整理歸檔。一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件資料的歸檔工作。3.歸檔要求：歸檔的文件資料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。文件資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行整理，編制歸檔目錄，注明文件資料的名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。文件資料保管1.保管場(chǎng)所：部隊(duì)?wèi)?yīng)設(shè)立專門(mén)的文件資料檔案室，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保文件資料的安全保管。2.保管期限：文件資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的文件資料主要是具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件；長(zhǎng)期保管的文件資料保管期限為16年至50年；短期保管的文件資料保管期限為15年以下。3.保管要求：文件資料檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，定期對(duì)文件資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、整理和修復(fù)，確保文件資料的完好無(wú)損。對(duì)于機(jī)密級(jí)以上文件資料，應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格控制查閱范圍。文件資料的查閱與借閱文件資料查閱1.查閱申請(qǐng)：因工作需要查閱文件資料的人員，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件資料的名稱、文號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，提交至文件管理部門(mén)。2.查閱審批：文件管理部門(mén)對(duì)《文件資料查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，安排查閱工作。3.查閱規(guī)定：查閱文件資料應(yīng)在文件資料檔案室進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案室的管理制度，愛(ài)護(hù)文件資料，不得在文件資料上涂改、圈劃、批注、污損等。查閱機(jī)密級(jí)以上文件資料，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在專人監(jiān)督下進(jìn)行查閱。文件資料借閱1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱文件資料的人員，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件資料的名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容，提交至文件管理部門(mén)。2.借閱審批：文件管理部門(mén)對(duì)《文件資料借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱規(guī)定：借閱文件資料應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的時(shí)間歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件資料內(nèi)容。對(duì)于機(jī)密級(jí)以上文件資料，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件資料的安全。文件資料的銷毀銷毀范圍1.已過(guò)保管期限：文件資料保管期限屆滿，且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.失去保存價(jià)值：因機(jī)構(gòu)調(diào)整、任務(wù)變更等原因，導(dǎo)致文件資料失去保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行銷毀。3.涉密載體：涉密文件資料在解密或變更密級(jí)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀程序1.鑒定審批：文件管理部門(mén)定期對(duì)擬銷毀的文件資料進(jìn)行鑒定，填寫(xiě)《文件資料銷毀鑒定表》，注明文件資料的名稱、文號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件資料，應(yīng)采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀，確保文件資料無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.監(jiān)銷確認(rèn)：銷毀文件資料時(shí)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《文件資料銷毀記錄》上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作徹底、安全。電子文件資料管理電子文件資料生成1.格式規(guī)范：電子文件資料應(yīng)采用通用的格式進(jìn)行生成，如DOC、XLS、PPT、PDF等，確保文件資料能夠在不同的設(shè)備和軟件上正常打開(kāi)和使用。2.元數(shù)據(jù)錄入：電子文件資料生成時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定錄入元數(shù)據(jù)，包括文件資料的名稱、文號(hào)、日期、作者、來(lái)源、密級(jí)等信息，以便于文件資料的管理和檢索。3.數(shù)字簽名：對(duì)于重要的電子文件資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字簽名，確保文件資料的真實(shí)性和完整性。電子文件資料存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式：電子文件資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)位置：電子文件資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子文件資料目錄，注明文件資料的名稱、文號(hào)、存儲(chǔ)路徑、存儲(chǔ)時(shí)間等信息。3.存儲(chǔ)環(huán)境：存儲(chǔ)電子文件資料的設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保電子文件資料的安全存儲(chǔ)。電子文件資料傳輸1.傳輸方式：電子文件資料傳輸應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，如加密傳輸、專用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)龋乐刮募Y料在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。2.傳輸記錄：電子文件資料傳輸時(shí)，應(yīng)進(jìn)行傳輸記錄，注明文件資料的名稱、文號(hào)、傳輸時(shí)間、傳輸對(duì)象、傳輸方式等信息，以便于追溯和查詢。3.接收確認(rèn)：電子文件資料傳輸接收方應(yīng)及時(shí)進(jìn)行接收確認(rèn)，確保文件資料準(zhǔn)確無(wú)誤地傳輸?shù)街付ㄎ恢谩ｋ娮游募Y料利用1.利用權(quán)限：電子文件資料利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自訪問(wèn)和使用電子文件資料。2.利用記錄：電子文件資料利用時(shí)，應(yīng)進(jìn)行利用記錄，注明利用人員的姓名、利用時(shí)間、利用目的、利用內(nèi)容等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和分析。3.數(shù)據(jù)安全：利用電子文件資料時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、病毒感染等情況發(fā)生。保密管理保密制度1.保密教育：部隊(duì)?wèi)?yīng)定期開(kāi)展保密教育，提高全體人員的保密意識(shí)和保密技能。保密教育應(yīng)包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密知識(shí)等內(nèi)容。2.保密措施：文件資料管理部門(mén)應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密崗位、配備保密設(shè)備、加強(qiáng)保密檢查等，確保文件資料的安全保密。3.保密責(zé)任：全體人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，履行保密職責(zé)。對(duì)于違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。涉密文件資料管理1.涉密范圍界定：明確涉密文件資料的范圍，包括軍事秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等。涉密文件資料應(yīng)按照國(guó)家和軍隊(duì)的保密法律法規(guī)進(jìn)行管理。2.密級(jí)確定與變更：涉密文件資料的密級(jí)應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容的重要性和敏感性進(jìn)行確定，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行變更。密級(jí)變更后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員。3.涉密載體管理：涉密文件資料應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、專人保管、專車運(yùn)輸?shù)确绞竭M(jìn)行管理，確保涉密載體的安全。涉密載體的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保涉密信息無(wú)法恢復(fù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：部隊(duì)?wèi)?yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)文件資料管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以整改。2.上級(jí)監(jiān)督：上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)部隊(duì)文件資料管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，定期對(duì)部隊(duì)文件資料管理情況進(jìn)行檢查，確保部隊(duì)文件資料管理工作規(guī)范有序。3.群眾監(jiān)督：鼓勵(lì)全體人員對(duì)文件資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向有關(guān)部門(mén)反映。檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查部隊(duì)文件資料管理制度的執(zhí)行情況，包括文件資料的起草、審核、印發(fā)、發(fā)放、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.文件資料質(zhì)量：檢查文件資料的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，文字表述是否清晰。3.安全保密措施：檢查文件資料管理部門(mén)的安全保密措施是否落實(shí)到位，如保密制度是否健全、保密設(shè)備是否齊全、保密檢查是否經(jīng)常等。4.信息化建設(shè)情況：檢查部隊(duì)文件資料信息化建設(shè)情況，如電子文件資料的生成、存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定