貿易公司要賬管理制度?總則1.目的為加強公司應收賬款管理，規范要賬工作流程，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及應收賬款的業務活動及相關要賬工作。3.原則依法合規原則：要賬工作必須嚴格遵守國家法律法規和相關政策。風險控制原則：強化對應收賬款風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。責任明確原則：明確各部門及人員在應收賬款管理和要賬工作中的職責，做到責任到人。及時有效原則：及時采取有效措施進行要賬，提高賬款回收率。應收賬款管理職責分工1.銷售部門負責客戶信用評估，收集客戶信息，建立客戶信用檔案。簽訂銷售合同，明確付款方式、付款期限等條款，并確保合同的有效性和可執行性。負責應收賬款的催收工作，定期與客戶溝通，跟蹤賬款回收情況，及時反饋異常信息。2.財務部門負責應收賬款的核算與監控，定期編制應收賬款賬齡分析表，為要賬工作提供數據支持。協助銷售部門制定要賬策略，提供財務專業意見和建議。對應收賬款回收情況進行考核，對逾期賬款進行重點監控和分析。3.法務部門參與重大銷售合同的審核，從法律角度保障公司權益。協助處理應收賬款催收過程中的法律事務，提供法律咨詢和支持。對于逾期賬款，根據需要啟動法律程序，維護公司合法權益。客戶信用管理1.信用評估銷售部門在與客戶建立業務關系前，應對客戶進行信用評估。評估內容包括客戶的基本信息、經營狀況、財務狀況、信用記錄等。可通過實地考察、查閱客戶財務報表、查詢信用評級機構報告、與客戶以往交易記錄分析等方式進行信用評估。根據信用評估結果，將客戶分為不同信用等級，如A級（信用良好）、B級（信用一般）、C級（信用較差）、D級（信用極差）。2.信用額度設定針對不同信用等級的客戶，設定相應的信用額度。信用額度應根據客戶的信用狀況、經營規模、還款能力等因素綜合確定。A級客戶可給予較高的信用額度；B級客戶信用額度適中；C級客戶應嚴格控制信用額度；D級客戶原則上不予賒銷，特殊情況需經公司高層審批。信用額度需定期進行評估和調整，如客戶經營狀況發生重大變化、信用記錄出現問題等，應及時調整信用額度。3.信用檔案建立銷售部門應為每個客戶建立獨立的信用檔案，記錄客戶的信用評估信息、信用額度、交易記錄、還款情況等。信用檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。財務部門和法務部門應根據各自職責權限，有權查閱客戶信用檔案，以便在應收賬款管理和要賬工作中進行參考。銷售合同管理1.合同簽訂銷售合同應明確雙方的權利和義務，包括商品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨方式、付款方式、付款期限、違約責任等條款。付款方式應明確具體，如現金、支票、銀行轉賬等，并約定逾期付款的違約責任。銷售合同簽訂前，應由銷售部門、財務部門、法務部門共同審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給銷售部門、財務部門、法務部門等相關部門，以便各部門按照職責開展后續工作。2.合同執行跟蹤銷售部門負責合同的執行跟蹤，確保按時、按質、按量履行合同義務。定期與客戶溝通，了解合同執行情況，及時解決合同履行過程中出現的問題。如發現客戶有逾期付款跡象或其他異常情況，應及時反饋給財務部門和法務部門，并采取相應措施。3.合同變更與解除如因市場變化、客戶需求變更等原因需要變更合同條款，應按照合同簽訂流程進行審批，并重新簽訂合同或簽訂補充協議。如需解除合同，應按照法律法規和合同約定辦理相關手續，確保公司權益不受損失。合同變更或解除后，應及時通知財務部門調整應收賬款記錄，并對相關業務進行妥善處理。應收賬款監控與預警1.監控指標設定財務部門應定期編制應收賬款賬齡分析表，分析應收賬款的賬齡結構、金額分布等情況。設定應收賬款監控指標，如應收賬款周轉率、逾期賬款率、壞賬率等。通過對監控指標的分析，及時發現應收賬款管理中存在的問題和風險。2.預警機制建立根據監控指標設定預警值，當指標超過預警值時，發出預警信號。預警信號分為紅色預警（高風險）、黃色預警（中風險）、藍色預警（低風險）。財務部門應及時將預警信息反饋給銷售部門和相關領導，以便采取相應措施進行處理。3.定期分析與報告財務部門每月對應收賬款情況進行分析，并撰寫分析報告，提交給公司管理層。分析報告應包括應收賬款的總體情況、賬齡分析、逾期賬款情況、客戶信用狀況變化等內容，并提出改進建議和措施。銷售部門應根據財務部門的分析報告，制定針對性的要賬計劃，并組織實施。要賬工作流程1.催款通知當賬款逾期時，財務部門應及時向銷售部門提供逾期賬款清單。銷售部門根據逾期賬款清單，向客戶發出催款通知。催款通知應明確賬款金額、逾期期限、應付款日期、逾期利息等內容，并要求客戶在規定期限內付款。催款通知可通過電話、郵件、信函等方式發送給客戶。2.首次溝通銷售部門負責與逾期客戶進行首次溝通，了解逾期原因。對于因客戶自身原因導致逾期的，應向客戶強調逾期付款的違約責任，要求客戶盡快安排付款。對于因公司自身原因導致逾期的，如交貨延遲、質量問題等，應積極與客戶協商解決問題，爭取客戶的理解和支持，盡快收回賬款。3.制定要賬策略根據首次溝通情況，銷售部門會同財務部門、法務部門制定要賬策略。要賬策略應根據客戶信用狀況、逾期金額、逾期期限等因素綜合確定，包括協商還款、上門催款、法律訴訟等方式。對于信用狀況較好、逾期金額較小、逾期期限較短的客戶，可先采取協商還款的方式；對于信用狀況較差、逾期金額較大、逾期期限較長的客戶，應及時采取上門催款或法律訴訟等強硬措施。4.實施要賬行動按照制定的要賬策略，銷售部門組織實施要賬行動。協商還款時，應與客戶達成具體的還款計劃，并要求客戶簽字確認。上門催款時，應注意方式方法，避免與客戶發生沖突。催款人員應攜帶相關證明材料，如合同、發票、催款通知等，向客戶說明情況，要求客戶付款。如需啟動法律訴訟程序，法務部門應及時收集相關證據，起草訴訟文書，按照法律程序進行起訴。5.要賬記錄與反饋銷售部門應做好要賬記錄，包括與客戶溝通的時間、方式、內容，要賬行動的實施情況，客戶的還款承諾等。定期向財務部門反饋要賬進展情況，財務部門及時更新應收賬款臺賬。對于要賬過程中出現的重大問題或重要信息，應及時向公司管理層報告。要賬工作中的溝通與協調1.內部溝通銷售部門、財務部門、法務部門在要賬工作中應保持密切溝通與協作。銷售部門負責與客戶直接溝通，了解客戶需求和意見，及時反饋給財務部門和法務部門。財務部門為要賬工作提供財務數據支持和分析，協助制定要賬策略。法務部門為要賬工作提供法律專業意見和支持，處理法律事務。各部門應定期召開要賬工作協調會議，分享信息，共同研究解決要賬過程中遇到的問題。2.與客戶溝通要賬人員在與客戶溝通時，應保持禮貌、專業、耐心的態度。認真傾聽客戶的意見和訴求，客觀分析問題，尋求雙方都能接受的解決方案。向客戶宣傳公司的政策和規定，強調逾期付款的后果，爭取客戶的配合和支持。對于客戶提出的合理要求，應及時反饋給公司相關部門，經批準后給予客戶答復。3.外部協調如涉及第三方機構，如信用評級機構、律師事務所、會計師事務所等，應加強與外部機構的溝通與協調。及時向外部機構提供相關資料和信息，配合外部機構開展工作。聽取外部機構的專業意見和建議，充分利用外部資源，提高要賬工作的效率和效果。要賬工作績效考核1.考核指標設定設定要賬工作績效考核指標，包括賬款回收率、逾期賬款減少率、壞賬損失率等。賬款回收率=實際收回賬款金額/應收賬款總額×100%逾期賬款減少率=（期初逾期賬款金額期末逾期賬款金額）/期初逾期賬款金額×100%壞賬損失率=壞賬損失金額/應收賬款總額×100%2.考核周期要賬工作績效考核周期為季度或年度。3.考核方式由財務部門負責收集要賬工作相關數據，計算考核指標得分。銷售部門根據考核指標得分情況，對要賬人員進行績效評價。績效評價結果與要賬人員的薪酬、獎金、晉升等掛鉤。4.激勵措施對于要賬工作成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。對于要賬工作不力的部門和個人，進行批評教育，并采取相應的懲罰措施。懲罰措施包括扣減績效獎金、降職、辭退等。壞賬管理1.壞賬確認對于符合下列條件之一的應收賬款，可確認為壞賬：債務人破產或死亡，以其破產財產或遺產清償后，仍無法收回的賬款。債務人逾期未履行償債義務，且有確鑿證據表明無法收回或收回的可能性極小的賬款。因自然災害、戰爭等不可抗力因素導致無法收回的賬款。壞賬確認應由財務部門提出申請，經公司管理層審批后進行賬務處理。2.壞賬處理已確認的壞賬應及時進行賬務處理，沖減應收賬款賬面價值，并計入壞賬損失。對于已核銷的壞賬，如后期又收回部分或全部賬款，應及時進行賬務調整，恢復應收賬款賬面價值，并沖減壞賬損失。建立壞賬備查賬簿，詳細記錄壞賬的形成原因、核銷情況、收回情況等。3.壞賬責任追究對于因要賬人員工作失誤、違規操作等原因導致壞賬損失的，應追究相關人員的責任。責任追究方式包括