通航公司采購管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范通航公司的采購行為，確保采購活動的合法性、規范性和經濟性，滿足公司運營和發展的物資需求，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資的質量，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于通航公司總部及所屬各部門、子公司、分公司的采購活動，包括但不限于飛機及零部件、航材、油料、設備、辦公用品、維修服務等各類物資和服務的采購。3.采購原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為合法合規。經濟性原則：在保證物資質量和滿足需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務符合公司要求和行業標準。公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督和相關部門的審計。誠信合作原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，共同發展。二、采購組織與職責1.采購部門采購部是公司采購活動的歸口管理部門，負責制定采購管理制度、流程和標準，組織實施采購活動，建立和維護供應商管理體系，監督采購合同的執行情況。采購部設采購經理、采購專員等崗位，明確各崗位的職責和分工。采購經理負責采購部的整體管理和采購項目的統籌協調；采購專員負責具體采購任務的執行，包括供應商開發、詢價、談判、合同簽訂等。2.需求部門各需求部門負責提出采購需求，明確采購物資或服務的規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息，并對需求的合理性和準確性負責。需求部門應指定專人與采購部溝通協調采購事宜，及時提供采購所需的技術文件、圖紙等資料，配合采購部進行供應商選擇、樣品確認、到貨驗收等工作。3.其他相關部門財務部負責審核采購預算、采購合同付款條款，監督采購資金的使用，進行采購成本核算和財務分析。質量部負責對采購物資的質量進行檢驗和驗收，參與供應商質量管理體系的評估，對不合格物資提出處理意見。法務部負責審核采購合同的合法性、合規性，提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程1.采購申請需求部門根據公司業務需要和庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給采購部。對于緊急采購需求，需求部門應在《采購申請表》上注明"緊急采購"字樣，并說明緊急原因，經公司分管領導批準后直接提交給采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，包括需求的合理性、預算的符合性等。對于不符合要求的采購申請，采購部應及時與需求部門溝通，提出修改意見或拒絕采購申請。經采購部初步審核通過的采購申請，按照公司采購審批權限規定，提交相關領導審批。審批通過后，采購部方可組織實施采購活動。3.供應商選擇與管理采購部根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格預審，審查其營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績情況、信譽狀況等資質文件，篩選出合格的供應商名單。采購部組織對合格供應商進行實地考察，了解其生產能力、技術水平、質量管理體系、售后服務等情況，評估其綜合實力。根據考察結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，如分為A、B、C三類，其中A類為優質供應商，B類為合格供應商，C類為待改進供應商。采購部定期對供應商進行評估和考核，根據供應商的交貨質量、交貨期、售后服務、價格水平等表現，調整供應商類別和合作策略。對于表現優秀的供應商，給予優先合作機會和獎勵；對于表現不佳的供應商，進行警告、限期整改或終止合作。4.采購詢價與談判采購部向選定的供應商發送《詢價單》，要求供應商提供采購物資或服務的報價、交貨期、付款方式、售后服務等詳細信息。同時，采購部應向供應商明確采購要求和技術標準，確保供應商報價的準確性和可比性。采購部收集各供應商的報價后，進行綜合分析和比較，選擇報價合理、質量可靠、信譽良好的供應商進行談判。談判過程中，采購部應與供應商就價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款進行協商，爭取達成雙方滿意的采購合同條款。采購談判應至少有兩名采購人員參與，并做好談判記錄。談判記錄應包括談判時間、地點、參與人員、談判內容、談判結果等信息，經雙方簽字確認后存檔。5.采購合同簽訂采購談判達成一致意見后，采購部起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。采購合同應符合國家法律法規和公司內部規定，確保合同的合法性和有效性。采購合同初稿完成后，提交給法務部審核。法務部對合同條款進行合法性審查，提出修改意見或建議。采購部根據法務部的審核意見，對合同進行修改完善，確保合同條款合法合規、明確清晰。采購合同經法務部審核通過后，由采購部與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應加蓋公司合同專用章，并由雙方授權代表簽字確認。采購合同一式多份，分別由采購部、需求部門、財務部、法務部等部門存檔。6.采購合同執行與跟蹤采購部負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求交付物資或服務。需求部門應配合采購部做好采購合同執行過程中的相關工作，如提前做好收貨準備、及時驗收物資等。對于采購過程中出現的問題或變更，需求部門應及時通知采購部，采購部應與供應商協商解決，并辦理相關變更手續。財務部按照采購合同約定的付款方式和時間，審核支付申請，辦理付款手續。在付款前，財務部應核實采購物資或服務的到貨情況、驗收情況及發票開具情況等，確保付款依據充分、合規。7.采購驗收采購物資到貨前，需求部門應通知質量部做好驗收準備。質量部根據采購合同和相關標準，制定驗收方案，明確驗收方法、驗收標準、驗收人員等。采購物資到貨后，由需求部門和質量部共同進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量標準、外觀等。對于技術含量較高的物資，還應進行性能測試、功能驗證等。驗收合格的物資，由質量部出具《驗收報告》，需求部門簽字確認后辦理入庫手續。對于驗收不合格的物資，質量部應及時通知采購部，采購部與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨、降價等。處理結果應記錄在案，并跟蹤落實。四、采購預算管理1.采購預算編制采購部會同財務部、各需求部門，根據公司年度經營計劃和發展戰略，結合上一年度采購實際情況，編制年度采購預算。年度采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并按照公司預算管理要求進行審批。各需求部門應根據年度采購預算，結合本部門業務需求，編制季度和月度采購計劃，并提交給采購部。采購部匯總各需求部門的采購計劃，形成公司季度和月度采購預算執行計劃，報公司領導審批后組織實施。2.采購預算執行采購部應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，控制采購成本，確保采購支出不超出預算范圍。對于超出預算的采購項目，采購部應及時向公司領導匯報，并說明原因和解決方案，經批準后方可實施采購。財務部負責對采購預算執行情況進行監控和分析，定期向公司領導匯報采購預算執行情況，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。如發現預算執行偏差較大，應會同采購部、需求部門等進行原因分析，采取有效措施進行調整和糾正。3.采購預算調整在采購預算執行過程中，如因市場價格波動、業務需求變化、政策調整等原因，需要對采購預算進行調整的，由需求部門提出書面申請，詳細說明調整原因、調整內容、調整金額等，并附上相關證明材料。采購部對需求部門提交的采購預算調整申請進行審核，審核通過后報財務部。財務部根據公司預算管理規定，對采購預算調整申請進行審批。審批通過后，采購部按照調整后的采購預算組織實施采購活動。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部會同法務部、財務部、質量部等相關部門，對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、合同風險、法律風險等。針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。對于高風險等級的采購項目，應制定專門的風險應對措施。2.風險應對措施針對供應商違約風險，采購部應加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細、明確的采購合同，并要求供應商提供履約保證金或擔保。同時，加強對供應商的跟蹤和監督，及時發現和解決供應商違約問題。針對質量風險，質量部應加強采購物資的質量檢驗和驗收工作，嚴格按照質量標準進行驗收，確保采購物資符合要求。同時，要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對質量不合格的物資及時進行處理。針對價格風險，采購部應加強市場調研和價格分析，掌握市場價格動態，通過談判、招標、詢價等多種方式，選擇合理的采購價格。同時，建立價格預警機制，及時發現價格異常波動情況，并采取相應的應對措施。針對合同風險，法務部應加強采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規、明確清晰。在合同簽訂過程中，嚴格按照合同審批流程進行審批，避免合同漏洞和風險。同時，加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時處理合同糾紛。針對法律風險，法務部應加強對采購法律法規的學習和研究，為采購活動提供法律咨詢和支持。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規，確保采購行為合法合規。同時，加強對采購合同的法律審查，防范法律風險。六、采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購管理制度的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的簽訂與執行情況、采購資金的使用情況等。審計部門應根據審計結果，出具審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議。采購部及相關部門應按照審計報告要求，及時進行整改，完善采購管理工作。公司紀檢監察部門對采購活動進行紀律監督，嚴肅查處采購過程中的違規違紀行為，維護公司利益和采購秩序。2.外部審計公司定期聘請外部審計機構對采購活動進行審計，接受政府有關部門、行業協會等的監督檢查。外部審計機構應按