行政外聯工作管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政外聯工作流程，加強與外部機構、單位及個人的溝通與合作，提升公司形象，保障公司各項業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體行政外聯工作人員，以及涉及行政外聯工作的其他相關部門和人員。（三）原則1.合規性原則：行政外聯工作必須遵守國家法律法規、政策以及公司內部規章制度。2.高效性原則：以提高工作效率、促進公司發展為目標，優化外聯工作流程，確保各項外聯任務及時、有效地完成。3.專業性原則：工作人員應具備良好的專業素養，熟悉公司業務和行業情況，展現公司專業形象。4.保密性原則：嚴格保守公司機密信息，確保在行政外聯工作中不泄露公司商業秘密、敏感信息等。二、行政外聯工作職責與分工（一）行政外聯部門職責1.制定和完善行政外聯工作相關制度、流程和規范，并監督執行。2.負責公司與政府部門、行業協會、合作伙伴等外部機構的日常聯絡與溝通協調工作。3.組織安排公司領導及相關人員的對外接待活動，制定接待方案并確保落實。4.負責公司各類會議、活動的籌備與組織，包括場地預訂、設備租賃、餐飲安排等，并協調相關部門做好現場服務工作。5.拓展公司外部資源，建立和維護良好的合作關系網絡，為公司業務發展創造有利條件。6.跟蹤、分析行業動態和政策法規變化，及時向公司領導匯報并提出應對建議。7.負責公司對外宣傳資料的設計、制作與更新，提升公司品牌形象。8.協助處理公司的突發事件及危機公關，維護公司的社會聲譽。（二）外聯工作人員職責1.按照公司行政外聯工作要求，積極開展對外聯絡與溝通工作，及時反饋工作進展情況。2.負責接待來訪客人，做好接待前的準備工作，包括了解客人基本信息、安排接待場地、準備相關資料等，并在接待過程中提供優質服務。3.參與公司各類會議、活動的組織策劃與執行，確保活動順利進行。4.協助撰寫行政外聯相關的公文、報告、發言稿等文字材料，保證內容準確、格式規范。5.負責行政外聯工作中的文件、資料、檔案的整理與歸檔，妥善保管相關信息。6.協助處理公司與外部機構的合作協議、合同等文件的起草、審核與簽訂工作。7.完成上級領導交辦的其他臨時性行政外聯工作任務。（三）其他部門職責1.各部門應積極配合行政外聯部門開展工作，提供必要的信息和支持。2.在涉及本部門的對外聯絡與合作事項時，應指定專人負責與行政外聯部門溝通協調，共同推進工作。3.協助行政外聯部門做好接待、會議、活動等相關工作，按照要求提供人員、物資等方面的支持。三、行政外聯工作流程（一）外聯計劃制定1.行政外聯部門應根據公司年度工作計劃、業務發展需求以及外部環境變化，制定年度行政外聯工作計劃，明確工作目標、任務、重點項目及責任人，并報公司領導審批。2.對于臨時性或專項性的外聯工作任務，由相關部門或人員提出申請，經公司領導批準后，行政外聯部門納入工作計劃并組織實施。3.外聯工作計劃應詳細規劃工作內容、時間節點、預期效果等，確保各項工作有序推進。（二）信息收集與分析1.在開展外聯工作前，工作人員應收集與外聯對象相關的信息，包括機構概況、業務范圍、負責人信息、行業地位、合作意向等，以便更好地了解對方需求，制定溝通策略。2.關注行業動態、政策法規變化以及市場趨勢等信息，及時分析其對公司業務的影響，并向上級領導匯報。3.定期對外聯工作中獲取的信息進行整理和分析，總結經驗教訓，為后續工作提供參考。（三）外聯溝通與協調1.根據外聯工作需要，通過電話、郵件、信函、拜訪等方式與外聯對象進行溝通聯系。在溝通前，應明確溝通目的、內容要點及注意事項，確保溝通效果。2.對于重要的外聯活動或合作項目，應提前預約時間，并準備詳細的溝通方案。在溝通中，要注重傾聽對方意見和需求，積極表達公司觀點和立場，尋求雙方合作的契合點。3.協調公司內部各部門之間的工作關系，確保在與外部機構溝通合作過程中，各方能夠密切配合，形成工作合力。對于涉及多個部門的外聯事項，應建立跨部門溝通協調機制，明確各部門職責分工，定期召開協調會議，及時解決工作中出現的問題。（四）接待工作流程1.接待申請：公司內部各部門如有接待需求，應提前填寫《接待申請表》，詳細說明接待對象、人數、時間、目的、接待規格等信息，經部門負責人審核后報行政外聯部門。2.接待安排：行政外聯部門收到《接待申請表》后，根據接待對象的重要程度、來訪目的等因素，制定接待方案。接待方案應包括接待日程安排、接待人員安排、場地布置、餐飲住宿安排、車輛調度等內容，并報公司領導審批。3.接待準備：按照審批后的接待方案，做好各項準備工作。如安排接待人員提前與來訪客人溝通聯系，確認行程安排；準備接待資料，包括公司簡介、宣傳資料、匯報材料等；布置接待場地，擺放宣傳資料、水果、飲料等；安排餐飲、住宿、車輛等后勤保障工作。4.接待實施：接待人員提前到達指定地點迎接客人，引導客人至接待場地，并按照接待方案進行接待活動。在接待過程中，要注重禮儀規范，熱情周到地為客人服務，確保接待活動順利進行。5.接待總結：接待工作結束后，行政外聯部門應及時對接待情況進行總結，收集客人反饋意見，評估接待效果。對于接待工作中存在的問題和不足之處，要分析原因，提出改進措施，不斷提高接待工作水平。（五）會議、活動組織流程1.活動申請：公司內部各部門如需組織會議、活動，應提前填寫《會議/活動申請表》，詳細說明活動名稱、時間、地點、參與人員、活動內容、預算等信息，經部門負責人審核后報行政外聯部門。2.活動策劃：行政外聯部門收到《會議/活動申請表》后，會同相關部門對活動進行策劃。策劃內容包括活動主題、議程安排、場地布置、設備租賃、餐飲安排、宣傳推廣、人員分工等，并制定詳細的活動方案報公司領導審批。3.活動準備：按照審批后的活動方案，做好各項準備工作。如確定活動場地并進行預訂和布置；準備活動所需的設備、物資，如音響設備、投影儀、桌椅、文具等；安排人員負責活動的宣傳推廣工作，邀請參會人員；組織工作人員培訓，明確各自職責和工作流程。4.活動實施：在活動實施過程中，要加強現場管理，確保活動秩序井然。工作人員要各司其職，密切配合，及時處理活動中出現的各種問題。如安排專人負責簽到、引導、服務等工作，確保參會人員能夠順利參與活動；做好活動現場的記錄和攝影攝像工作，為后續總結和宣傳提供素材。5.活動總結：活動結束后，行政外聯部門應及時對活動進行總結，收集參會人員反饋意見，評估活動效果。總結內容包括活動組織情況、取得的成效、存在的問題及改進措施等。同時，整理活動相關資料，進行歸檔保存。（六）合作協議簽訂流程1.合作意向洽談：行政外聯部門在與外部機構達成合作意向后，應組織相關部門對合作事項進行深入洽談，明確雙方的權利義務、合作方式、合作期限、保密條款等內容。2.協議起草：根據洽談結果，由行政外聯部門或相關部門負責起草合作協議文本。協議內容應符合法律法規要求，條款清晰、明確，避免模糊不清或歧義性表述。3.協議審核：合作協議起草完成后，應提交公司法律合規部門進行審核。法律合規部門應對協議的合法性、合規性進行審查，并提出修改意見。行政外聯部門根據審核意見對協議進行修改完善。4.協議審批：修改后的合作協議報公司領導審批。公司領導應從公司利益、業務需求、風險控制等方面進行綜合考慮，做出審批決定。5.協議簽訂：經公司領導審批通過的合作協議，由行政外聯部門負責與合作方簽訂。簽訂協議時，要確保雙方簽字蓋章手續齊全，協議文本一式多份，分別由公司相關部門留存。6.協議執行與跟蹤：合作協議簽訂后，行政外聯部門應協同相關部門按照協議約定履行各自職責，確保合作項目順利推進。同時，要對協議執行情況進行跟蹤檢查，及時發現并解決問題，如出現協議變更或終止等情況，應按照規定程序辦理相關手續。四、行政外聯工作的資源管理（一）人脈資源管理1.建立公司行政外聯人脈資源庫，對與公司有過聯絡與合作的外部機構、單位及個人信息進行詳細記錄，包括名稱、聯系人、聯系方式、合作領域、合作歷史等。2.定期對人脈資源庫進行更新和維護，及時補充新的聯絡信息，刪除無效或已終止合作的信息。同時，根據人脈資源的重要性和活躍度進行分類管理，以便于查詢和使用。3.鼓勵行政外聯工作人員積極拓展人脈資源，通過參加行業會議、研討會、社交活動等方式，結識更多的潛在合作伙伴和行業專家。對于新結識的人脈資源，應及時錄入人脈資源庫，并進行跟蹤維護。（二）信息資源管理1.設立專門的行政外聯信息收集渠道，包括網絡媒體、行業報告、政府文件、合作伙伴提供等，及時收集與公司業務相關的各類信息。2.對收集到的信息進行分類整理和分析，提取有價值的信息，并形成信息簡報或報告，定期向公司領導和相關部門匯報。3.建立行政外聯信息共享平臺，實現公司內部各部門之間信息的互聯互通。各部門在工作中獲取的與行政外聯相關的信息，應及時上傳至共享平臺，以便其他部門查閱和參考。4.加強對公司內部機密信息的管理，嚴格控制信息的訪問權限，確保信息不被泄露。對于涉及公司商業秘密、敏感信息等重要信息，應按照公司保密制度進行妥善保管和處理。（三）物資資源管理1.制定行政外聯物資采購、使用、保管等相關制度，規范物資管理流程。2.根據工作需要，合理采購行政外聯工作所需的物資，如辦公用品、宣傳資料、禮品等。在采購過程中，要遵循性價比原則，嚴格控制采購成本。3.建立物資臺賬，對物資的采購、入庫、領用、庫存等情況進行詳細記錄。定期對物資進行盤點，確保賬實相符。4.加強對物資的保管，確保物資安全完好。對于易損、易耗物資，要及時補充和更新；對于貴重物資，要采取特殊的保管措施，防止丟失或損壞。5.規范物資的使用，嚴格按照規定的用途和審批程序進行領用。使用過程中要注意節約，避免浪費。五、行政外聯工作的監督與考核（一）監督機制1.行政外聯部門應定期對本部門工作進行自查，檢查工作流程是否規范、工作任務是否按時完成、工作質量是否符合要求等，并及時發現和解決存在的問題。2.公司內部設立行政外聯工作監督小組，由公司領導、相關部門負責人等組成。監督小組定期對行政外聯工作進行檢查和評估，聽取匯報，查閱資料，實地考察，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.建立行政外聯工作投訴舉報機制，接受公司內部員工和外部機構、個人的投訴舉報。對于投訴舉報事項，要及時進行調查核實，并根據調查結果進行處理。（二）考核指標與方法1.考核指標工作任務完成情況：考核行政外聯工作人員是否按照工作計劃和任務要求，按時、高質量地完成各項外聯工作任務。溝通協調能力：評估工作人員在與外部機構、單位及個人溝通協調過程中，是否能夠有效地表達公司觀點和立場，傾聽對方意見，協調各方關系，推動工作順利開展。接待工作質量：根據接待活動的組織安排、服務水平、客人滿意度等方面，考核接待工作的質量。合作項目推進情況：考核行政外聯部門在合作項目策劃、組織實施、協議執行等方面的工作成效，以及對公司業務發展的貢獻。信息收集與分析能力：考察工作人員收集、整理、分析行政外聯相關信息的能力，以及是否能夠為公司決策提供有價值的參考依據。遵守制度情況：考核工作人員是否遵守公司行政外聯工作管理制度及相關法律法規，有無違規違紀行為。2.考核方法定期考核：每季度或半年對行政外聯工作人員進行一次定期考核，由行政外聯部門負責人根據考核指標對工作人員進行評價打分，并撰寫考核評語。日常考核：在日常工作中，對工作人員的工作表現進行實時記錄和評價，作為定期考核的補充依據。上級評價：公司領導根據對行政外聯工作人員的工作觀察和了解，對其進行評價打分。客戶評價：通過問卷調查、面談等方式，收集外部合作機構、來訪客人等對行政外聯工作人員服務質量的評價意見。（三）考核結果應用1.將考核結果與工作人員的績效獎金、晉升、獎勵等掛鉤。對于考核優秀的工作人員，給予適當的獎勵，如績效獎金上浮、晉升機會優先考慮等；對于考核不稱職的工作人員，進行誡勉談話、調整工作崗位或采取其他相應的處理措施。2.根據考核結果，分析行政外聯工作中存在的問題和不足之處，制定針對性的改進措施，不斷提高行政外聯工作水平。六、行政外聯工作的保密管理（一）保密制度1.制定嚴格的行政外聯工作保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責任等內容。2.保密范圍包括公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息、人事信息、戰略規劃等各類敏感信息。3.加強對行政外聯工作人員的保密教育，提高保密意識，使其熟悉保密制度和工作流程，掌握保密技能。（二）保密措施1.在與外部機構、單位及個人溝通合作過程中，嚴格控制信息的傳遞范圍，只提供與工作相關的必要信息，并要求對方嚴格保密。2.對于涉及公司機密信息的文件、資料、數據等，應進行加密存儲和傳輸，并采取專人保管、專柜存放等措施，防止信息泄露。3.在接待來訪客人時，要注意保護公司辦公區域的安全，避免客人接觸到公司機密信息。如需向客人介紹公司情況，應提前對介紹內容進行審核，確保不涉及機密信息。4.加強對辦公設備和網絡的管理，設置訪問權限，防止未經授權的人員訪問公司機密信息。定期對辦公設備和網絡進行安全檢查和維護，及時發現和消除安全隱患。（三）保密責任追究1.對于違反行政外聯