3級公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、音像資料等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，全面反映公司的各項活動。3.準確性原則：保證檔案內容真實、準確，數(shù)據(jù)可靠。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理部門，負責公司檔案的綜合管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.做好檔案的保管、安全防范和保護工作，定期檢查檔案的保存狀況。4.開展檔案的鑒定工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地提供檔案數(shù)據(jù)。6.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務。7.參與公司重大活動檔案的收集和整理工作。8.對下屬子公司、分公司的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）各部門兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件、資料，并進行初步整理。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作。4.配合檔案管理部門做好本部門檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、終止過程中形成的各類文件，如工商登記資料、公司章程、股東會議記錄等。2.公司各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。3.公司的年度工作計劃、總結、報告等文件。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。6.公司的技術文件、圖紙、專利等。7.公司的會議記錄、紀要、決議等。8.公司的人事檔案、員工培訓資料、績效考核記錄等。9.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。10.公司的工程建設項目文件，包括項目立項、可行性研究報告、設計圖紙、施工資料等。11.公司的設備采購、維護、報廢等文件。12.公司的行政文件，如通知、通報、請示、批復等。13.公司的其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應真實、完整、準確，不得擅自修改、偽造。3.對重要文件的原稿、定稿應同時收集，確保檔案的原始性。（三）整理方法1.分類：檔案按年度、機構（部門）、問題等進行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對檔案進行編目，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行整理、修復和裝訂，保持檔案的整齊美觀。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，分別保管。3.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量準確、完整。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。5.嚴格控制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應辦理相關手續(xù)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關部門的人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊應注明檔案的題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應對檔案銷毀情況進行記錄，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，定期向上級主管部門和公司領導報送。3.檔案管理部門應根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，提出改進措施。（二）利用服務1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對檔案查閱申請表進行審核，對符合查閱條件的，提供檔案查閱服務。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案題名、查閱目的等信息。4.查閱人員應在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復印、摘錄檔案內容的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。5.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應持有單位介紹信和本人有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時，應按照公司的規(guī)定辦理相關手續(xù)。6.檔案管理部門應積極主動地為公司各部門提供檔案信息服務，根據(jù)公司的需求，編寫檔案參考資料，為公司的決策提供依據(jù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將本部門形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.電子文件應按照年度、機構（部門）、問題等進行分類，編制電子文件目錄。3.對電子文件應進行格式轉換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進行定期備份。2.電子檔案的存儲環(huán)境應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、檢索和利用。4.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的完整性和準確性。（三）電子檔案的利用1.公司內部各部門因工作需要查閱電子檔案的，應通過電子檔案管理系統(tǒng)進行查閱。2.查閱電子檔案時，查閱人員應在電子檔案查閱登記簿上登記，注明查閱