公司機要室管理制度?一、總則（一）目的為加強公司機要室的管理，確保公司機要文件、資料和信息的安全與保密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機要室的管理以及涉及機要室工作的所有人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保機要室內各類信息不被泄露，防止未經授權的訪問、使用、復制、傳播和丟失。2.規范管理原則：建立健全機要室各項管理制度和操作流程，實現規范化、標準化管理。3.高效服務原則：在保證安全保密的前提下，為公司各部門提供及時、準確、有效的機要服務。二、機要室職責（一）文件管理1.負責公司各類機要文件、資料的收發、登記、編號、傳閱、保管和歸檔工作。2.對機要文件進行分類整理，確保文件存放有序，便于查找和使用。（二）信息保密1.嚴格遵守保密規定，對機要室內的文件、資料和信息進行保密管理，防止泄露。2.定期檢查機要室的安全防范措施，確保信息存儲環境的安全。（三）會議安排1.協助組織公司重要會議，負責會議資料的準備、分發和回收工作。2.做好會議記錄，整理會議紀要，并按要求及時傳達和歸檔。（四）印章管理1.負責公司機要印章的保管、使用和登記工作，確保印章使用安全。2.嚴格按照印章使用審批程序，審核蓋章申請，杜絕違規用印。（五）檔案管理1.建立和完善公司檔案管理制度，指導各部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作。2.負責公司檔案的存儲、保管和查閱服務，確保檔案的完整性和安全性。三、機要室人員管理（一）人員配備1.機要室應配備政治素質高、責任心強、具備保密意識和專業知識的人員。2.根據工作需要，合理確定機要室人員編制，確保各項工作順利開展。（二）人員培訓1.定期組織機要室人員參加保密知識培訓，提高保密意識和業務水平。2.鼓勵機要室人員參加相關專業培訓和學習交流活動，不斷提升綜合素質。（三）人員考核1.建立機要室人員考核機制，對其工作表現、保密意識、業務能力等進行定期考核。2.考核結果作為人員晉升、獎勵、調整崗位的重要依據。（四）人員保密要求1.機要室人員必須簽訂保密協議，嚴格遵守保密制度，不得泄露公司機密信息。2.未經授權，不得私自將機要室內的文件、資料帶出室外。3.在工作期間，機要室人員不得在無關人員面前談論機要工作內容。四、機要文件管理（一）文件收發1.機要文件由專人負責收發，設立專門的文件收發登記本，詳細記錄文件的名稱、文號、來源、份數、收發時間等信息。2.收到機要文件后，應及時進行編號，并在文件首頁加蓋"機要文件"章。（二）文件傳閱1.根據文件內容和領導批示，確定傳閱范圍，按照規定的順序進行傳閱。2.傳閱文件時，應使用專門的文件傳閱夾，不得隨意折疊或損壞文件。3.傳閱過程中，要及時掌握文件的傳閱情況，確保文件不積壓、不延誤。（三）文件保管1.機要文件應存放在專門的文件柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。2.文件柜應配備必要的安全鎖具，確保文件存放安全。3.定期對機要文件進行清查核對，確保文件數量準確、內容完整。（四）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂整齊。2.按照檔案管理要求，編制檔案目錄和索引，便于查閱和利用。3.歸檔文件應移交公司檔案室統一保管，不得擅自留存或銷毀。（五）文件借閱1.因工作需要借閱機要文件的，須填寫《機要文件借閱申請表》，經部門負責人和分管領導批準后，方可借閱。2.借閱人員應在規定時間內歸還文件，不得轉借他人。3.借閱期間，要妥善保管文件，不得遺失、涂改、損壞文件內容。（六）文件銷毀1.對已失去保存價值的機要文件，應按照規定進行銷毀。2.文件銷毀前，應填寫《機要文件銷毀申請表》，經審批后，由專人負責銷毀。3.文件銷毀應采用適當的方式，確保文件信息無法恢復，如粉碎、焚燒等。4.銷毀過程要有記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數量等，記錄應保存備查。五、信息保密管理（一）保密制度1.制定嚴格的保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責任。2.保密制度應涵蓋機要室工作的各個環節，包括文件管理、信息存儲、人員管理等。（二）保密教育1.定期組織公司員工參加保密教育活動，提高員工的保密意識和防范能力。2.新員工入職時，應進行保密培訓，使其了解公司保密制度和要求。（三）保密措施1.機要室內應配備必要的安全設備，如防盜門、防盜窗、監控攝像頭等，確保室內安全。2.對機要室內的計算機、存儲設備等進行加密處理，防止信息泄露。3.機要室的文件、資料應進行備份，備份存儲在安全的地方，以防丟失或損壞。（四）保密監督1.成立保密監督小組，定期對機要室的保密工作進行檢查和監督。2.對違反保密制度的行為，要及時進行糾正，并按照規定追究相關人員的責任。六、會議管理（一）會議準備1.根據會議通知，確定會議時間、地點、參會人員等信息。2.提前準備會議資料，如會議議程、匯報材料、發言稿等，并確保資料準確無誤。3.布置會議場地，檢查音響設備、投影儀等會議設施是否正常運行。（二）會議組織1.提前到達會議現場，引導參會人員簽到入場，確保會議準時開始。2.維持會議秩序，提醒參會人員將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意走動或交談。3.做好會議記錄，詳細記錄會議內容、討論情況、決議事項等。（三）會議紀要1.會議結束后，及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發送給參會人員和相關部門。2.會議紀要應準確反映會議內容和決議事項，明確責任人和完成時間。3.跟蹤會議決議的執行情況，對未按時完成的事項進行督促和協調。（四）會議資料歸檔1.將會議資料進行分類整理，包括會議通知、會議議程、匯報材料、發言稿、會議記錄、會議紀要等。2.按照檔案管理要求，將會議資料歸檔保存，以便日后查閱和參考。七、印章管理（一）印章種類公司機要印章包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章保管1.機要印章由專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.印章應存放在專門的印章保險柜中，保險柜鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，不得交由他人代管。3.印章保管人員因特殊原因需要請假時，應提前辦理印章交接手續，確保印章安全。（三）印章使用1.使用機要印章時，須填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、用印文件名稱、用印份數等信息。2.申請表經部門負責人、分管領導和總經理審批后，方可到機要室用印。3.用印時，保管人員應認真核對申請表上的審批簽字和用印文件內容，確保用印準確無誤。4.用印后，在《印章使用登記簿》上詳細記錄用印時間、用印文件名稱、用印份數、用印人等信息。（四）印章停用1.因機構變更、業務調整等原因，需要停用機要印章時，應及時辦理印章停用手續。2.停用的印章應及時上繳公司辦公室，由辦公室統一封存保管。3.封存的印章應定期進行檢查，確保印章安全。八、檔案管理（一）檔案分類公司檔案分為行政檔案、財務檔案、業務檔案、人事檔案等類別。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料齊全完整。2.檔案收集人員應定期將收集到的檔案資料移交至機要室進行集中管理。（三）檔案整理1.機要室檔案管理人員對接收的檔案資料進行分類整理，按照檔案管理規范進行編號、編目、裝訂等操作。2.整理后的檔案應排列有序，便于查找和利用。（四）檔案存儲1.檔案應存放在專門的檔案庫房中，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案存儲應按照類別和年度進行排列，建立檔案索引和目錄，便于快速查詢。（五）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人和分管領導批準后，方可到機要室查閱。2.查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.檔案管理人員應現場監督查閱過程，確保檔案不被損壞、涂改或丟失。4.查閱完畢后，查閱人員應及時歸還檔案，不得擅自將檔案帶出機要室。（六）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經公司總經理批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題，應及時報告并追究借閱人員的責任。（七）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應按照規定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應填寫《檔案銷毀申請表》，經審批后，由專