超市耗材采購管理制度?總則目的為加強超市耗材采購管理，規范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證超市運營所需耗材的及時供應和質量，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于超市所有耗材的采購活動，包括但不限于辦公用品、清潔用品、包裝材料、陳列道具等。基本原則1.按需采購原則：根據超市實際經營需求，合理確定耗材采購數量和規格，避免盲目采購和浪費。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購耗材符合相關標準和超市要求。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當交易行為。采購組織與職責采購部門職責1.負責超市耗材采購計劃的制定、執行和監控。2.尋找、篩選、評估和確定合格供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合超市利益。4.跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。5.定期分析采購數據，總結采購經驗，提出改進采購工作的建議。需求部門職責1.根據超市經營情況，及時向采購部門提出耗材需求計劃，明確需求的品種、規格、數量等。2.協助采購部門對新采購的耗材進行驗收和試用，反饋使用意見。3.配合采購部門進行供應商評估和選擇，提供相關信息和建議。財務部門職責1.審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，監督采購資金的支付。3.負責采購成本的核算和分析，提供財務數據支持。采購流程采購計劃制定1.需求部門每月[具體時間]前，根據超市下月經營計劃和庫存情況，填寫《耗材需求計劃表》，詳細列出所需耗材的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息，提交給采購部門。2.采購部門收到需求計劃后，進行匯總和分析，結合庫存水平，確定合理的采購數量和時間。對于緊急需求的耗材，需求部門應及時與采購部門溝通，采購部門優先安排采購。供應商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。2.根據采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，向其發放《供應商調查表》，要求供應商提供公司簡介、產品目錄、價格清單、質量認證、售后服務等資料。3.采購部門對潛在供應商進行實地考察或樣品評估，了解其生產能力、產品質量、價格水平、信譽狀況等，填寫《供應商評估報告》。4.根據評估結果，選擇合格供應商，與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務，包括產品質量、價格、交貨期、售后服務等條款。5.定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果調整供應商合作關系。對于表現優秀的供應商，給予優先合作機會；對于出現質量問題、交貨延遲等情況的供應商，及時發出警告，要求其限期整改，情節嚴重的終止合作。采購訂單下達1.采購部門根據確定的采購計劃和選定的供應商，填寫《采購訂單》，詳細注明耗材的名稱、規格、數量、價格、交貨期、交貨地點等信息，經采購部門負責人審核后發送給供應商。2.采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執行情況，與供應商保持溝通，確保訂單按時、按質、按量完成。如遇特殊情況需要變更訂單，采購人員應及時與供應商協商，并辦理相關變更手續。到貨驗收1.耗材到貨前，采購部門應通知需求部門和倉庫做好驗收準備。2.到貨時，倉庫管理人員按照采購訂單核對貨物的名稱、規格、數量、包裝等，檢查貨物外觀是否完好，有無損壞、變質等情況。3.需求部門對到貨耗材進行試用或檢驗，檢查其質量是否符合要求，性能是否滿足使用需求。對于重要耗材或有特殊要求的耗材，可邀請專業人員進行驗收。4.驗收合格后，倉庫管理人員填寫《驗收單》，經需求部門和采購部門簽字確認后，辦理入庫手續。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商聯系，要求其退換貨或補貨，并跟蹤處理情況。采購付款1.采購部門收到供應商開具的發票后，核對發票信息與采購訂單、驗收單是否一致。2.將發票及相關單據提交給財務部門，財務部門按照公司財務制度進行審核和付款。3.對于符合付款條件的發票，財務部門在規定時間內安排付款，并做好付款記錄。如因特殊原因需要延遲付款，財務部門應及時與供應商溝通協商，并說明原因。采購預算與成本控制采購預算編制1.采購部門根據超市年度經營計劃和耗材采購需求，編制年度采購預算，明確各類耗材的采購金額、采購時間等。2.年度采購預算經財務部門審核、公司領導批準后執行。在預算執行過程中，如因經營情況變化需要調整采購預算，采購部門應提出調整申請，經財務部門審核和公司領導批準后進行調整。成本控制措施1.價格談判：采購人員與供應商進行談判時，應充分了解市場行情，爭取有利的采購價格。通過與多家供應商比較、招標等方式，降低采購成本。2.批量采購：對于用量較大的耗材，采用批量采購的方式，爭取供應商給予更大的價格優惠。同時，合理控制庫存水平，避免因庫存積壓導致資金占用和成本增加。3.成本分析：定期對采購成本進行分析，對比不同供應商的價格、質量、交貨期等因素，找出成本控制的關鍵點和改進方向。根據成本分析結果，調整采購策略和供應商選擇，不斷降低采購成本。4.與供應商建立長期合作關系：通過與優質供應商建立長期穩定的合作關系，爭取更有利的采購條件，如價格優惠、優先供貨、售后服務支持等，實現雙方共贏。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門對采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。風險應對措施1.市場風險應對：關注市場動態，及時了解耗材價格波動情況，通過與供應商簽訂價格調整協議、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應商風險應對：建立供應商備份機制，對于關鍵耗材的供應商，選擇多家備用供應商，以防止因單一供應商出現問題導致供貨中斷。加強對供應商的管理和監督，定期評估供應商的經營狀況和信譽，及時發現和解決潛在風險。3.質量風險應對：加強對采購耗材的質量控制，嚴格按照驗收標準進行驗收。在采購合同中明確質量條款和違約責任，要求供應商提供質量保證和售后服務承諾。對于出現質量問題的耗材，及時與供應商協商解決，如退換貨、補貨、賠償損失等。4.合同風險應對：簽訂采購合同前，由法務部門或專業人員對合同條款進行審核，確保合同內容合法、合規、完整，明確雙方的權利和義務。在合同執行過程中，嚴格按照合同約定履行各自職責，及時處理合同變更、違約等情況。5.付款風險應對：加強對采購付款的管理，嚴格審核發票及相關單據，確保付款依據充分、合規。建立付款審批制度，明確各級審批權限，防止因付款不當導致資金損失。對于長期合作的供應商，根據其信譽狀況和合作情況，合理安排付款周期，維護良好的合作關系。監督與考核內部監督1.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.超市內部設立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規人員進行嚴肅處理。考核指標與方法1.考核指標采購計劃完成率：考核采購部門是否按照采購計劃按時、按質、按量完成采購任務。采購成本降低率：考核采購部門通過采購策略的實施，是否有效降低了采購成本。供應商交貨及時率：考核供應商是否按照采購合同約定的交貨期按時交貨。采購質量合格率：考核采購的耗材是否符合質量要求，驗收合格率是否達到規定標準。采購合同執行率：考核采購部門是否嚴格按照采購合同履行各自職責，合同執行過程中有無違約情況。2.考核方法采購部門每月定期向考核部門提交采購工作月報，匯報采購計劃執行情況、成本控制情況、供應商管理情況等。考核部門根據采購部門提交的月報及相關數據，結合實地檢查、供