供應商合同管理制度?總則目的本制度旨在規范公司與供應商之間的合同管理，明確合同簽訂、履行、變更、終止等環節的流程和要求，保障公司利益，維護良好的合作關系，確保供應鏈的穩定與高效運行。適用范圍本制度適用于公司所有與供應商簽訂的采購合同、服務合同等各類合同。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定。2.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。3.誠實守信原則：雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。4.風險防范原則：注重合同風險的識別、評估與防范，確保公司利益不受損害。合同簽訂管理供應商選擇與評估1.供應商篩選采購部門根據公司需求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。對潛在供應商進行初步篩選，考察其資質、信譽、生產能力、產品質量等方面。2.供應商評估采購部門會同相關部門對篩選后的供應商進行實地考察和綜合評估。評估內容包括供應商的經營狀況、管理水平、技術實力、質量控制、價格水平、售后服務等。建立供應商評估檔案，記錄評估結果，作為選擇供應商的依據。合同談判1.談判準備采購部門牽頭組織合同談判，相關部門參與。明確談判目標、策略和底線，收集談判所需資料。2.談判過程與供應商就合同條款進行充分溝通和協商，包括產品規格、價格、數量、交貨期、質量標準、售后服務等。對談判過程進行記錄，形成談判紀要。談判達成一致后，起草合同文本。合同審批1.審批流程合同文本起草完成后，提交采購部門負責人審核。采購部門負責人審核通過后，依次提交財務部門、法務部門、分管領導審批。重大合同需提交總經理辦公會審議。2.審批內容財務部門審核合同的價格條款、付款方式、結算周期等是否符合公司財務規定。法務部門審核合同的合法性、合規性、完整性，防范法律風險。分管領導和總經理辦公會根據公司整體利益和戰略要求進行審批。合同簽訂1.簽訂授權經審批通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。授權代表應持有公司法定代表人簽署的授權委托書。2.合同蓋章合同簽訂后，按照公司印章管理規定加蓋公司公章或合同專用章。確保合同一式多份，雙方各執一份，公司相關部門留存備份。合同履行管理合同交底1.交底內容采購部門在合同簽訂后，組織相關部門進行合同交底。交底內容包括合同的主要條款、雙方權利義務、履行要求、注意事項等。2.交底記錄參與交底的人員應簽字確認，形成交底記錄。訂單下達1.訂單生成根據合同約定，采購部門及時生成采購訂單，明確產品規格、數量、交貨期等要求。采購訂單應發送給供應商，并要求供應商確認。2.訂單跟蹤采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。到貨驗收1.驗收準備采購部門提前通知相關部門做好到貨驗收準備工作，明確驗收標準和流程。驗收人員應熟悉合同要求和產品特性。2.驗收實施到貨后，驗收人員按照驗收標準對產品的數量、質量、規格等進行驗收。驗收合格的，出具驗收報告；驗收不合格的，及時與供應商溝通協商，要求其采取整改措施或退換貨。付款管理1.付款申請采購部門根據合同約定和驗收情況，及時提交付款申請。付款申請應包括合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、付款理由等信息。2.付款審批付款申請提交財務部門審核，財務部門審核通過后，依次提交分管領導、總經理審批。審批通過后，按照公司資金支付流程辦理付款手續。合同變更管理變更申請1.申請條件在合同履行過程中，因不可抗力、市場變化、雙方協商一致等原因需要變更合同的，應提出變更申請。2.申請內容變更申請應明確變更的事項、原因、對合同條款的影響等。變更審批1.審批流程變更申請提交采購部門負責人審核。采購部門負責人審核通過后，依次提交財務部門、法務部門、分管領導審批。重大變更需提交總經理辦公會審議。2.審批內容財務部門審核變更對費用的影響。法務部門審核變更的合法性、合規性。分管領導和總經理辦公會根據公司利益和實際情況進行審批。變更執行1.變更通知經審批通過的合同變更，采購部門及時通知供應商，并簽訂變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同調整根據變更協議，對合同相關條款進行調整，確保合同的一致性和有效性。合同終止管理終止條件1.合同期滿：合同約定的履行期限屆滿，雙方未續簽合同。2.履行完畢：合同約定的義務全部履行完畢。3.協商一致：雙方協商一致同意終止合同。4.解除合同：因一方違約或不可抗力等原因，導致合同無法繼續履行，另一方依法解除合同。終止通知1.通知方式合同終止時，由提出終止方以書面形式通知對方。通知應明確終止的原因、時間等信息。2.通知送達通知應通過專人送達、郵寄、電子郵件等方式送達對方，并保留送達憑證。終止結算1.結算依據以合同約定和實際履行情況為依據，進行終止結算。雙方應對已履行的義務進行核對，確認結算金額。2.結算支付結算完成后，按照合同約定的付款方式進行支付。支付完成后，雙方辦理合同終止手續。合同檔案管理檔案收集1.收集范圍合同簽訂、履行、變更、終止過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判紀要、訂單、驗收報告、付款申請、變更協議、終止通知等。2.收集要求各部門應及時將相關文件資料提交給采購部門，采購部門負責統一收集整理。檔案整理1.分類歸檔采購部門按照合同類別、時間順序等對合同檔案進行分類整理。建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。2.編號裝訂為每份合同檔案編號，將相關文件資料裝訂成冊，確保檔案的完整性和規范性。檔案保管1.保管方式合同檔案應妥善保管，可采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式。紙質檔案應存放在專用檔案柜中，電子檔案應進行備份存儲。2.保管期限合同檔案的保管期限按照公司檔案管理規定執行，一般為[x]年。檔案查閱1.查閱申請因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容等。2.查閱審批查閱申請表提交采購部門負責人審核，審核通過后，依次提交分管領導審批。3.查閱登記查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱限制未經公司批準，查閱人員不得擅自復印、拍照、傳播合同檔案內容。合同風險管理風險識別1.風險類型包括供應商違約風險、質量風險、價格風險、交貨期風險、法律風險等。2.識別方法通過對合同條款、供應商情況、市場環境等進行分析，識別潛在風險。風險評估1.評估標準從風險發生的可能性和影響程度兩個維度進行評估。2.評估方法采用定性與定量相結合的方法，對風險進行評估，確定風險等級。風險應對1.風險規避：對于高風險事件，采取措施避免風險發生。2.風險降低：通過加強合同管理、監督供應商等方式，降低風險發生的可能性和影響程度。3.風險轉移：如購買保險等方式，將風險轉移給第三方。4.風險接受：對于低風險事件，在可承受范圍內接受風險。監督與考核監督檢查1.檢查部門采購部門負責對合同履行情況進行日常監督檢查。審計部門定期對合同管理情況進行審計監督。2.檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、