銷售內(nèi)勤合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售內(nèi)勤合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司銷售內(nèi)勤涉及的各類銷售合同及相關(guān)協(xié)議的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更等必須遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)定。2.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。3.風(fēng)險防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險評估與防控，確保公司利益不受損害。4.歸口管理原則：銷售內(nèi)勤合同由公司銷售部門統(tǒng)一歸口管理。二、合同簽訂管理（一）合同洽談1.銷售內(nèi)勤協(xié)助銷售人員與客戶進(jìn)行合同洽談，充分了解客戶需求、產(chǎn)品或服務(wù)要求、價格、付款方式、交貨期等關(guān)鍵條款。2.收集、整理客戶相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用狀況等，為合同簽訂提供依據(jù)。3.對合同條款進(jìn)行初步審核，提出合理性建議，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。（二）合同起草1.根據(jù)洽談結(jié)果，由銷售內(nèi)勤起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保條款完整、準(zhǔn)確、清晰。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨地點(diǎn)、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。3.對于特殊合同或重大合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保合同條款的合法性、可行性和嚴(yán)密性。（三）合同審批1.銷售內(nèi)勤將起草好的合同提交銷售部門負(fù)責(zé)人審核。銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對合同的商務(wù)條款、客戶信用等進(jìn)行審核，并簽署意見。2.合同涉及財務(wù)條款的，應(yīng)提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門重點(diǎn)審核付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容，確保符合公司財務(wù)規(guī)定。3.合同涉及法律條款的，應(yīng)提交法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見。4.根據(jù)審核意見，銷售內(nèi)勤對合同進(jìn)行修改完善，確保合同最終稿符合各方要求。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可簽訂合同。（四）合同簽訂1.合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。2.合同簽訂前，銷售內(nèi)勤應(yīng)檢查對方的簽約主體資格、授權(quán)代表身份等，確保合同簽訂的有效性。3.合同簽訂時，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色水筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如有修改，應(yīng)在修改處加蓋雙方印章或簽字確認(rèn)。4.合同一式多份，分別由公司銷售部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、客戶等留存。銷售內(nèi)勤應(yīng)負(fù)責(zé)合同的分發(fā)和歸檔，確保各方持有有效合同文本。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)建立合同執(zhí)行臺賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時間、履行進(jìn)度、交貨情況、付款情況等信息。2.定期跟蹤合同履行情況，及時掌握客戶需求變化和公司內(nèi)部生產(chǎn)、供應(yīng)等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決，確保合同順利履行。（二）交貨管理1.根據(jù)合同約定的交貨期，銷售內(nèi)勤提前與生產(chǎn)部門或供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時完成生產(chǎn)或采購任務(wù)。2.監(jiān)督貨物的包裝、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)，確保貨物安全、完整地送達(dá)客戶指定地點(diǎn)。3.貨物發(fā)出后，及時通知客戶，并提供發(fā)貨憑證、運(yùn)輸單號等信息，以便客戶查詢跟蹤。（三）付款管理1.按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，銷售內(nèi)勤及時跟蹤客戶付款情況。2.對于逾期未付款的客戶，及時提醒銷售人員采取催款措施，并協(xié)助銷售人員制定催款方案。3.收到客戶付款后，及時與財務(wù)部門核對確認(rèn)，確保款項到賬準(zhǔn)確無誤。（四）質(zhì)量反饋與處理1.客戶提出產(chǎn)品質(zhì)量問題后，銷售內(nèi)勤應(yīng)及時記錄，并通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。2.協(xié)助質(zhì)量部門對質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查分析，提出解決方案，并跟蹤處理結(jié)果。3.將質(zhì)量問題的處理情況及時反饋給客戶，確保客戶滿意。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因客戶需求變化、市場情況變動等原因需要變更合同條款的，由銷售人員提出合同變更申請。2.變更申請應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)證明材料。（二）變更審核1.銷售內(nèi)勤將變更申請?zhí)峤讳N售部門負(fù)責(zé)人審核。銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對變更的必要性、合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。2.變更涉及財務(wù)條款的，應(yīng)提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門重點(diǎn)審核變更對財務(wù)收支的影響，提出財務(wù)意見。3.變更涉及法律條款的，應(yīng)提交法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對變更的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見。（三）變更簽訂1.根據(jù)審核意見，銷售內(nèi)勤與客戶協(xié)商一致后，簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方權(quán)利義務(wù)等。2.變更協(xié)議簽訂后，銷售內(nèi)勤應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門，確保各方及時了解合同變更信息。3.對合同變更協(xié)議進(jìn)行歸檔管理，與原合同一并保存。五、合同終止管理（一）終止條件1.合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動終止。2.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)的，合同終止。3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，合同終止。4.雙方協(xié)商一致，提前解除合同的，合同終止。（二）終止通知1.合同即將到期或滿足終止條件時，銷售內(nèi)勤應(yīng)提前通知銷售人員，由銷售人員與客戶溝通協(xié)商終止事宜。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤崆敖K止的，銷售內(nèi)勤應(yīng)及時通知銷售人員和相關(guān)部門，并協(xié)助處理后續(xù)事宜。（三）終止結(jié)算1.合同終止后，銷售內(nèi)勤應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算工作。對已履行部分的貨款、費(fèi)用等進(jìn)行核對確認(rèn)，確保結(jié)算準(zhǔn)確無誤。2.對于未履行部分的合同義務(wù)，按照合同約定處理，如涉及退款的，應(yīng)及時辦理退款手續(xù)。（四）資料歸檔1.合同終止后，銷售內(nèi)勤應(yīng)將合同執(zhí)行過程中的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括合同文本、變更協(xié)議、發(fā)貨憑證、付款記錄、質(zhì)量反饋處理記錄等。2.歸檔資料應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，以備查閱。六、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.銷售內(nèi)勤應(yīng)定期對合同進(jìn)行風(fēng)險排查，識別可能存在的風(fēng)險點(diǎn)，如客戶信用風(fēng)險、合同條款風(fēng)險、履行風(fēng)險等。2.關(guān)注市場動態(tài)、法律法規(guī)變化等因素，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的合同風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的合同風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控，采取多種防范措施。2.加強(qiáng)客戶信用管理，建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進(jìn)行動態(tài)評估，降低信用風(fēng)險。3.嚴(yán)格合同條款審核，確保合同條款合法、合理、嚴(yán)密，避免合同漏洞導(dǎo)致的風(fēng)險。4.加強(qiáng)合同履行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，降低履行風(fēng)險。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批表、授權(quán)委托書、發(fā)貨憑證、付款記錄、質(zhì)量反饋處理記錄等。2.對收集到的資料進(jìn)行整理、分類，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.按照合同類別、時間順序等對合同檔案進(jìn)行整理。每份合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本及相關(guān)附件。2.為每份合同檔案編制唯一的檔案編號，便于查詢和管理。（三）檔案存儲1.將整理好的合同檔案存儲在專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，確保檔案的安全保管。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.銷售部門負(fù)責(zé)人定期對銷售內(nèi)勤合同管理工作進(jìn)行檢查，確保合同管理各項制度的執(zhí)行情況。2.財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對合同財務(wù)