行政印章證件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政印章和證件的管理，確保印章和證件的安全使用，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的行政印章和證件管理。（三）定義1.行政印章：指公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.證件：指公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、授權委托書等各類資質證書和證明文件。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司行政印章的刻制由綜合管理部統一負責，根據工作需要填寫《印章刻制申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，到公安機關指定的刻章單位刻制。2.新設立的子公司、分公司需要刻制印章的，由其提出申請，經公司總部綜合管理部審核后，報公司法定代表人或授權代表批準，由綜合管理部統一辦理刻制手續。3.印章刻制完成后，綜合管理部應及時將印章登記備案，并留存印章印模。（二）印章的領取與交接1.印章刻制完成后，綜合管理部應指定專人領取印章，并與刻章單位辦理交接手續，填寫《印章交接登記表》。2.領取印章后，領取人應立即將印章交公司指定的印章保管人，并辦理交接手續，填寫《印章保管登記表》。3.印章保管人應妥善保管印章，不得擅自將印章交他人保管或使用。（三）印章的保管1.公司行政印章應分別由專人保管，不得由一人保管所有印章。2.公章由公司法定代表人或其授權的專人保管；合同專用章由合同管理部門負責人或其授權的專人保管；財務專用章由財務部門負責人或其授權的專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權的專人保管。3.印章保管人應設立專門的印章保管柜，將印章存放在保險柜或安全的地方，確保印章的安全。4.印章保管人應定期對印章進行檢查，如發現印章有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。（四）印章的使用1.使用原則嚴格按照規定的權限和程序使用印章，未經批準不得擅自使用。印章使用應建立登記制度，對每次使用印章的情況進行詳細記錄。印章使用應確保真實、合法、有效，不得用于違法違規或虛假的事項。2.使用流程申請：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的事由、文件名稱、份數等信息，并經相關負責人審批。審批：根據印章使用的權限，由相應的領導進行審批。一般事項由部門負責人審批；重要事項由公司分管領導審批；重大事項由公司法定代表人審批。登記：印章保管人在使用印章前，應認真核對《印章使用申請表》的審批情況，無誤后在《印章使用登記表》上登記印章使用的日期、事由、文件名稱、份數、批準人等信息，并留存《印章使用申請表》。用印：印章保管人應嚴格按照審批后的《印章使用申請表》用印，確保印章與文件內容一致。用印后，應在文件上加蓋清晰的印章，并在《印章使用登記表》上簽字確認。3.特殊情況的處理如遇緊急情況需要使用印章，但相關負責人無法及時審批時，印章保管人應電話請示相關負責人，經同意后先行用印，但事后應及時補辦審批手續。涉及重大事項或法律文件的印章使用，應由公司法律顧問審核后，再按規定程序辦理用印手續。（五）印章的停用與銷毀1.因公司機構調整、名稱變更、印章損壞等原因需要停用印章的，由綜合管理部填寫《印章停用申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，辦理印章停用手續。2.印章停用后，印章保管人應將印章交回綜合管理部，并辦理交接手續。綜合管理部應及時將停用的印章登記備案，并妥善保管。3.對于需要銷毀的印章，由綜合管理部填寫《印章銷毀申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，會同公司審計部門或其他相關部門共同進行銷毀，并填寫《印章銷毀登記表》。三、證件管理（一）證件的辦理1.公司各類證件的辦理由綜合管理部統一負責，根據工作需要填寫《證件辦理申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，到相關部門辦理。2.新設立的子公司、分公司需要辦理證件的，由其提出申請，經公司總部綜合管理部審核后，報公司法定代表人或授權代表批準，由綜合管理部統一辦理。3.證件辦理完成后，綜合管理部應及時將證件登記備案，并留存證件復印件。（二）證件的領取與交接1.證件辦理完成后，綜合管理部應指定專人領取證件，并與辦理部門辦理交接手續，填寫《證件交接登記表》。2.領取證件后，領取人應立即將證件交公司指定的證件保管人，并辦理交接手續，填寫《證件保管登記表》。3.證件保管人應妥善保管證件，不得擅自將證件交他人保管或使用。（三）證件的保管1.公司各類證件應分別由專人保管，不得由一人保管所有證件。2.營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等重要證件由綜合管理部負責人或其授權的專人保管；法定代表人身份證明書、授權委托書等證明文件由相關部門負責人或其授權的專人保管。3.證件保管人應設立專門的證件保管柜，將證件存放在保險柜或安全的地方，確保證件的安全。4.證件保管人應定期對證件進行檢查，如發現證件有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。（四）證件的使用1.使用原則嚴格按照規定的權限和程序使用證件，未經批準不得擅自使用。證件使用應建立登記制度，對每次使用證件的情況進行詳細記錄。證件使用應確保真實、合法、有效，不得用于違法違規或虛假的事項。2.使用流程申請：使用證件的部門或個人應填寫《證件使用申請表》，注明使用證件的事由、使用期限等信息，并經相關負責人審批。審批：根據證件使用的權限，由相應的領導進行審批。一般事項由部門負責人審批；重要事項由公司分管領導審批；重大事項由公司法定代表人審批。登記：證件保管人在使用證件前，應認真核對《證件使用申請表》的審批情況，無誤后在《證件使用登記表》上登記證件使用的日期、事由、使用期限、批準人等信息，并留存《證件使用申請表》。借用：證件保管人應嚴格按照審批后的《證件使用申請表》將證件借給使用人，并要求使用人在《證件借用登記表》上簽字確認。使用人應在規定的期限內歸還證件，歸還時證件保管人應認真核對證件的完整性和準確性。3.特殊情況的處理如遇緊急情況需要使用證件，但相關負責人無法及時審批時，證件保管人應電話請示相關負責人，經同意后先行借出證件，但事后應及時補辦審批手續。涉及重大事項或法律文件的證件使用，應由公司法律顧問審核后，再按規定程序辦理借用手續。（五）證件的年檢與換證1.公司各類證件的年檢與換證工作由綜合管理部統一負責，根據相關部門的要求和規定，在規定的時間內辦理年檢與換證手續。2.綜合管理部應提前通知相關部門準備年檢與換證所需的材料，并對材料進行審核。審核無誤后，填寫《證件年檢（換證）申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，到相關部門辦理年檢與換證手續。3.證件年檢與換證完成后，綜合管理部應及時將年檢與換證情況登記備案，并留存相關材料。（六）證件的遺失與補辦1.如發現公司證件遺失，證件保管人應立即向綜合管理部報告，并采取相應的掛失措施。2.綜合管理部應及時填寫《證件遺失補辦申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，到相關部門辦理補辦手續。3.在補辦證件期間，如需使用原證件的相關信息，應由綜合管理部出具證明文件，并注明證件遺失情況。四、監督與檢查（一）定期檢查綜合管理部應定期對公司行政印章和證件的管理情況進行檢查，檢查內容包括印章和證件的保管、使用、登記等情況。檢查結果應形成書面報告，報公司領導審閱。（二）不定期抽查公司領導或其他相關部門可根據工作需要，對行政印章和證件的管理情況進行不定期抽查。抽查發現問題的，應及時責令整改，并追究相關責任人的責任。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用行政印章和證件的行為，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節嚴重的，將依法追究相關責任人的法律責任。