食堂檔案材料管理制度?總則目的為加強公司食堂檔案材料的科學管理，確保檔案材料的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案材料在食堂管理、服務保障及成本控制等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司食堂在食材采購、加工制作、人員管理、財務管理、食品安全管理等各項工作中形成的各類檔案材料的管理。基本原則1.集中統一管理原則公司食堂檔案材料由專人負責集中管理，確保檔案材料的完整性和系統性，避免分散保存導致的遺失或損壞。2.真實準確原則檔案材料應如實反映食堂各項工作的實際情況，確保所記錄的信息真實可靠，不得弄虛作假。3.分類科學原則按照檔案材料的來源、內容、形式等進行科學分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則加強檔案材料的安全保護措施，防止檔案材料的泄露、篡改和丟失，確保檔案材料的保密性和安全性。檔案材料的分類與歸檔范圍食材采購檔案1.供應商檔案供應商資質證明文件，包括營業執照、食品經營許可證、生產許可證等。供應商評估記錄，如實地考察報告、供貨質量評估、價格比較等。供應商合作協議、合同等。2.采購訂單與發票采購訂單，記錄食材的名稱、規格、數量、價格、交貨日期等信息。采購發票，作為采購支出的憑證，應與采購訂單一一對應。3.食材驗收記錄驗收單，詳細記錄食材的到貨日期、名稱、規格、數量、質量狀況等，驗收人員簽字確認。檢驗報告，如食材的農藥殘留檢測報告、食品添加劑檢測報告等。加工制作檔案1.食譜與菜單每周或每月的食譜安排，包括菜品名稱、食材用量、烹飪方法等。臨時加餐或特殊活動的菜單。2.加工過程記錄食品加工臺賬，記錄每天各類菜品的加工數量、加工時間、操作人員等信息。烹飪過程中的關鍵控制點記錄，如食材處理方式、烹飪溫度和時間等。3.食品留樣記錄留樣食品的品種、數量、留樣時間、留樣人員等信息。留樣食品的檢驗記錄，確保留樣食品符合食品安全標準。人員管理檔案1.員工個人檔案員工入職登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、健康證明等。員工培訓記錄，包括食品安全培訓、技能培訓等。員工考核記錄，如月度、季度、年度考核結果。員工獎懲記錄，包括獎勵和處罰的原因、時間、內容等。2.考勤記錄員工出勤表，記錄員工每天的上下班時間、請假、曠工等情況。加班記錄，包括加班時間、加班原因、加班審批等。財務管理檔案1.費用報銷憑證食材采購費用報銷單、發票、付款憑證等。設備采購、維修費用報銷憑證。人員工資、福利費用發放憑證。2.成本核算資料食堂成本核算報表，包括食材成本、人工成本、水電費等各項成本的核算。成本分析報告，分析成本變動原因，提出成本控制措施。食品安全管理檔案1.食品安全管理制度食堂食品安全責任制度、食品加工操作規范、食品儲存管理制度等。食品安全應急預案，包括食品安全事故的報告流程、處理措施等。2.自查自糾記錄食品安全自查計劃、自查報告，記錄自查發現的問題及整改情況。衛生檢查記錄，包括食堂環境、餐具消毒、食品加工設備清潔等方面的檢查情況。檔案材料的收集與整理收集要求1.明確責任部門與人員各部門應指定專人負責本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.定期收集根據檔案材料的形成規律，確定定期收集的時間間隔，如每周、每月或每季度收集一次。3.及時歸檔檔案材料形成后，收集人員應及時整理并移交檔案管理人員進行歸檔，不得積壓或延誤。整理方法1.分類整理按照檔案材料的分類標準，對收集到的檔案材料進行分類，確保同一類別的檔案材料集中存放。2.編號編目為每一份檔案材料編制唯一的編號，并建立相應的目錄，目錄應包括檔案材料的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和檢索。3.裝訂成冊對于紙張較多的檔案材料，應進行裝訂成冊，確保整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或折疊。檔案材料的保管保管場所1.專用檔案室公司應設立專用的食堂檔案檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案材料的安全保存。2.檔案柜架配備足夠數量的檔案柜架，按照檔案材料的類別和編號順序存放，便于查找和管理。保管期限1.永久保管對于涉及食堂重要決策、長期規劃、重大食品安全事故等具有長遠查考價值的檔案材料，應永久保管。2.定期保管其他檔案材料根據其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經鑒定確無保存價值的檔案材料，可按照規定進行銷毀。保管措施1.日常檢查檔案管理人員應定期對檔案材料進行檢查，查看檔案材料是否有損壞、受潮、發霉等情況，如有問題應及時采取措施進行處理。2.溫濕度控制檔案室應安裝溫濕度調節設備，保持室內溫度在14℃24℃，相對濕度在45%60%之間，確保檔案材料的保存環境適宜。3.防蟲防霉在檔案室內放置防蟲防霉藥品，定期進行檢查和更換，防止檔案材料受到蟲害和霉菌的侵害。4.防火防盜檔案室應配備滅火器材，安裝防火防盜報警裝置，確保檔案材料的安全。檔案管理人員應熟悉消防器材的使用方法，掌握火災應急預案的內容。檔案材料的利用利用原則1.合法合規原則檔案材料的利用應符合國家法律法規和公司相關規定，不得損害公司利益和他人權益。2.審批登記原則利用檔案材料需填寫檔案利用申請表，經相關部門負責人審批后，到檔案管理人員處辦理登記手續，方可查閱、借閱或復印檔案材料。3.限期限量原則根據檔案材料的保管期限和重要程度，合理確定利用期限和利用數量，確保檔案材料的安全和完整。利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案材料的人員，可在檔案室內進行查閱。查閱時應保持安靜，不得在檔案材料上涂改、標記或損壞。2.借閱如需將檔案材料借出檔案室，應填寫借閱申請表，注明借閱期限和歸還日期。借閱人員應妥善保管檔案材料，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄或泄露檔案內容。借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案材料。3.復印因工作需要復印檔案材料的，應經檔案管理人員同意，并進行登記。復印后的檔案材料應與原件核對無誤，復印件應加蓋"與原件核對無誤"章。檔案材料的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司食堂負責人、檔案管理人員及相關部門代表組成，負責對到期檔案材料進行鑒定。鑒定標準1.重要性標準根據檔案材料對食堂工作的重要程度，判斷其是否具有保存價值。重要的檔案材料應延長保管期限，不重要的檔案材料可考慮銷毀。2.時效性標準對于時效性較強的檔案材料，如臨時活動的策劃方案、短期的食材采購訂單等，在其時效性過后，可根據實際情況進行銷毀。3.完整性標準檢查檔案材料是否完整，如缺少重要內容或關鍵信息的檔案材料，應根據情況進行補充或修復，無法補充或修復的可考慮銷毀。銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案材料進行逐一核對，編制銷毀清冊，清冊應包括檔案材料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊經檔案鑒定小組組長審核后，報公司食堂負責人審批。3.銷毀實施審批通過后，由檔案管理人員負責組織銷毀工作。銷毀時應采用適當的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案材料無法恢復。銷毀過程中應安排專人監銷，監銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.記錄存檔銷毀工作完成后，將銷毀清冊及銷毀記錄作為檔案保存，以備查考。檔案管理人員職責檔案管理負責人職責1.制定管理制度負責制定和完善公司食堂檔案材料管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.組織協調組織協調檔案管理工作，指導和監督各部門檔案材料的收集、整理、保管和利用工作。3.培訓指導對檔案管理人員進行業務培訓，提高檔案管理人員的專業素質和業務能力。4.檔案鑒定參與檔案鑒定工作，對擬銷毀的檔案材料進行審核，確保銷毀工作的合理性和準確性。檔案管理人員職責1.收集整理負責食堂各類檔案材料的收集、整理、分類、編號編目等工作，確保檔案材料的完整、準確和系統。2.保管維護妥善保管檔案材料，做好檔案材料的防火、防潮、防蟲、防盜等安全保護工作，定期對檔案材料進行檢查和維護，確保檔案材料的質量。3.利用服務按照規定為公司內部人員提供檔案材料的查閱、借閱和復印服務，做好檔案利用登記和統計工作，及時了解檔案材料的利用情況。4.鑒定銷毀參與檔案鑒定工作，協助檔