資料借閱管理制度模板?一、總則（一）目的為了加強公司資料的管理，規范資料借閱行為，確保資料的安全與完整，提高資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、員工以及因工作需要借閱公司資料的外部人員。（三）基本原則1.資料借閱應遵循"按需借閱、限期歸還、確保安全"的原則。2.嚴格控制資料的借閱范圍，確保資料僅供授權人員使用。3.借閱人員應妥善保管所借資料，不得擅自轉借、復制、涂改、污損或遺失。二、資料分類與管理職責（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、通知、報告、決議等。2.業務資料類：涉及公司各業務領域的合同、協議、項目文檔、市場調研報告、技術資料等。3.財務檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務相關資料。4.人事檔案類：員工個人信息、履歷、考核記錄、培訓資料等。5.其他資料類：如公司榮譽證書、宣傳資料、會議記錄等。（二）管理職責1.綜合管理部門負責制定和完善資料借閱管理制度，并監督執行。統一管理公司各類資料，建立資料檔案庫，對資料進行分類、編號、登記和存儲。負責審核資料借閱申請，辦理資料借閱手續，記錄借閱情況。定期對資料借閱情況進行統計和分析，確保資料的正常流轉和安全。2.資料所屬部門負責本部門資料的整理、歸檔和保管工作，確保資料的完整性和準確性。協助綜合管理部門做好資料借閱的審核和催還工作，對歸還的資料進行檢查。3.借閱人員按照本制度規定的程序和要求申請借閱資料，并在借閱期限內歸還。妥善保管所借資料，不得擅自更改、損壞或丟失資料，如發現問題及時向綜合管理部門報告。三、資料借閱流程（一）內部員工借閱1.填寫借閱申請表：借閱人員需填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.部門負責人審批：申請表提交至所在部門負責人處，部門負責人根據工作需要對借閱申請進行審批，簽署意見。3.綜合管理部門審核：經部門負責人審批后的申請表交至綜合管理部門，綜合管理部門對申請進行審核，重點審核借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規定等。如審核通過，在申請表上加蓋"資料借閱專用章"，并根據申請表提供相應資料。4.資料領取：借閱人員憑加蓋"資料借閱專用章"的申請表到綜合管理部門資料檔案庫領取資料，并在《資料借閱登記臺賬》上簽字確認。（二）外部人員借閱1.提出借閱申請：因工作需要借閱公司資料的外部人員，需提前向公司相關部門或人員提出書面申請，說明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等。2.公司內部協調：公司相關部門或人員收到外部人員的借閱申請后，進行內部協調，確定是否同意借閱以及借閱的具體流程。如需綜合管理部門參與，應及時將申請轉至綜合管理部門。3.綜合管理部門審核：綜合管理部門對外部人員借閱申請進行嚴格審核，必要時需征求公司領導意見。審核通過后，要求外部人員提供有效身份證明，并簽訂《資料借閱承諾書》，明確雙方的權利和義務。4.資料借閱：外部人員按照審核通過的借閱流程，到綜合管理部門辦理資料借閱手續，領取資料，并在《資料借閱登記臺賬》上簽字確認。（三）特殊情況借閱1.如遇緊急情況需要借閱資料，借閱人員可先電話向綜合管理部門說明情況，經同意后先行借閱，但需在事后及時補辦借閱手續。2.對于涉及公司核心機密或重要商業信息的資料，原則上不允許借閱。如因特殊工作需要確需借閱的，須經公司高層領導批準，并采取嚴格的保密措施。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[x]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人員應提前向綜合管理部門提出申請，經批準后方可延長。2.對于重要資料或使用頻率較高的資料，借閱期限可根據實際情況適當縮短，一般不超過[x]個工作日。3.外部人員借閱公司資料的期限根據具體情況協商確定，但最長不得超過[x]天。（二）歸還1.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還所借資料。如需續借，應提前辦理續借手續。2.歸還資料時，借閱人員應確保資料的完整性和準確性，如發現資料有損壞、遺失等情況，應及時向綜合管理部門報告，并按照公司規定進行賠償。3.綜合管理部門在收到歸還的資料后，應對資料進行檢查，如無問題，在《資料借閱登記臺賬》上注明歸還日期，并將資料歸檔存放。五、資料保管與保密（一）保管要求1.借閱人員應妥善保管所借資料，不得隨意亂放，防止資料丟失、損壞或泄露。2.如需將資料帶出公司，應經綜合管理部門批準，并采取必要的保密措施，確保資料安全。3.對于電子資料，借閱人員應按照公司規定的存儲方式和安全要求進行保管，不得擅自更改或刪除資料內容。（二）保密規定1.借閱人員應對所借資料的內容嚴格保密，不得向無關人員透露資料中的任何信息。2.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要資料的借閱，借閱人員應簽署保密協議，承諾嚴格遵守公司的保密制度。3.如因工作需要對資料進行復制，應經綜合管理部門批準，并按照規定進行登記和保管。復制后的資料應按照原件的保密要求進行管理。4.一旦發現所借資料有泄露風險，借閱人員應立即采取措施，并及時向綜合管理部門報告。公司將視情節輕重追究相關人員的責任。六、違規處理（一）違規行為界定1.未按規定程序申請借閱資料，擅自借閱公司資料。2.超出借閱期限未歸還資料，且未辦理續借手續。3.將所借資料轉借他人或擅自復制、涂改、污損、遺失資料。4.違反資料保密規定，泄露資料內容。5.其他違反本制度規定的行為。（二）處理措施1.對于初次違規且情節較輕的借閱人員，綜合管理部門將給予口頭警告，并要求其立即改正違規行為。2.如借閱人員再次違規或違規情節較重，公司將視情況給予通報批評、罰款等處罰，并限制其在一定期限內的資料借閱權限。3.對于因違規行為給公司造成經濟損失或不良影響的，公司將依法追究相關人員的賠償責任，并視情節輕重給予相應的紀律處分，直至解除勞動合同。4.如外部人員違反本制度規定，公司有權終止其借閱關系，并要求其承擔相應的法律責任。七、監督與檢查（一）定期檢查綜合管理部門定期對資料借閱情況進行檢查，包括借閱記錄、資料歸還情況、資料保管狀況等，確保資料借閱制度的有效執行。（二）不定期抽查公司領導或相關部門可根據工作需要，對資料借閱情況進行不定期抽查，發現問題及時督促整改。（三）反饋與改進綜合管理部門應定期對資料借閱管理制度的執行情況進行總結分析，收集借閱人員和資料所屬部門的意見和建議，及時發現制度存在的問題并進行修訂