項(xiàng)目采購(gòu)合同管理制度?（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目采購(gòu)合同的管理，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類采購(gòu)合同。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購(gòu)合同的簽訂、履行等必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)與審批1.項(xiàng)目需求部門根據(jù)項(xiàng)目需要提出采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等審批通過(guò)后，方可進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商庫(kù)等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，記錄供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果，作為后續(xù)選擇供應(yīng)商的依據(jù)。（三）合同談判與起草1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同條款、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.根據(jù)談判結(jié)果，由采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。（四）合同審核與簽訂1.采購(gòu)合同文本起草完成后，提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面內(nèi)容。2.法務(wù)部門審核通過(guò)后，合同文本提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。三、合同履行管理（一）合同交底1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同交底，向項(xiàng)目需求部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等詳細(xì)介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求等。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，參與交底的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。（二）供應(yīng)商履約跟蹤1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨期等情況。2.定期與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決履約過(guò)程中出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。（三）貨物驗(yàn)收1.倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量要求等對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收合格的貨物應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的貨物，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（四）付款管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和付款期限，審核付款申請(qǐng)。2.付款申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，辦理付款手續(xù)。付款時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在合同履行過(guò)程中，如因各種原因需要變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并提出變更申請(qǐng)。2.變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。（二）變更審批1.變更申請(qǐng)?zhí)峤缓螅凑展緝?nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批過(guò)程中應(yīng)充分評(píng)估變更對(duì)合同雙方權(quán)利義務(wù)、項(xiàng)目進(jìn)度、成本等方面的影響。2.經(jīng)審批通過(guò)的變更申請(qǐng)，方可作為變更合同的依據(jù)。（三）變更合同簽訂1.根據(jù)變更審批結(jié)果，由合同雙方協(xié)商起草變更合同文本。變更合同文本應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容及雙方的權(quán)利義務(wù)調(diào)整情況。2.變更合同文本經(jīng)公司法務(wù)部門審核、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由合同雙方簽訂變更合同。五、合同終止管理（一）終止原因1.采購(gòu)合同在履行完畢后，自然終止。2.因以下原因之一，可提前終止采購(gòu)合同：雙方協(xié)商一致同意終止合同；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同；因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行。（二）終止通知1.合同終止時(shí)，提出終止的一方應(yīng)及時(shí)通知另一方，并說(shuō)明終止的原因和時(shí)間。2.通知應(yīng)以書面形式發(fā)出，并要求對(duì)方簽字確認(rèn)收到通知。（三）合同清算1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行清算。清算內(nèi)容包括貨物交付、款項(xiàng)支付、質(zhì)量保證金退還等。2.清算完成后，雙方應(yīng)簽訂合同終止清算協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)已經(jīng)結(jié)清。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)收集合同文本、相關(guān)審批文件、談判記錄、變更協(xié)議、終止清算協(xié)議等資料。2.收集的資料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。（二）檔案整理1.采購(gòu)部門對(duì)收集到的合同檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)。2.整理后的檔案資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，編制目錄，便于查閱。（三）檔案保管1.合同檔案由公司檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全存放。2.檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。期滿后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案室的規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購(gòu)合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、變更與終止管理的合規(guī)性、檔案管理的完整性等方面。