酒店貴重材料管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店貴重材料的管理，確保貴重材料的安全、完整，合理使用，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內所有涉及貴重材料的采購、驗收、儲存、領用、盤點等環節。（三）定義本制度所稱貴重材料是指單位價值較高、使用期限較長、對酒店經營活動有重要影響的各類材料，包括但不限于金銀制品、珠寶首飾、高檔瓷器、名貴木材、精密儀器等。二、職責分工（一）采購部門1.根據酒店經營需要，編制貴重材料采購計劃，選擇合格供應商，簽訂采購合同。2.負責跟進采購訂單執行情況，確保按時、按質、按量采購到所需貴重材料。（二）驗收部門1.制定貴重材料驗收標準和流程，對采購的貴重材料進行嚴格驗收。2.檢查貴重材料的數量、規格、質量、外觀等是否符合合同要求，對驗收結果負責。（三）倉儲部門1.設立專門的貴重材料儲存區域，確保儲存環境安全、適宜。2.建立貴重材料臺賬，詳細記錄出入庫情況，定期盤點，做到賬實相符。3.負責貴重材料的保管、發放工作，嚴格執行發放制度，確保材料發放準確無誤。（四）使用部門1.根據經營需要，合理領用貴重材料，填寫領用申請單，注明用途、數量等。2.負責本部門領用貴重材料的使用和管理，確保材料使用合理、安全，避免浪費和損壞。（五）財務部門1.負責審核貴重材料采購合同、發票等，辦理付款手續。2.對貴重材料的成本進行核算和控制，定期進行財務分析。3.監督檢查貴重材料管理制度的執行情況，參與盤點工作。三、采購管理（一）采購計劃1.各使用部門應根據酒店經營活動的需要，提前[X]天編制貴重材料需求計劃，詳細列出所需材料的名稱、規格、數量、預計使用時間等，報部門負責人審核后交采購部門。2.采購部門結合各部門需求計劃、庫存情況以及市場供應情況，綜合編制年度、季度和月度貴重材料采購計劃。采購計劃應經采購部門負責人審核，報分管領導審批后執行。（二）供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行綜合評估。2.優先選擇具有良好口碑、生產經營規范、產品質量可靠、價格合理的供應商。對于新供應商，需進行實地考察，提供相關資質證明文件，并經采購部門、使用部門、財務部門等共同評審通過后方可納入合格供應商名錄。（三）采購合同1.采購貴重材料時，采購部門應與供應商簽訂書面采購合同，明確材料名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同經采購部門負責人審核，報分管領導審批后生效。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分送財務部門、倉儲部門等相關部門備案。（四）采購執行1.采購部門應按照采購合同要求，及時跟進采購訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.對于緊急采購需求，采購部門應在確保質量和滿足經營需要的前提下，采取快速有效的采購方式，但事后應及時補辦相關審批手續。四、驗收管理（一）驗收準備1.倉儲部門應根據采購合同和相關標準，準備好驗收所需的工具、量具、檢驗設備等。2.通知采購部門、使用部門等相關人員參加驗收工作。（二）驗收流程1.材料到貨后，采購部門應及時通知驗收部門進行驗收。驗收人員應核對送貨單與采購合同是否一致，包括材料名稱、規格、數量、供應商等信息。2.按照驗收標準對貴重材料的外觀、規格、質量等進行檢查。對于需要進行功能測試、質量檢驗的材料，應采用合適的方法進行檢測。3.驗收合格的貴重材料，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并填寫驗收報告。驗收報告應包括材料名稱、規格、數量、驗收情況、驗收結論等內容。4.驗收不合格的貴重材料，驗收人員應及時通知采購部門與供應商聯系，協商處理辦法。如退貨、換貨、補貨等，同時做好記錄。（三）特殊情況處理1.對于緊急采購且來不及進行全面驗收的貴重材料，可先辦理入庫手續，但應在規定時間內完成驗收。如發現質量問題，應及時與供應商協商解決。2.對于驗收過程中出現的爭議，由采購部門、使用部門、驗收部門、財務部門等相關人員共同協商解決。協商不成的，可提請酒店管理層裁決。五、儲存管理（一）儲存區域設置1.倉儲部門應設立專門的貴重材料儲存區域，該區域應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，確保儲存環境適宜。2.貴重材料應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。對于有特殊儲存要求的材料，應按照要求進行儲存。（二）入庫管理1.貴重材料入庫時，倉儲人員應依據驗收報告和送貨單，核對材料的名稱、規格、數量、質量等信息，無誤后辦理入庫手續。2.在入庫單上詳細記錄入庫日期、供應商名稱、材料名稱、規格、數量、批次等信息，并由倉儲人員簽字確認。入庫單應一式多聯，分送采購部門、財務部門等相關部門。（三）保管措施1.倉儲人員應定期對貴重材料進行檢查，查看材料的儲存狀態是否良好，有無損壞、變質等情況。如發現問題，應及時報告并采取相應措施。2.對于易受潮、易氧化、易揮發等特殊貴重材料，應采取相應的防護措施，如密封包裝、控制溫濕度等。3.建立貴重材料保管臺賬，詳細記錄材料的出入庫情況、庫存數量、存放位置等信息，確保賬實相符。（四）庫存盤點1.倉儲部門應定期對貴重材料進行盤點，盤點周期為[X]月/季/年。盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、范圍、時間、方法等。2.盤點過程中，盤點人員應認真核對材料的實際數量與保管臺賬記錄是否一致，檢查材料的質量狀況、儲存環境等。3.盤點結束后，盤點人員應填寫盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括盤盈、盤虧數量及原因分析等。盤點報告經倉儲部門負責人審核后報財務部門。4.對于盤盈、盤虧的貴重材料，財務部門應會同倉儲部門、采購部門等進行調查核實，查明原因，按照規定進行處理。如屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員責任。六、領用管理（一）領用申請1.使用部門如需領用貴重材料，應提前填寫領用申請單，注明材料名稱、規格、數量、用途、預計使用時間等信息。領用申請單應經部門負責人審核簽字。2.對于批量較大或價值較高的貴重材料領用申請，還需報分管領導審批。（二）發放流程1.倉儲部門收到經審批的領用申請單后，核對庫存情況，如庫存充足，按照申請單要求發放貴重材料。2.發放時，倉儲人員應在領用申請單上簽字確認，并在保管臺賬上記錄材料的發放日期、領用部門、材料名稱、規格、數量等信息。3.貴重材料發放后，倉儲部門應及時通知財務部門進行賬務處理。（三）使用監督1.使用部門應妥善使用領用的貴重材料，確保材料用于申請用途，不得擅自挪用或轉借他人。2.財務部門和倉儲部門應定期對使用部門領用的貴重材料使用情況進行檢查和監督，如發現異常情況，應及時查明原因并采取措施。七、核算與財務處理（一）成本核算1.財務部門應按照酒店成本核算制度，對貴重材料的采購成本進行準確核算。采購成本包括材料價格、運輸費、裝卸費、保險費等相關費用。2.對于領用的貴重材料，應根據其用途分別計入相應的成本或費用科目，如營業成本、管理費用、銷售費用等。（二）賬務處理1.財務部門應根據采購合同、發票、入庫單、領用申請單等原始憑證，及時進行賬務處理，確保賬目清晰、準確。2.記錄貴重材料的采購、入庫、領用、盤點等情況，定期與倉儲部門核對賬目，做到賬賬相符、賬實相符。（三）財務分析1.財務部門應定期對貴重材料的采購、使用、庫存等情況進行財務分析，為酒店管理層提供決策依據。2.分析指標包括采購成本變動情況、庫存周轉率、貴重材料占總成本的比例等，通過分析發現問題，提出改進建議，優化貴重材料管理。八、盤點與清查（一）定期盤點1.酒店應定期對貴重材料進行全面盤點，盤點周期為[X]年/半年。盤點工作由財務部門牽頭，倉儲部門、采購部門、使用部門等相關人員共同參與。2.盤點結束后，應編制盤點報告，詳細記錄盤點結果，包括賬實差異情況、原因分析及處理建議等。盤點報告經相關部門負責人審核后報酒店管理層。（二）不定期清查1.酒店可根據實際情況，不定期對貴重材料進行清查。如發生重大自然災害、事故、懷疑存在舞弊行為等情況時，應及時進行清查。2.清查工作應按照盤點程序進行，確保清查結果真實、準確。對于清查中發現的問題，應及時查明原因，采取相應措施進行處理。九、監督與檢查（一）內部審計酒店內部審計部門應定期對貴重材料管理制度的執行情況進行審計監督，檢查采購、驗收、儲存、領用、盤點等環節是否合規，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查采購部門、倉儲部門、財務部門等應定期對貴重材料管理工作進行日常檢查，發現問題及時糾正。檢查內容包括制度執行情況、工作流程規范性、賬目記錄準確性、材料保管狀況等。（三）違規處理對于違反貴重材料管