公司會務費管理制度?總則目的為了加強公司會務費管理，規范會務費支出，提高會議效率和質量，節約會議成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門例會、專題研討會、培訓會議等。基本原則1.預算控制原則：會務費應納入公司年度預算管理，嚴格按照預算安排支出，確保費用支出的合理性和可控性。2.勤儉節約原則：會議組織應遵循勤儉節約的原則，充分利用公司內部資源，合理安排會議場地、餐飲、住宿等，避免鋪張浪費。3.規范透明原則：會務費的支出應符合國家法律法規和公司財務制度的規定，做到手續完備、賬目清晰、公開透明。會議分類及標準會議分類1.大型會議：參會人數在[x]人以上，涉及公司重大決策、戰略規劃、重要業務部署等內容的會議。2.中型會議：參會人數在[x]人至[x]人之間，涉及公司重要業務溝通、部門協調、工作匯報等內容的會議。3.小型會議：參會人數在[x]人以下，主要用于部門內部討論、工作安排、培訓學習等的會議。會議標準1.會議場地大型會議：原則上應選擇在公司內部大型會議室或專業會議場地召開，如需租賃外部場地，應選擇交通便利、設施齊全、價格合理的場所。中型會議：可根據會議內容和參會人數，選擇公司內部合適的會議室或租賃相對小型的外部場地。小型會議：一般在公司內部辦公室或小型會議室召開，如因特殊情況需要租賃外部場地，應嚴格控制費用支出。2.會議設備根據會議需要配備必要的音響設備、投影儀、麥克風、白板等，確保會議的順利進行。對于大型會議，可考慮租賃專業的會議設備，以保證會議效果。會議設備的使用應提前進行調試和檢查，確保設備正常運行。如有設備故障，應及時安排維修或更換，避免影響會議進程。3.餐飲安排大型會議：提供午餐或晚餐，菜品應注重營養搭配、口味適中，可根據實際情況選擇自助餐、桌餐或盒飯等形式。中型會議：可提供茶歇或簡餐，如咖啡、茶點、水果、三明治等。小型會議：一般不安排餐飲，如需提供，可根據會議時間和參會人數提供適量的茶歇。4.住宿安排對于因會議需要安排外地參會人員住宿的，應根據會議級別和實際情況，選擇合適的酒店或賓館。住宿標準應符合公司相關規定，優先選擇性價比高、交通便利的酒店。如需安排多人合住，應提前與酒店溝通協調，確保住宿安排合理、舒適。會務費預算管理預算編制1.各部門應根據年度工作安排和會議計劃，在每年[具體時間]前編制本部門下一年度的會務費預算，報公司財務部審核。2.財務部應結合公司年度經營目標和財務狀況，對各部門報送的會務費預算進行匯總、審核和調整，形成公司年度會務費預算草案，提交公司管理層審批。3.經公司管理層審批后的年度會務費預算，應嚴格按照預算執行，不得隨意突破。如因特殊情況需要調整預算，應按照公司預算調整的相關規定辦理審批手續。預算執行1.會議組織部門應按照批準的會務費預算安排會議活動，嚴格控制費用支出，確保各項費用支出在預算范圍內。2.財務部應加強對會務費預算執行情況的監督和檢查，定期對各部門會務費支出進行統計和分析，及時發現和糾正預算執行過程中的問題。3.對于預算執行過程中出現的超預算支出情況，會議組織部門應及時向公司管理層報告，并說明原因和采取的措施。經公司管理層批準后，方可追加預算或調整費用支出。會務費報銷管理報銷流程1.會議結束后，會議組織部門應及時整理會議相關資料，包括會議通知、參會人員名單、會議議程、會議紀要、費用發票等，并填寫《會務費報銷申請表》。2.《會務費報銷申請表》應詳細注明會議名稱、時間、地點、參會人數、費用明細等信息，并由會議組織部門負責人簽字確認。3.將填寫完整的《會務費報銷申請表》及相關資料一并提交給公司財務部審核。財務部應按照本制度的規定對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，對不符合規定的報銷申請予以退回，并說明理由。4.經財務部審核通過的會務費報銷申請，報公司分管領導審批。分管領導應根據會議實際情況和公司財務制度，對報銷金額進行審批。5.審批通過后，財務部按照公司財務報銷流程辦理報銷手續，將報銷款項支付給會議組織部門或相關供應商。報銷憑證要求1.會務費報銷應提供合法有效的發票，發票內容應與會議實際發生的費用項目一致，包括會議場地租賃、餐飲、住宿、設備租賃、交通等費用。2.對于會議場地租賃、設備租賃等費用，應提供租賃合同或協議；對于餐飲、住宿等費用，應提供消費清單或發票明細。3.會議組織部門應妥善保管會議相關資料，作為會務費報銷的附件，以備財務部門和審計部門檢查。會議組織與管理會議申請1.各部門召開會議前，應提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程、會議目的等信息，并提交給公司辦公室審核。2.公司辦公室應根據會議的重要性、必要性和時間安排，對會議申請進行審核。對于涉及公司重大決策、重要業務部署等的會議，應報公司管理層審批。3.經審核或審批通過的會議申請，公司辦公室應及時安排會議場地、設備等相關事宜，并通知參會人員。會議組織1.會議組織部門應按照會議申請的要求，認真做好會議的各項準備工作，包括會議資料準備、設備調試、餐飲住宿安排等，確保會議順利進行。2.在會議過程中，會議組織部門應安排專人負責會議記錄，及時整理會議紀要，并在會議結束后[具體時間]內將會議紀要發送給參會人員和相關部門。3.會議組織部門應負責會議期間的各項服務工作，包括茶水供應、設備維護、安全保障等，為參會人員提供良好的會議環境。會議評估1.會議結束后，會議組織部門應及時對會議效果進行評估，收集參會人員的反饋意見，了解會議是否達到預期目的，是否存在不足之處。2.根據會議評估結果，會議組織部門應總結經驗教訓，提出改進措施和建議，為今后的會議組織提供參考。3.公司辦公室應定期對公司內部會議的組織情況進行統計和分析，評估會議的效率和質量，不斷優化會議管理流程。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門應定期對公司會務費的使用情況進行審計，檢查會務費支出是否符合本制度的規定，是否存在違規違紀行為。2.審計部門應重點審查會議的必要性、合規性、費用支出的合理性等方面，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。財務監督1.財務部應加強對會務費的財務核算和監督，嚴格按照財務制度的規定進行賬務處理，確保會務費賬目清晰、準確。2.財務部應定期對會務費的支出情況進行統計和分析，及時發現和糾正財務管理中存在的問題，防范財務風險。紀檢監察1.公司紀檢監察部門應加強對會務費使用情況的監督檢查，嚴肅查處違反本制度和公司紀律的行為。