餐飲企業采購管理制度?總則1.目的為加強餐飲企業采購管理，規范采購流程，確保采購工作的高效、透明、廉潔，保障餐飲服務的質量和成本控制，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于餐飲企業所有原材料、調料、設備、用品等物資的采購活動。3.基本原則質量第一原則：所采購的物資必須符合國家相關標準和餐飲企業的使用要求，確保食品安全和菜品質量。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高企業經濟效益。公開透明原則：采購過程應公開、公正、公平，接受企業內部監督和相關部門的檢查。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔規定，杜絕收受供應商賄賂等違法違紀行為。采購組織與職責1.采購部門設置根據企業規模和采購業務量，設立獨立的采購部門，配備專業的采購人員。采購部門可根據需要分為食材采購組、用品采購組、設備采購組等，明確各小組職責。2.采購人員職責采購計劃制定：根據餐飲企業的經營計劃和庫存情況，制定合理的采購計劃，包括采購品種、數量、時間等。供應商開發與管理：積極開發新的供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理，確保供應商的質量、信譽和供應能力。采購談判與合同簽訂：與供應商進行談判，爭取有利的采購價格、交貨期、付款方式等條款，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。采購執行與驗收：按照采購合同的要求，及時組織物資采購，確保物資按時、按質、按量到貨，并協助驗收部門進行驗收。采購成本控制：通過市場調研、價格分析等手段，控制采購成本，降低企業采購費用。信息溝通與協調：與餐飲企業內部各部門保持密切溝通，及時了解需求變化，協調解決采購過程中出現的問題。采購流程1.采購申請使用部門申請：餐飲企業內部各使用部門根據經營需要和庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交部門負責人審批。審批流程：部門負責人對采購申請進行審核，根據實際情況簽署意見。對于金額較大或重要物資的采購申請，需報上級領導審批。2.采購計劃制定采購部門匯總：采購部門收到各使用部門的采購申請后，進行匯總整理，結合庫存情況，制定采購計劃。計劃審核：采購計劃報采購部門負責人審核，確保采購計劃的合理性和可行性。審核通過后的采購計劃下達給采購人員執行。3.供應商選擇與評估供應商搜索：采購人員通過多種渠道搜索潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。供應商篩選：對搜索到的供應商進行初步篩選，根據供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、供應能力等因素，確定入圍供應商名單。供應商評估：采購部門組織相關人員對入圍供應商進行實地考察和評估，填寫《供應商評估表》。評估內容包括企業資質、生產能力、質量管理、價格水平、售后服務等方面。供應商確定：根據供應商評估結果，選擇優質供應商，建立長期合作關系。對于新開發的供應商，需簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。4.采購談判與合同簽訂采購談判：采購人員與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行協商，爭取有利的采購條件。合同起草：根據談判結果，采購人員起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應符合法律法規的要求，具備明確的標的、數量、質量、價格、交貨期、付款方式、違約責任等條款。合同審核與簽訂：采購合同報采購部門負責人、法務部門和財務部門審核，審核通過后，由企業法定代表人或授權代表與供應商簽訂采購合同。5.采購執行與跟蹤訂單下達：采購人員根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨期、交貨地點等信息。跟蹤催貨：采購人員定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，了解物資生產進度和發貨情況。對于可能影響交貨期的問題，及時與供應商協商解決，并采取相應的催貨措施。到貨驗收：物資到貨前，采購人員通知驗收部門做好驗收準備工作。物資到貨時，采購人員、驗收人員和使用部門相關人員共同對物資進行驗收，填寫《物資驗收單》。驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等方面。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購人員及時與供應商溝通，協商退貨、換貨或補貨等事宜。6.付款管理發票審核：采購人員收到供應商開具的發票后，核對發票內容與采購合同和驗收單是否一致。審核無誤后，將發票提交財務部門進行審核。付款申請：財務部門根據采購合同和發票審核情況，辦理付款申請手續。付款申請需經財務部門負責人、采購部門負責人和企業主管領導審批。款項支付：審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，向供應商支付款項。采購質量控制1.質量標準制定采購部門會同質量管理部門和使用部門，根據餐飲企業的經營需求和國家相關標準，制定采購物資的質量標準，明確物資的規格、型號、等級、質量要求等內容。質量標準應作為采購合同的重要條款，確保采購物資符合企業要求。2.供應商質量管理資質審核：采購部門對供應商的資質進行審核，確保供應商具備合法經營資格和生產能力，能夠提供符合質量標準的物資。質量協議簽訂：與供應商簽訂質量協議，明確雙方在質量管理方面的權利和義務，包括質量標準、檢驗方法、不合格品處理、質量改進等內容。定期評估：采購部門定期對供應商的質量管理情況進行評估，包括產品質量穩定性、質量控制措施執行情況、售后服務等方面。對于質量管理不善的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.進貨檢驗檢驗流程：物資到貨后，驗收人員按照質量標準和檢驗規范對物資進行檢驗。檢驗方式可包括外觀檢驗、抽樣檢驗、理化檢驗等。對于重要物資或關鍵原材料，可委托專業檢測機構進行檢驗。檢驗記錄：驗收人員填寫《物資驗收記錄》，詳細記錄檢驗情況，包括檢驗項目、檢驗結果、不合格情況等。檢驗記錄應妥善保存，作為質量追溯的依據。不合格品處理：對于驗收不合格的物資，采購人員及時與供應商溝通，要求供應商采取退貨、換貨或補貨等措施。同時，對不合格品進行標識、隔離和記錄，分析不合格原因，采取相應的糾正措施，防止不合格品再次進入企業。采購成本控制1.采購預算管理預算編制：采購部門根據餐飲企業的經營計劃和采購計劃，編制年度采購預算。采購預算應包括采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報企業管理層審批。預算執行：采購人員嚴格按照采購預算執行采購任務，控制采購成本。對于超出預算的采購項目，需報上級領導審批，并說明原因和解決方案。預算調整：在采購過程中，如因市場變化、經營需求調整等原因需要調整采購預算，采購部門應及時編制預算調整方案，報企業管理層審批后執行。2.價格管理市場調研：采購人員定期進行市場調研，了解采購物資的市場價格動態，掌握價格變化趨勢。通過與多家供應商比較，選擇價格合理的供應商進行采購。價格談判：采購人員在采購談判中，充分運用市場調研結果，與供應商進行價格談判，爭取有利的采購價格。在談判過程中，應綜合考慮物資質量、交貨期、付款方式等因素，確保采購價格具有競爭力。價格分析：采購部門定期對采購物資的價格進行分析，對比不同時期、不同供應商的價格情況，找出價格波動原因，提出價格控制建議。對于價格異常波動的物資，及時與供應商溝通，協商解決價格問題。3.成本核算與分析成本核算：財務部門定期對采購成本進行核算，包括采購物資的采購價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等，計算采購總成本。成本分析：采購部門和財務部門共同對采購成本進行分析，找出影響采購成本的因素，如采購數量、采購頻率、供應商選擇、價格談判等。通過成本分析，提出降低采購成本的措施和建議，不斷優化采購成本控制。采購風險管理1.風險識別與評估風險識別：采購部門會同相關部門對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。風險評估：對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態，加強市場調研，及時掌握市場價格變化和供應情況。通過與多家供應商建立合作關系，分散采購渠道，降低市場風險。同時，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加。質量風險應對：嚴格供應商質量管理，加強進貨檢驗，確保采購物資符合質量標準。與供應商簽訂質量協議，明確質量責任和賠償條款。對于質量問題頻發的供應商，及時終止合作。供應商風險應對：建立供應商評估和管理體系，定期對供應商進行評估和考核。加強與供應商的溝通與合作，及時了解供應商的經營狀況和供應能力變化。對于可能出現供應中斷或質量問題的供應商，提前制定應急預案，尋找替代供應商。合同風險應對：加強采購合同管理，簽訂規范、嚴謹的采購合同。在合同中明確雙方的權利和義務，特別是違約責任和爭議解決方式。合同簽訂前，進行嚴格的審核，確保合同條款合法、合規、合理。付款風險應對：加強發票審核和付款管理，確保付款依據充分、手續齊全。嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間付款，避免逾期付款導致的法律風險和商業信用風險。同時，建立付款跟蹤機制，及時掌握付款情況，確保款項支付安全。3.風險監控與預警風險監控：采購部門定期對采購風險進行監控，跟蹤風險應對措施的執行情況，及時發現新的風險因素。預警機制：建立采購風險預警機制，設定風險預警指標和閾值。當風險指標達到預警閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取應對措施，降低風險損失。采購監督與審計1.內部監督采購部門自查：采購部門定期對采購工作進行自查，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本控制情況等，發現問題及時整改。財務部門監督：財務部門對采購資金的使用情況進行監督，審核采購發票、付款申請等財務憑證，確保采購資金的安全和合理使用。審計部門審計：審計部門定期對采購業務進行審計，檢查采購內部控制制度的執行情況、采購流程的合規性、采購成本的真實性等，發現違規行為及時進行處理，并提出改進建議。2.外部監督行業監管：接受餐飲行業主管部門的監督管理，遵守相關法律法規和行業規范。