追賬公司日常管理制度?一、總則（一）目的為規范追賬公司的日常運營管理，確保公司業務的順利開展，維護公司及客戶的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括追賬業務人員、內勤人員、財務人員、管理人員等。（三）基本原則1.合法合規原則追賬行為必須嚴格遵守國家法律法規，不得采用違法違規手段進行追賬。2.誠實守信原則公司及員工應秉持誠實守信的態度，與客戶保持良好溝通，如實告知追賬進展和結果。3.高效專業原則以專業的技能和高效的工作流程，為客戶提供優質的追賬服務，最大限度地追回賬款。4.保密原則對客戶信息、業務資料及追賬過程中涉及的機密事項嚴格保密，不得泄露給任何無關第三方。二、組織架構與職責（一）組織架構追賬公司一般設有業務部門、內勤部門、財務部門、法務部門和管理層等組織架構。（二）職責分工1.業務部門負責與客戶溝通，了解賬款詳情，簽訂追賬委托合同。制定追賬計劃，組織實施追賬行動，包括與債務人溝通、調查債務人信息、采取合法追賬手段等。及時向客戶反饋追賬進展情況，解答客戶疑問。2.內勤部門負責公司日常行政事務，包括文件管理、辦公用品采購、人員考勤等。協助業務部門整理和歸檔追賬業務資料，建立客戶檔案和業務臺賬。負責與其他部門協調溝通，保障公司運營的順暢。3.財務部門負責公司財務管理，包括賬務處理、資金收支管理、財務報表編制等。對追賬業務的費用進行核算和管理，確保費用支出合理合規。協助業務部門進行賬款回收的資金處理，及時與客戶核對款項到賬情況。4.法務部門為公司追賬業務提供法律支持，審查追賬合同及相關法律文件，確保追賬行為合法合規。對追賬過程中遇到的法律問題進行分析和解答，必要時提供法律訴訟等專業建議。關注法律法規變化，及時調整公司相關制度和業務操作流程。5.管理層負責公司整體運營管理，制定公司發展戰略和經營計劃。組織協調各部門工作，監督業務進展，確保公司目標的實現。對重大追賬業務進行決策，處理公司運營過程中的重要事項。三、業務流程規范（一）業務承接1.業務人員接到客戶追賬委托意向后，應及時與客戶取得聯系，詳細了解賬款的基本情況，包括債權債務關系、欠款金額、欠款時間、債務人信息等。2.對客戶提供的信息進行初步評估，判斷追賬業務的可行性和風險程度。如認為存在較高風險或不符合公司業務范圍，應及時向客戶說明情況，并提供合理建議。3.若決定承接業務，業務人員應與客戶簽訂正式的追賬委托合同，明確雙方的權利義務，包括追賬范圍、費用標準、付款方式、保密條款、違約責任等內容。合同簽訂后，及時將合同副本提交給內勤部門進行歸檔管理。（二）案件調查1.組建追賬小組，由業務人員擔任組長，根據案件情況合理安排小組成員。追賬小組應明確分工，確保各項工作有序進行。2.收集債務人的詳細信息，包括基本資料（如姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式、住址等）、經營狀況（如企業名稱、經營范圍、注冊資本、法定代表人、經營地址、聯系電話等）、財務狀況（如銀行賬戶信息、資產負債情況等）、涉訴情況（是否存在其他法律糾紛及案件處理結果）等。3.通過多種渠道進行調查，如實地走訪債務人住所或經營場所、查詢工商登記信息、稅務信息、銀行征信系統、法院裁判文書網等，獲取全面準確的債務人信息。調查過程中應做好記錄，收集相關證據資料，并及時整理歸檔。4.分析債務人的還款能力和還款意愿，根據調查結果制定針對性的追賬策略。（三）追賬實施1.根據追賬策略，追賬小組與債務人進行首次溝通。溝通方式可以包括電話、郵件、函件等，在溝通中明確告知債務人欠款事實及追賬意圖，要求其限期還款，并保留相關溝通記錄。2.對于有還款能力但還款意愿不強的債務人，采取適當的施壓手段，如發送催款函、告知其法律后果、聯合其上下游企業施加壓力等。同時，持續跟蹤債務人的反應，及時調整追賬措施。3.若債務人仍未還款，可考慮采取進一步的追賬手段，如上門催收、申請支付令、申請財產保全、提起訴訟等。在采取任何追賬行動前，應確保行為合法合規，并提前向法務部門咨詢意見，獲取法律支持。4.在追賬過程中，追賬小組應及時向內勤部門反饋進展情況，內勤部門負責更新客戶檔案和業務臺賬，確保信息的及時性和準確性。同時，業務人員應定期向客戶匯報追賬進展，保持與客戶的良好溝通。（四）賬款回收1.當債務人還款時，追賬小組應及時與財務部門溝通，確認款項到賬情況。財務部門負責對回收賬款進行核對、入賬，并及時通知業務人員和客戶。2.業務人員收到財務部門的到賬通知后，應向客戶提供收款憑證，并與客戶核對賬款金額、還款方式等信息，確保賬款回收的準確性和完整性。3.對于部分還款或協商達成還款協議的情況，業務人員應與客戶溝通確認，并按照協議執行后續收款工作。同時，將相關情況記錄在業務檔案中，以備查詢。（五）結案歸檔1.追賬業務完成后，追賬小組應撰寫結案報告，總結追賬過程、結果、經驗教訓等內容。結案報告應提交給管理層審核，并抄送內勤部門、財務部門等相關部門。2.內勤部門負責對整個追賬業務過程中的資料進行整理歸檔，包括追賬委托合同、調查資料、溝通記錄、催款函件、收款憑證、結案報告等。檔案應按照類別和時間順序進行分類存放，便于查詢和管理。3.對已歸檔的業務檔案，應建立嚴格的借閱制度，確保證件資料的安全和完整。如需借閱，需經相關負責人批準，并登記借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。四、客戶管理（一）客戶信息收集與整理1.業務人員在與客戶接觸過程中，應及時收集客戶的基本信息，包括公司名稱、法定代表人、聯系方式、經營范圍、地址等，以及與追賬業務相關的詳細信息，如賬款形成原因、以往追賬情況等。2.內勤部門負責對業務人員收集的客戶信息進行整理和錄入，建立客戶信息數據庫，確保客戶信息的準確性和完整性。同時，定期對客戶信息進行更新和維護，保證信息的時效性。（二）客戶溝通與服務1.業務人員應與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求和關注點，解答客戶疑問。在追賬過程中，按照規定的時間節點向客戶反饋進展情況，讓客戶隨時掌握追賬動態。2.建立客戶投訴處理機制，對于客戶提出的投訴和意見，應及時受理并進行調查處理。在規定時間內給予客戶答復，確保客戶滿意度。對客戶投訴和意見進行分析總結，采取措施改進服務質量，避免類似問題再次發生。3.定期回訪客戶，了解客戶對公司追賬服務的評價和建議，加強與客戶的合作關系，提高客戶忠誠度。回訪可以通過電話、郵件、問卷調查等方式進行，對回訪結果進行整理分析，作為改進公司服務的參考依據。（三）客戶關系維護1.公司應注重客戶關系的維護，通過提供優質的追賬服務、專業的解決方案和良好的溝通態度，樹立公司良好形象，增強客戶對公司的信任。2.對長期合作的重要客戶，可制定個性化的服務方案，提供增值服務，如定期財務咨詢、風險預警等，滿足客戶多樣化需求，進一步鞏固客戶關系。3.積極拓展客戶資源，通過市場推廣、行業交流、客戶推薦等方式，不斷擴大公司業務覆蓋面，提高公司市場份額。五、員工行為規范（一）職業道德1.員工應遵守國家法律法規和社會公德，誠實守信，勤勉盡責，維護公司聲譽和利益。2.嚴禁利用職務之便謀取私利，不得接受債務人或相關利益方的賄賂、回扣、宴請等不正當利益。3.保守公司商業秘密和客戶信息，不得泄露給任何無關第三方。未經公司書面同意，不得在任何場合談論公司業務機密和客戶隱私。（二）工作紀律1.遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到早退。如有特殊情況需要請假，應按照公司規定辦理請假手續。2.工作時間內保持專注，認真履行工作職責，不得擅自離崗、串崗或從事與工作無關的事情。嚴禁在工作場所玩游戲、看視頻、聊天等。3.嚴格遵守公司各項業務流程和操作規范，確保工作質量和效率。對工作中遇到的問題和困難，應及時向上級匯報，尋求解決方案，不得擅自處理或拖延。（三）團隊協作1.樹立團隊意識，積極與同事協作配合，共同完成公司各項工作任務。在工作中相互支持、相互幫助，不得推諉扯皮、相互指責。2.加強部門之間的溝通與協調，及時共享信息，避免因信息不暢導致工作失誤或延誤。對跨部門的工作任務，應主動承擔責任，積極協調各方資源，確保工作順利推進。3.尊重他人意見和建議，善于傾聽和吸收不同觀點，共同營造良好的團隊工作氛圍。定期參加團隊建設活動，增強團隊凝聚力和員工歸屬感。六、財務管理制度（一）財務預算1.公司應根據年度經營計劃和業務發展目標，編制年度財務預算。財務預算包括收入預算、成本預算、費用預算、利潤預算等各項內容。2.各部門應根據公司整體預算要求，結合本部門業務實際情況，編制本部門的預算草案，并提交給財務部門匯總審核。財務部門對各部門預算草案進行綜合平衡和調整后，形成公司年度財務預算方案，報管理層審批。3.經批準的財務預算應嚴格執行，各部門不得擅自調整預算指標。如因特殊情況需要調整預算，應按照規定的程序辦理審批手續。（二）費用管理1.制定明確的費用報銷標準和審批流程，員工發生的費用支出應按照規定填寫報銷單，并附上相關發票、憑證等資料。2.報銷費用應真實、合法、合理，不得虛報、冒領費用。財務部門對報銷憑證進行審核，對不符合規定的報銷申請予以退回。3.嚴格控制費用支出，對各項費用進行分類核算和監控，定期分析費用支出情況，發現異常及時查找原因并采取措施進行整改。（三）賬款管理1.加強對追賬業務賬款回收的管理，確保賬款及時、足額收回。業務人員應積極跟進賬款回收情況，及時與財務部門溝通協調，對逾期未收回的賬款進行重點跟蹤和催收。2.財務部門應建立賬款臺賬，詳細記錄每筆賬款的回收情況，包括債務人名稱、欠款金額、還款時間、還款方式等信息。定期對賬款臺賬進行核對和清理，確保賬款數據的準確性和完整性。3.對于壞賬的處理，應按照公司規定的程序進行審批和核銷。在核銷壞賬前，應進行充分的調查和分析，確保壞賬核銷的合理性和合規性。同時，對已核銷的壞賬應繼續保留追索權，一旦發現債務人有還款能力，應及時采取措施進行追討。（四）資金管理1.合理安排資金，確保公司運營資金的充足和安全。根據公司業務發展需要和資金狀況，制定資金使用計劃，優化資金配置，提高資金使用效率。2.加強資金收支管理，嚴格執行資金審批制度。所有資金收入應及時入賬，資金支出應按照規定的審批流程進行審核和支付。嚴禁坐支現金，確保資金流向清晰、規范。3.定期對公司資金狀況進行盤點和分析，編制資金報表，為管理層提供決策依據。關注資金風險，及時采取措施防范資金鏈斷裂等風險事件的發生。七、保密制度（一）保密范圍1.客戶信息，包括客戶基本資料、業務詳情、賬款信息、商業秘密等。2.公司內部信息，如財務數據、業務流程、經營策略、技術資料、員工信息等。3.在追賬業務過程中獲取的債務人信息及相關資料，以及與追賬業務有關的其他機密信息。（二）保密措施1.與員工簽訂保密協議，明確員工在保密方面的權利和義務，以及違反保密協議應承擔的法律責任。2.對涉及保密信息的文件、資料、電子數據等進行嚴格管理，設置專人負責保管，采取加密存儲、限制訪問權限等措施，防止信息泄露。3.在辦公區域內，對涉及保密信息的區域進行標識和隔離，限制無關人員進入。嚴禁在公共場合談論保密信息，如需在內部討論，應選擇保密的場所，并控制知悉范圍。4.對因工作需要接觸保密信息的人員進行登記和培訓，告知其保密要求和責任。員工離職時，應及時收回其保管的保密信息載體，并進行離職審計，確保其未泄露公司機密信息。（三）監督與處罰1.設立保密監督機制，定期對公司保密制度的執行情況進行檢查和評估。對發現的保密問題及時進行整改，對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。2.對于違反保密制度的員工，公司將視情節輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰措施。如因員工違反保密制度給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責任，要求其賠償相應損失。八、培訓與發展（一）培訓計劃1.根據公司業務發展需求和員工崗位技能要求，制定年度培訓計劃。培訓計劃應涵蓋業務知識、專業技能、法律法規、職業道德等多個方面內容。2.培訓計劃應明確培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等具體事項，并分解到各個季度和月份，確保培訓工作有序開展。（二）培訓方式1.內部培訓：由公司內部經驗豐富的員工擔任培訓講師，針對業務知識、操作流程、工作技巧等方面進行培訓。內部培訓具有針對性強、貼近實際工作的特點，能夠幫助員工快速掌握工作所需技能。2.外部培訓：根據培訓需求，選派員工參加外部專業機構舉辦的培訓課程、研討會、講座等。外部培訓可以使員工接觸到行業最新動態和先進理念，拓寬視野，提升綜合素質。3.在線學習：利用網絡平臺提供的在線課程資源，讓員工自主學習相關知識和技能。在線學習具有靈活性高、學習時間自主安排的優點，方便員工根據自身情況進行學習提升。（三）員工發展1.建立員工職業發展通道，為員工提供晉升機會和發展空間。根據員工的工作表現、專業技能水平、綜合素質等因素，對員工進行定期考核和評估，為員工晉升提供依據。2.為員工制定個性化的職業發展規劃，根據員工的興趣、特長和職業目標，提供相應的培訓和指導，幫助員工實現個人價值與公司發展的有機結合。3.鼓勵員工參加行業資格認證考試和專業技術培訓，對取得相關證書和資質的員工給予一定的獎勵和支持，提升員工在行業內的競爭力。九、績效考核（一）考核指標1.業務人員考核指標：包括賬款回收率、追賬成功率、客戶滿意度、新客戶開發數量、業務成本控制等。2.內勤人員考核指標：包括工作效率、工作質量、檔案管理規范程度、部門協作配合情況等。3.財務人員考核指標：