銷售訂單管理制度樣板?一、總則（一）目的為規范公司銷售訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保銷售業務的順利開展，保障公司與客戶的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售訂單的管理，包括訂單的接收、評審、下達、執行、變更、終止及結算等環節。（三）基本原則1.準確性原則：訂單信息應準確無誤，確保產品規格、數量、交貨期、價格等關鍵要素清晰明確，避免因信息錯誤導致的訂單執行偏差。2.及時性原則：各部門應在規定時間內完成訂單處理的相關工作，提高訂單流轉速度，確保按時交貨，滿足客戶需求。3.完整性原則：訂單處理過程中的各項文件、記錄應完整保存，以備查詢和追溯。4.客戶導向原則：以客戶需求為出發點，提供優質的產品和服務，確保客戶滿意度。二、訂單接收（一）客戶訂單渠道1.客戶通過以下方式下達訂單：書面訂單：客戶以紙質文件形式提交的訂單，應包含訂單編號、產品名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點、客戶簽字等信息。電子訂單：客戶通過電子郵件、傳真、公司銷售管理系統等電子方式發送的訂單，訂單內容應符合書面訂單要求，并具備有效的電子簽名或蓋章。電話訂單：客戶通過電話方式下達的訂單，銷售人員應詳細記錄訂單信息，并在訂單下達后及時將記錄內容整理成書面或電子訂單形式，交客戶確認。（二）訂單接收流程1.銷售部門：銷售人員負責接收客戶訂單，并對訂單的完整性和準確性進行初步審核。審核內容包括訂單編號、客戶信息、產品信息、交貨期、交貨地點等。如發現訂單信息不完整或不準確，應及時與客戶溝通確認，補充或修正相關信息。2.訂單錄入：銷售人員將審核通過的訂單信息錄入公司銷售管理系統。錄入內容應與原始訂單一致，確保系統中訂單信息的準確性和及時性。三、訂單評審（一）評審職責分工1.銷售部門：負責組織訂單評審工作，協調各相關部門參與評審，并向客戶反饋評審結果。2.生產部門：評估訂單產品的生產可行性，包括生產能力、生產工藝、原材料供應等方面，提出生產計劃和交貨期建議。3.技術部門：對訂單產品的技術要求進行評審，確保產品設計和技術方案滿足客戶需求，并提供必要的技術支持。4.質量部門：審查訂單產品的質量標準和檢驗要求，制定質量控制計劃，確保產品質量符合客戶和公司要求。5.采購部門：根據訂單需求，評估原材料、零部件的采購可行性和交貨期，確保按時供應生產所需物資。（二）評審內容1.產品要求：評審訂單產品的規格、型號、技術要求等是否明確、合理，公司是否具備生產能力和技術條件滿足客戶需求。2.交貨期：根據公司生產計劃和產能，評估訂單交貨期是否可行，能否滿足客戶要求。如交貨期存在問題，應及時與客戶溝通協商解決方案。3.價格條款：審核訂單價格是否符合公司定價政策，價格條款是否明確、合理，是否存在潛在的價格風險。4.質量要求：確認訂單產品的質量標準和檢驗要求，評估公司質量控制措施能否保證產品質量達到客戶期望。5.包裝要求：審查訂單產品的包裝形式、包裝材料等是否符合客戶要求，確保產品在運輸過程中不受損壞。6.其他要求：如客戶對售后服務、運輸方式、付款方式等有特殊要求，也應在評審過程中進行充分考慮和溝通。（三）評審流程1.銷售部門發起評審：銷售人員在收到客戶訂單后，應及時填寫《訂單評審表》，明確訂單基本信息、產品要求、交貨期等內容，并將訂單及《訂單評審表》提交給生產、技術、質量、采購等相關部門。2.部門評審：各相關部門接到訂單評審任務后，應在規定時間內完成評審工作，并在《訂單評審表》上填寫評審意見。評審意見應明確表示是否同意接單，如不同意接單，應說明原因及建議解決方案。3.評審結果匯總：銷售部門負責收集各相關部門的評審意見，進行匯總分析。如各部門評審意見一致，銷售部門根據評審結果直接回復客戶；如存在分歧，銷售部門應組織相關部門進行協商溝通，尋求解決方案。協商達成一致后，銷售部門將最終評審結果回復客戶。4.評審記錄保存：訂單評審過程中的相關文件、記錄，如《訂單評審表》、各部門評審意見等，應妥善保存，作為訂單管理的重要依據，保存期限按照公司檔案管理制度執行。四、訂單下達（一）下達流程1.銷售部門根據訂單評審結果，如評審通過，在銷售管理系統中下達正式訂單。訂單下達后，系統自動生成訂單編號，并將訂單信息傳遞給相關部門。2.銷售部門將下達的訂單以書面或電子形式發送給客戶，確認訂單已正式生效。書面訂單應加蓋公司公章或合同專用章，電子訂單應通過加密方式發送，并要求客戶進行確認回復。（二）訂單變更通知1.在訂單執行過程中，如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應及時與客戶溝通，了解變更內容和原因，并填寫《訂單變更申請表》。2.將《訂單變更申請表》提交給相關部門進行評審，評審流程同訂單評審流程。各相關部門應根據訂單變更內容，評估對生產計劃、質量控制、原材料采購等方面的影響，并提出相應的處理意見。3.銷售部門根據評審結果，與客戶協商確定變更方案，并在銷售管理系統中對訂單進行相應變更。同時，及時將訂單變更信息通知相關部門，確保各部門能夠按照變更后的訂單要求進行工作。五、訂單執行（一）生產計劃安排1.生產部門根據下達的訂單信息，結合公司生產能力和庫存情況，制定詳細的生產計劃。生產計劃應明確產品生產批次、生產數量、生產進度安排、各工序完成時間等內容，確保生產任務按時完成。2.生產部門將生產計劃下達給各生產車間，并組織召開生產調度會議，協調解決生產過程中可能出現的問題，確保生產計劃的順利執行。（二）物料采購1.采購部門根據生產計劃和訂單需求，制定物料采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、交貨期等信息，并及時向供應商下達采購訂單。2.采購部門負責跟蹤供應商的供貨情況，確保原材料、零部件按時、按質、按量供應到公司。如因供應商原因導致物料供應延遲或質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協商解決，并采取相應的措施減少對生產進度的影響。（三）生產過程控制1.生產車間按照生產計劃組織生產，嚴格執行生產工藝和操作規程，確保產品質量符合要求。2.質量部門對生產過程進行全程質量監控，定期對產品進行檢驗和抽檢，及時發現和糾正質量問題。對不合格產品，應按照公司質量管理規定進行處理，嚴禁不合格產品流入下道工序或出廠。3.生產部門應及時統計生產進度，定期向銷售部門反饋訂單執行情況。如生產過程中出現異常情況，如設備故障、人員短缺、原材料供應不足等，應及時采取措施解決，并向銷售部門說明情況及預計交貨時間。（四）產品包裝與入庫1.產品生產完成后，生產車間按照訂單包裝要求進行產品包裝。包裝應牢固、美觀，確保產品在運輸過程中不受損壞。2.包裝完成后的產品經質量檢驗合格后，辦理入庫手續。倉庫管理人員應按照訂單要求對入庫產品進行核對、清點，確保產品數量、規格與訂單一致，并做好入庫記錄。六、訂單發貨（一）發貨通知1.銷售部門根據訂單交貨期和生產進度情況，在產品發貨前[X]天向客戶發送《發貨通知》，告知客戶產品預計發貨時間、發貨數量、運輸方式等信息。2.《發貨通知》應明確客戶需準備的收貨事項，如收貨地址、聯系人、聯系電話等，并要求客戶在收到通知后進行確認回復。（二）發貨流程1.倉庫管理人員根據銷售部門下達的《發貨通知》，組織安排產品發貨。發貨前，應對發貨產品進行再次核對，確保發貨產品的名稱、規格、數量等與訂單一致。2.按照客戶要求的運輸方式，選擇合適的物流公司進行產品運輸，并辦理托運手續。在辦理托運手續時，應確保托運單上的信息準確無誤，包括發貨人、收貨人、貨物名稱、數量、重量、體積、運輸路線等。3.倉庫管理人員負責跟蹤產品運輸情況，及時掌握貨物運輸狀態。如出現運輸延誤、貨物損壞等異常情況，應及時與物流公司溝通協商解決，并將情況反饋給銷售部門。（三）發貨記錄倉庫管理人員應做好發貨記錄，記錄內容包括發貨日期、訂單編號、產品名稱、規格、數量、運輸單號、物流公司名稱等信息。發貨記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。七、訂單結算（一）結算方式與周期1.公司與客戶的結算方式主要包括現金結算、銀行轉賬、支票結算等，具體結算方式由雙方在簽訂銷售合同時約定。2.訂單結算周期根據不同客戶和業務情況而定，一般分為月結、季結、貨到付款等。銷售部門應在訂單評審階段與客戶明確結算方式和周期，并在訂單執行過程中及時跟蹤客戶付款情況。（二）結算流程1.銷售部門在訂單發貨后，按照約定的結算周期及時向客戶開具發票。發票內容應與訂單產品名稱、規格、數量、金額等信息一致，并確保發票的真實性和合法性。2.財務部門負責審核銷售部門提交的發票及相關結算資料，確認無誤后進行賬務處理。同時，跟蹤客戶付款情況，及時與客戶溝通催收貨款。3.如客戶逾期未付款，財務部門應及時通知銷售部門，銷售部門負責與客戶溝通協商解決付款問題。如協商無果，可根據合同約定采取相應的法律措施追討貨款。（三）結算記錄與核對1.財務部門應建立完善的訂單結算記錄，詳細記錄每筆訂單的結算情況，包括發票開具日期、金額、客戶付款日期、付款金額等信息。2.定期與客戶進行賬務核對，確保雙方賬目一致。如發現賬目差異，應及時查明原因并進行調整，確保公司財務數據的準確性。八、訂單跟蹤與反饋（一）跟蹤職責1.銷售部門負責對訂單執行全過程進行跟蹤，及時了解訂單進度、發貨情況、客戶反饋等信息，并向相關部門反饋訂單執行過程中出現的問題。2.生產部門、采購部門、質量部門等相關部門應積極配合銷售部門的訂單跟蹤工作，及時提供訂單執行過程中的相關信息和數據。（二）跟蹤方式1.銷售部門通過銷售管理系統實時監控訂單執行狀態，定期與生產部門、倉庫管理人員等溝通，了解訂單生產進度、產品入庫情況等。2.建立訂單跟蹤臺賬，詳細記錄訂單執行過程中的各項信息，包括訂單編號、客戶名稱、訂單下達時間、交貨期、生產進度、發貨時間、運輸狀態、客戶反饋等內容。3.定期向客戶反饋訂單執行情況，及時解答客戶疑問，處理客戶投訴，提高客戶滿意度。反饋方式可采用電話、郵件、書面報告等形式。（三）異常情況處理1.在訂單跟蹤過程中，如發現訂單執行出現異常情況，如生產延誤、質量問題、運輸事故等，銷售部門應及時組織相關部門進行分析和處理。2.針對異常情況，各相關部門應制定具體的解決方案和措施，并明確責任人和時間節點，確保問題得到及時解決，減少對訂單交付的影響。3.銷售部門負責將異常情況及處理結果及時反饋給客戶，保持與客戶的溝通和協調，爭取客戶的理解和支持。九、訂單檔案管理（一）檔案內容訂單檔案應包括以下內容：1.客戶訂單原件（書面訂單或電子訂單）；2.《訂單評審表》及各部門評審意見；3.訂單下達記錄（銷售管理系統訂單下達記錄、書面訂單下達通知等）；4.訂單變更相關文件（《訂單變更申請表》、變更評審記錄等）；5.生產計劃、物料采購計劃、發貨記錄等訂單執行過程中的相關文件和記錄；6.發票、結算憑證等財務相關資料；7.客戶反饋記錄、投訴處理記錄等與訂單相關的其他資料。（二）檔案整理與歸檔1.銷售部門負責訂單檔案的收集、整理工作，按照訂單編號順序將訂單相關資料進行分類整理，確保資料的完整性和準確性。2.整理完成的訂單檔案應定期移交公司檔案管理部門進行歸檔保存。檔案管理部門應按照公司檔案管理制度對訂單檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和可查詢性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱訂單檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應