行政維修材料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政維修材料的管理，規(guī)范材料的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保維修工作的順利進行，降低維修成本，提高公司整體運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有行政辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、公共設(shè)施等的維修材料管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)維修實際需求，合理安排采購計劃，避免積壓和浪費。2.成本控制原則：在保證維修質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本，提高資金使用效益。3.質(zhì)量保證原則：所采購的維修材料必須符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保維修后的設(shè)施設(shè)備正常運行。4.規(guī)范管理原則：對維修材料的采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理，明確各部門和人員的職責(zé)。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負責(zé)制定行政維修材料的年度采購預(yù)算，并根據(jù)實際維修需求編制月度采購計劃。2.負責(zé)維修材料采購的具體實施，包括供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。3.負責(zé)建立維修材料庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。4.負責(zé)對維修材料的使用情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正浪費等不合理現(xiàn)象。（二）使用部門1.根據(jù)維修工作需要，提前向行政部門提交維修材料需求申請。2.負責(zé)本部門維修材料的領(lǐng)用和使用，按照規(guī)定填寫領(lǐng)用單，并確保材料的合理使用，杜絕浪費。3.協(xié)助行政部門對維修材料的庫存進行盤點，提供相關(guān)使用信息。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)審核維修材料采購預(yù)算和采購費用報銷，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.負責(zé)對維修材料的成本進行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（四）質(zhì)量檢驗部門1.對采購的維修材料進行質(zhì)量檢驗，確保材料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對維修后使用的材料質(zhì)量進行跟蹤和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。三、采購管理（一）采購計劃1.行政部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司下一年度的維修計劃和設(shè)施設(shè)備狀況，編制行政維修材料年度采購預(yù)算，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.每月末，各使用部門應(yīng)根據(jù)次月的維修任務(wù)，填寫《維修材料需求申請表》，詳細注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，提交給行政部門。3.行政部門匯總各使用部門的需求申請后，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容，并報部門負責(zé)人審核。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨及時的供應(yīng)商。2.對新供應(yīng)商進行評估時，應(yīng)收集其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資料，并實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營狀況。3.定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時進行調(diào)整或淘汰。（三）采購實施1.根據(jù)月度采購計劃，行政部門采購人員應(yīng)向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購材料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等要求。2.采購訂單應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。3.對于緊急采購需求，采購人員應(yīng)在確保質(zhì)量的前提下，盡快采購所需材料，并及時辦理相關(guān)審批手續(xù)。（四）采購驗收1.維修材料到貨后，采購人員應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門和使用部門進行驗收。2.質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購材料進行檢驗，檢查材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。對于不合格的材料，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨。3.使用部門根據(jù)維修需求對材料的實用性進行驗收。驗收合格后，采購人員、質(zhì)量檢驗人員和使用部門驗收人員應(yīng)在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)。四、庫存管理（一）倉庫設(shè)置與布局1.公司應(yīng)設(shè)置專門的行政維修材料倉庫，倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.倉庫內(nèi)應(yīng)根據(jù)材料的類別、用途、規(guī)格等進行合理分區(qū)，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于材料的存放和查找。（二）入庫管理1.采購材料到貨并驗收合格后，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將材料按照規(guī)定的位置存放，并在庫存臺賬上記錄入庫日期、材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對于自制或回收的維修材料，相關(guān)部門應(yīng)填寫《材料入庫單》，注明材料來源、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)質(zhì)量檢驗合格后交倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。（三）存儲管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存材料進行檢查，確保材料的存儲安全，防止材料損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。2.對有保質(zhì)期要求的材料，應(yīng)建立保質(zhì)期臺賬，按照先進先出的原則進行發(fā)放，避免過期使用。3.庫存材料應(yīng)分類存放，擺放整齊，便于盤點和發(fā)放。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（四）盤點管理1.倉庫管理人員應(yīng)每月對庫存材料進行盤點，編制《庫存盤點表》，詳細記錄盤點日期、材料名稱、規(guī)格型號、賬面數(shù)量、實際數(shù)量、盤盈盤虧情況等信息。2.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)將盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《盤盈盤虧報告表》，報部門負責(zé)人和財務(wù)部門審批。3.根據(jù)審批結(jié)果，倉庫管理人員對庫存臺賬進行調(diào)整，確保賬實相符。對于盤盈或盤虧的材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（五）出庫管理1.使用部門需要領(lǐng)用維修材料時，應(yīng)填寫《材料領(lǐng)用單》，注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字審批。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《材料領(lǐng)用單》發(fā)放材料，發(fā)放時應(yīng)核對材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)放完畢后，倉庫管理人員應(yīng)在《材料領(lǐng)用單》上簽字確認(rèn)，并在庫存臺賬上記錄出庫日期、領(lǐng)用部門、材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。4.對于貴重或限量領(lǐng)用的維修材料，應(yīng)實行專人專管制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和使用情況。五、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.使用部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的維修計劃和實際需求領(lǐng)用維修材料，不得超計劃或無計劃領(lǐng)用。2.領(lǐng)用的維修材料應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。如需變更用途，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審批。3.使用部門在領(lǐng)用材料時，應(yīng)仔細核對材料的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與倉庫管理人員或采購人員聯(lián)系。（二）現(xiàn)場管理1.維修人員在使用維修材料時，應(yīng)遵守操作規(guī)程，合理使用材料，避免浪費。2.維修現(xiàn)場應(yīng)保持整潔，材料應(yīng)擺放整齊，使用后的剩余材料應(yīng)及時清理回收，交倉庫管理人員辦理退庫手續(xù)。3.對于維修過程中產(chǎn)生的廢舊材料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行回收處理，不得隨意丟棄。（三）成本控制1.各部門應(yīng)加強對維修材料使用的成本控制意識，在保證維修質(zhì)量的前提下，盡量降低材料消耗。2.對于維修成本較高的項目，應(yīng)進行專項分析，找出成本控制的關(guān)鍵點，并采取相應(yīng)的措施進行改進。3.行政部門應(yīng)定期對維修材料的使用情況進行統(tǒng)計分析，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報材料消耗情況，為成本控制提供決策依據(jù)。六、報廢管理（一）報廢鑒定1.對于損壞嚴(yán)重、無法修復(fù)或已達到報廢年限的維修材料，使用部門應(yīng)填寫《材料報廢申請表》，詳細說明材料名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交給行政部門。2.行政部門組織質(zhì)量檢驗部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員對申請報廢的材料進行鑒定，確定是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的材料，由行政部門填寫《材料報廢審批表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對報廢申請進行審批，批準(zhǔn)后材料方可進行報廢處理。（三）報廢處理1.報廢材料經(jīng)批準(zhǔn)后，倉庫管理人員應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。對于有回收價值的報廢材料，應(yīng)進行回收再利用；對于無回收價值的報廢材料，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，如報廢金屬材料可交由有資質(zhì)的回收公司回收，報廢電子設(shè)備等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行拆解處理，避免環(huán)境污染。2.倉庫管理人員應(yīng)在庫存臺賬上記錄報廢材料的處理情況，包括報廢日期、處理方式、處理去向等信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對維修材料的采購、庫存、使用等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門和人員進行整改。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對維修材料費用的核算和監(jiān)督，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對維修材料管理情況進行審計，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題進行嚴(yán)肅處理。（二）考核辦法1.建立維修材料管理考核制度，對各部門和相關(guān)人員在維修材料管理工作中的表現(xiàn)進行考核。