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文檔簡介

行政維修材料管理制度?一、總則(一)目的為加強公司行政維修材料的管理,規范材料的采購、使用、庫存等環節,確保維修工作的順利進行,降低維修成本,提高公司整體運營效率,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內所有行政辦公區域、生產車間、公共設施等的維修材料管理。(三)基本原則1.按需采購原則:根據維修實際需求,合理安排采購計劃,避免積壓和浪費。2.成本控制原則:在保證維修質量的前提下,盡量降低采購成本,提高資金使用效益。3.質量保證原則:所采購的維修材料必須符合質量標準,確保維修后的設施設備正常運行。4.規范管理原則:對維修材料的采購、驗收、存儲、發放、使用等環節進行規范化管理,明確各部門和人員的職責。二、職責分工(一)行政部門1.負責制定行政維修材料的年度采購預算,并根據實際維修需求編制月度采購計劃。2.負責維修材料采購的具體實施,包括供應商的選擇、采購合同的簽訂與執行等。3.負責建立維修材料庫存臺賬,定期進行盤點,確保賬實相符。4.負責對維修材料的使用情況進行監督和檢查,及時發現和糾正浪費等不合理現象。(二)使用部門1.根據維修工作需要,提前向行政部門提交維修材料需求申請。2.負責本部門維修材料的領用和使用,按照規定填寫領用單,并確保材料的合理使用,杜絕浪費。3.協助行政部門對維修材料的庫存進行盤點,提供相關使用信息。(三)財務部門1.負責審核維修材料采購預算和采購費用報銷,確保費用支出的合理性和合規性。2.負責對維修材料的成本進行核算和分析,為成本控制提供數據支持。(四)質量檢驗部門1.對采購的維修材料進行質量檢驗,確保材料符合質量標準。2.對維修后使用的材料質量進行跟蹤和評估,發現問題及時反饋。三、采購管理(一)采購計劃1.行政部門應于每年末根據公司下一年度的維修計劃和設施設備狀況,編制行政維修材料年度采購預算,報公司領導審批。2.每月末,各使用部門應根據次月的維修任務,填寫《維修材料需求申請表》,詳細注明材料名稱、規格型號、數量、預計使用時間等信息,提交給行政部門。3.行政部門匯總各使用部門的需求申請后,結合庫存情況,編制月度采購計劃。采購計劃應明確采購材料的名稱、規格、數量、采購時間等內容,并報部門負責人審核。(二)供應商選擇1.行政部門應建立合格供應商名錄,通過市場調研、供應商推薦、招標等方式,選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理、供貨及時的供應商。2.對新供應商進行評估時,應收集其營業執照、稅務登記證、產品質量認證、業績證明等相關資料,并實地考察其生產經營狀況。3.定期對供應商進行考核,考核內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。對于考核不合格的供應商,應及時進行調整或淘汰。(三)采購實施1.根據月度采購計劃,行政部門采購人員應向選定的供應商發送采購訂單,明確采購材料的規格、數量、價格、交貨期等要求。2.采購訂單應經部門負責人審核后發送給供應商,并跟蹤訂單執行情況,確保供應商按時、按質、按量交貨。3.對于緊急采購需求,采購人員應在確保質量的前提下,盡快采購所需材料,并及時辦理相關審批手續。(四)采購驗收1.維修材料到貨后,采購人員應及時通知質量檢驗部門和使用部門進行驗收。2.質量檢驗部門按照相關質量標準對采購材料進行檢驗,檢查材料的規格、型號、數量、質量等是否符合要求。對于不合格的材料,應及時與供應商聯系退換貨。3.使用部門根據維修需求對材料的實用性進行驗收。驗收合格后,采購人員、質量檢驗人員和使用部門驗收人員應在《采購驗收單》上簽字確認。四、庫存管理(一)倉庫設置與布局1.公司應設置專門的行政維修材料倉庫,倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件。2.倉庫內應根據材料的類別、用途、規格等進行合理分區,并設置明顯的標識牌,便于材料的存放和查找。(二)入庫管理1.采購材料到貨并驗收合格后,倉庫管理人員應及時辦理入庫手續,將材料按照規定的位置存放,并在庫存臺賬上記錄入庫日期、材料名稱、規格型號、數量、供應商等信息。2.對于自制或回收的維修材料,相關部門應填寫《材料入庫單》,注明材料來源、名稱、規格型號、數量等信息,經質量檢驗合格后交倉庫管理人員辦理入庫手續。(三)存儲管理1.倉庫管理人員應定期對庫存材料進行檢查,確保材料的存儲安全,防止材料損壞、變質、丟失等情況發生。2.對有保質期要求的材料,應建立保質期臺賬,按照先進先出的原則進行發放,避免過期使用。3.庫存材料應分類存放,擺放整齊,便于盤點和發放。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品,應按照相關規定進行單獨存放,并采取相應的安全防護措施。(四)盤點管理1.倉庫管理人員應每月對庫存材料進行盤點,編制《庫存盤點表》,詳細記錄盤點日期、材料名稱、規格型號、賬面數量、實際數量、盤盈盤虧情況等信息。2.盤點結束后,倉庫管理人員應將盤點結果與庫存臺賬進行核對,如發現賬實不符,應及時查明原因,并填寫《盤盈盤虧報告表》,報部門負責人和財務部門審批。3.根據審批結果,倉庫管理人員對庫存臺賬進行調整,確保賬實相符。對于盤盈或盤虧的材料,應按照相關規定進行處理。(五)出庫管理1.使用部門需要領用維修材料時,應填寫《材料領用單》,注明材料名稱、規格型號、數量、領用用途等信息,并經部門負責人簽字審批。2.倉庫管理人員根據審批后的《材料領用單》發放材料,發放時應核對材料的名稱、規格型號、數量等信息,確保發放準確無誤。3.發放完畢后,倉庫管理人員應在《材料領用單》上簽字確認,并在庫存臺賬上記錄出庫日期、領用部門、材料名稱、規格型號、數量等信息。4.對于貴重或限量領用的維修材料,應實行專人專管制度,嚴格控制領用數量和使用情況。五、使用管理(一)領用規定1.使用部門應按照批準的維修計劃和實際需求領用維修材料,不得超計劃或無計劃領用。2.領用的維修材料應按照規定的用途使用,不得挪作他用。如需變更用途,應經相關部門審批。3.使用部門在領用材料時,應仔細核對材料的規格、型號、數量等信息,如發現問題應及時與倉庫管理人員或采購人員聯系。(二)現場管理1.維修人員在使用維修材料時,應遵守操作規程,合理使用材料,避免浪費。2.維修現場應保持整潔,材料應擺放整齊,使用后的剩余材料應及時清理回收,交倉庫管理人員辦理退庫手續。3.對于維修過程中產生的廢舊材料,應按照公司相關規定進行回收處理,不得隨意丟棄。(三)成本控制1.各部門應加強對維修材料使用的成本控制意識,在保證維修質量的前提下,盡量降低材料消耗。2.對于維修成本較高的項目,應進行專項分析,找出成本控制的關鍵點,并采取相應的措施進行改進。3.行政部門應定期對維修材料的使用情況進行統計分析,向公司領導匯報材料消耗情況,為成本控制提供決策依據。六、報廢管理(一)報廢鑒定1.對于損壞嚴重、無法修復或已達到報廢年限的維修材料,使用部門應填寫《材料報廢申請表》,詳細說明材料名稱、規格型號、購置時間、報廢原因等信息,并提交給行政部門。2.行政部門組織質量檢驗部門、財務部門等相關人員對申請報廢的材料進行鑒定,確定是否符合報廢條件。(二)報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的材料,由行政部門填寫《材料報廢審批表》,報公司領導審批。2.公司領導根據審批權限對報廢申請進行審批,批準后材料方可進行報廢處理。(三)報廢處理1.報廢材料經批準后,倉庫管理人員應按照公司相關規定進行處理。對于有回收價值的報廢材料,應進行回收再利用;對于無回收價值的報廢材料,應按照環保要求進行妥善處理,如報廢金屬材料可交由有資質的回收公司回收,報廢電子設備等應按照相關規定進行拆解處理,避免環境污染。2.倉庫管理人員應在庫存臺賬上記錄報廢材料的處理情況,包括報廢日期、處理方式、處理去向等信息。七、監督與考核(一)監督檢查1.行政部門應定期對維修材料的采購、庫存、使用等情況進行監督檢查,發現問題及時督促相關部門和人員進行整改。2.財務部門應加強對維修材料費用的核算和監督,確保費用支出的合理性和合規性。3.公司內部審計部門應定期對維修材料管理情況進行審計,對發現的違規問題進行嚴肅處理。(二)考核辦法1.建立維修材料管理考核制度,對各部門和相關人員在維修材料管理工作中的表現進行考核。

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