超市貨款結算管理制度?一、總則（一）目的為了加強超市貨款結算管理，規范結算流程，確保資金安全、及時回籠，提高資金使用效率，保障超市的正常運營，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于超市與供應商之間的貨款結算業務，包括商品采購、退貨、換貨等涉及資金往來的所有交易。（三）基本原則1.準確及時原則結算人員應確保貨款結算信息的準確性，按照合同約定的結算周期和方式及時辦理結算手續，避免逾期結算給雙方帶來不必要的損失。2.安全規范原則嚴格遵守國家相關法律法規和財務制度，保障結算過程的安全性，規范操作流程，防止資金風險和違規行為。3.公平公正原則在貨款結算過程中，應秉持公平公正的態度，維護超市和供應商雙方的合法權益，不得偏袒任何一方。4.合作共贏原則通過良好的貨款結算管理，建立與供應商長期穩定的合作關系，實現互利共贏，共同促進超市業務的發展。二、結算流程（一）采購訂單審核1.采購部門在與供應商簽訂采購合同或下達采購訂單時，應明確商品名稱、規格、數量、價格、交貨日期、結算方式等條款，并確保訂單信息準確無誤。2.采購訂單下達后，采購部門應將訂單副本提交給財務部門備案，財務部門對訂單中的結算條款進行審核，如發現問題及時與采購部門溝通協商，確保結算依據清晰明確。（二）到貨驗收1.商品到貨后，倉庫驗收人員應按照采購訂單和相關驗收標準對商品的數量、質量、規格等進行驗收。2.驗收合格的商品，倉庫驗收人員應在送貨單上簽字確認，并將送貨單及時傳遞給采購部門和財務部門。如發現商品存在質量問題或數量短缺等情況，應及時與供應商聯系協商解決，并在送貨單上注明相關情況。（三）發票開具與傳遞1.供應商應在規定的時間內，根據驗收合格的商品數量和金額開具合法有效的發票，并將發票及時傳遞給超市。發票內容應與采購訂單、送貨單一致，包括商品名稱、規格、數量、單價、金額等詳細信息。2.采購部門收到供應商開具的發票后，應進行初步審核，檢查發票的真實性、完整性和準確性。審核無誤后，在發票上加蓋"發票已收"章，并將發票傳遞給財務部門。（四）結算申請與審核1.財務部門結算人員根據采購訂單、送貨單和發票等相關資料，在規定的結算周期內，填寫貨款結算申請表，詳細列出供應商名稱、結算金額、結算方式、結算周期等信息。2.結算申請表提交后，財務部門負責人應進行審核，重點審核結算依據是否充分、結算金額是否準確、結算方式是否符合合同約定等。審核通過后，在結算申請表上簽字批準。（五）付款審批1.經財務部門審核批準的結算申請表，按照超市的資金審批流程提交給相關領導進行付款審批。付款審批應根據超市的資金狀況、預算安排等因素進行綜合考慮，確保付款的合理性和可行性。2.各級領導應在規定的時間內完成付款審批手續，如發現問題應及時與財務部門溝通協商，提出修改意見或拒絕付款的理由。（六）款項支付1.付款審批通過后，財務部門根據審批意見安排資金支付。對于符合銀行轉賬支付條件的，應通過銀行轉賬方式將貨款支付給供應商，并在付款憑證上注明付款日期、付款金額、供應商名稱等信息。2.對于需要以現金方式支付的貨款，應嚴格按照現金管理規定辦理，確保現金支付的安全性和合規性。支付現金時，應由供應商出具收款收據，并由財務人員和相關授權人員簽字確認。（七）賬務處理1.財務部門在完成款項支付后，應及時進行賬務處理，根據付款憑證登記相關賬簿，確保賬務記錄的準確性和完整性。2.同時，財務部門應定期與供應商進行對賬，核對雙方的往來賬目，如發現差異應及時查明原因并進行調整，確保雙方賬目一致。三、結算方式（一）支票結算1.適用范圍：適用于同城交易且信用良好的供應商。2.操作流程：財務部門根據結算申請開具支票，填寫支票日期、收款人、金額、用途等信息，并加蓋銀行預留印鑒。支票開具后，應及時通知采購部門或相關人員將支票交付給供應商，并要求供應商在支票存根上簽字確認。供應商收到支票后，應在規定的時間內到銀行辦理入賬手續。財務部門應定期與銀行核對支票支付情況，確保支票款項及時到賬。（二）銀行轉賬結算1.適用范圍：適用于同城和異地交易的供應商。2.操作流程：財務部門根據結算申請，通過網上銀行或其他銀行轉賬方式將貨款支付給供應商。在轉賬時，應準確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息。轉賬完成后，財務部門應打印轉賬回單，并將回單作為付款憑證進行賬務處理。同時，應及時通知供應商查收款項，并要求供應商在收到款項后確認收款信息。（三）商業匯票結算1.適用范圍：適用于與信用等級較高的供應商之間的結算，且雙方協商一致同意采用商業匯票結算方式。2.操作流程：財務部門根據結算申請，向供應商開具商業匯票，包括銀行承兌匯票和商業承兌匯票。開具商業匯票時，應按照銀行相關規定辦理手續，確保匯票的真實性和有效性。商業匯票開具后，應及時交付給供應商，并要求供應商在匯票上簽字確認。供應商應在匯票到期日前將匯票背書轉讓給銀行或其他收款人，辦理款項結算。財務部門應跟蹤商業匯票的到期兌付情況，如發現匯票到期無法兌付等異常情況，應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施保障超市的資金安全。（四）現金結算1.適用范圍：一般適用于金額較小、零星采購或供應商要求現金支付的情況，但應嚴格控制現金結算的范圍和金額。2.操作流程：財務部門根據結算申請，準備相應金額的現金。支付現金時，應由財務人員和相關授權人員共同辦理，確保現金支付的安全。現金支付完成后，應要求供應商出具收款收據，并在收據上注明收款日期、金額、用途等信息。收款收據應作為付款憑證進行賬務處理。四、結算周期（一）定義結算周期是指超市與供應商之間約定的貨款結算間隔時間。（二）具體規定1.超市應根據與供應商簽訂的采購合同或協議，明確規定結算周期。結算周期一般分為月結、季結、半年結等，具體結算周期應根據超市的業務特點、供應商的信用狀況等因素綜合確定。2.月結是指每月固定日期對上月的采購業務進行貨款結算；季結是指每季度末對本季度的采購業務進行貨款結算；半年結是指每半年末對上半年的采購業務進行貨款結算。3.在結算周期內，超市應按照合同約定的結算方式和時間及時辦理貨款結算手續，確保供應商的資金及時回籠。同時，供應商應在規定的時間內提供合法有效的發票等結算憑證，以便超市進行結算。五、特殊情況處理（一）退貨結算1.因商品質量問題、滯銷等原因發生退貨時，采購部門應及時與供應商溝通協商，辦理退貨手續。退貨商品經倉庫驗收合格后，倉庫應開具退貨單，并將退貨單傳遞給采購部門和財務部門。2.財務部門根據退貨單和相關結算資料，在規定的結算周期內辦理退貨貨款的結算。退貨貨款的結算方式和金額應與采購時的結算方式和金額相對應，如采購時采用銀行轉賬支付，退貨時也應通過銀行轉賬方式將退貨貨款退還給供應商。3.對于已開具發票的退貨業務，如發票已認證抵扣，供應商應按照稅務部門的規定開具紅字發票，超市憑紅字發票進行賬務處理和退貨貨款結算。（二）換貨結算1.因商品質量問題、規格不符等原因需要換貨時，采購部門應與供應商協商確定換貨商品的品種、數量、規格等信息，并辦理換貨手續。換貨商品到貨后，倉庫應按照驗收標準進行驗收，驗收合格后開具換貨單，并將換貨單傳遞給采購部門和財務部門。2.財務部門根據換貨單和相關結算資料，在規定的結算周期內辦理換貨業務的貨款結算。換貨貨款的結算應根據實際換貨情況進行調整，如換貨商品價值高于原商品價值，超市應補足差價；如換貨商品價值低于原商品價值，供應商應退還差價。3.換貨業務涉及發票開具的，應按照稅務部門的規定進行處理，確保發票開具的合法性和準確性。（三）折扣與折讓結算1.超市與供應商協商確定的商品折扣、折讓等優惠政策，應在采購合同或協議中明確規定。在結算時，財務部門應根據合同約定的折扣、折讓比例和實際采購金額，計算實際應支付的貨款金額。2.對于有明確折扣、折讓政策的采購業務，供應商應按照合同約定開具發票，發票金額應為扣除折扣、折讓后的實際金額。財務部門應根據發票金額進行賬務處理和貨款結算。3.如因市場價格波動等原因需要臨時協商調整折扣、折讓政策的，應簽訂補充協議，并在結算時按照補充協議執行。（四）逾期結算處理1.如供應商未在合同約定的結算周期內提供合法有效的發票等結算憑證，或超市未在規定時間內完成貨款支付，導致結算逾期的，應按照合同約定承擔相應的違約責任。2.對于逾期結算的情況，財務部門應及時與供應商溝通協商，了解逾期原因，并督促雙方盡快完成結算手續。同時，應記錄逾期結算情況，作為對供應商信用評估的重要依據。3.如因供應商原因導致逾期結算，超市有權從應支付的貨款中扣除一定比例的違約金，違約金比例應在合同中明確約定。如因超市原因導致逾期結算，應向供應商支付相應的逾期利息，逾期利息按照銀行同期貸款利率計算。六、對賬管理（一）對賬頻率1.超市應定期與供應商進行對賬，確保雙方往來賬目清晰準確。對賬頻率一般為每月一次，對于業務往來頻繁、金額較大的供應商，可適當增加對賬次數。2.在每次對賬前，財務部門應整理好相關的賬目資料，包括采購訂單、送貨單、發票、付款憑證等，以便與供應商進行核對。（二）對賬方式1.對賬方式可采用紙質對賬單對賬和電子對賬單對賬兩種方式。紙質對賬單由財務部門打印并加蓋公章后郵寄給供應商，供應商核對無誤后簽字蓋章并寄回超市；電子對賬單可通過電子郵件、財務軟件系統等方式發送給供應商，供應商在規定時間內回復確認。2.無論采用哪種對賬方式，雙方應在對賬單上詳細注明賬目明細、核對結果、差異原因等信息。如發現賬目存在差異，應及時查明原因并進行調整，確保雙方賬目一致。（三）差異處理1.對于對賬過程中發現的賬目差異，雙方應及時溝通協商，查找差異原因。差異原因可能包括發票開具錯誤、送貨數量不符、付款記錄有誤等。2.如因發票開具錯誤導致的差異，供應商應及時開具正確的發票進行調整；如因送貨數量不符導致的差異，應核對實際送貨情況并進行相應的賬務處理；如因付款記錄有誤導致的差異，應查明付款憑證和相關記錄，進行更正。3.在差異原因查明并調整后，雙方應重新進行對賬，確保賬目一致。如經過多次溝通協商仍無法解決的差異問題，可通過雙方上級領導協商解決或尋求第三方機構進行審計核實。七、監督與檢查（一）內部監督1.超市內部審計部門應定期對貨款結算業務進行審計監督，檢查結算流程是否合規、結算依據是否充分、付款審批是否嚴格執行等。2.審計部門應抽取一定數量的結算業務進行詳細審查，查閱相關憑證、合同、報表等資料，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監督1.超市應積極配合稅務、財政等相關部門的監督檢查，確保貨款結算業務符合國家法律法規和財務制度的要求。2.對于稅務部門的檢查，應提供真實、準確、完整的結算資料，如發票、合同、付款憑證等，接受稅務部門對發票開具、納稅申報等方面的監督。八、考核與獎懲（一）考核指標1.貨款結算及時率：考核財務部門在規定時間內完成貨款結算的比例，計算公式為：貨款結算及時率=及時結算的筆數/應結算的總筆數×100%。2.結算準確率：考核貨款結算金額的準確性，計算公式為：結算準確率=結算金額正確的筆數/結算總筆數×100%。3.對賬差異率：考核對賬過程中雙方賬目差異的情況，計算公式為：對賬差異率=存在差異的對賬筆數/對賬總筆數×100%。（二）獎懲措施1.對于在貨款結算管理工作中表現優秀的部門和個人，如結算及時、準確率高、