供應商維保管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范公司供應商維保服務的管理，確保公司設備設施的正常運行，保障生產經營活動的順利進行，提高供應商維保服務質量，降低維保成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于與公司簽訂維保服務合同的所有供應商，包括但不限于設備制造商、專業維保公司等，涵蓋公司內各類生產設備、辦公設施、動力系統、安防系統等需要進行維保服務的資產。3.基本原則質量第一原則：維保服務應確保設備設施達到規定的性能標準和運行要求，保障公司生產經營活動不受影響。及時響應原則：供應商應建立快速響應機制，在接到維保需求通知后，能夠及時到達現場進行維修處理，盡量縮短停機時間。成本效益原則：在保證維保質量的前提下，合理控制維保成本，通過優化維保方案、提高工作效率等方式，實現成本與效益的平衡。合作共贏原則：公司與供應商應建立長期穩定的合作關系，共同努力提高設備設施的可靠性和使用壽命，實現互利共贏。二、供應商選擇與評估1.供應商選擇標準資質信譽：具有合法有效的營業執照、相關行業資質證書，具備良好的商業信譽，無不良經營記錄。技術能力：擁有專業的技術團隊，具備豐富的設備維保經驗和技術水平，能夠提供符合公司需求的維保技術方案。服務質量：過往維保服務業績良好，客戶評價較高，能夠提供優質、高效、及時的服務。價格合理：維保報價應合理透明，在保證服務質量的前提下，具有市場競爭力。應急處理能力：具備完善的應急響應機制，能夠在緊急情況下迅速到達現場進行處理，最大限度減少損失。2.供應商選擇流程需求提出：公司相關部門根據設備設施的維保需求，提出供應商選擇申請，明確維保服務內容、要求、預算等。市場調研：采購部門通過網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等方式，收集潛在供應商信息，并進行初步篩選。資質審查：對初步篩選出的供應商進行資質審查，核實其營業執照、資質證書、業績證明等相關資料的真實性和有效性。實地考察：組織相關人員對通過資質審查的供應商進行實地考察，了解其公司規模、技術設備、人員配備、管理水平等情況。報價評審：要求供應商提供詳細的維保報價單，采購部門會同技術部門、使用部門等對報價進行評審，綜合考慮價格、服務質量、技術能力等因素，確定中標供應商。合同簽訂：與中標供應商簽訂維保服務合同，明確雙方的權利和義務、維保服務內容、服務期限、價格、付款方式、違約責任等條款。3.供應商評估定期評估：每年對供應商的維保服務進行一次全面評估，評估內容包括服務質量、維修及時性、成本控制、客戶滿意度等方面。不定期抽查：在維保服務期間，不定期對供應商的服務情況進行抽查，發現問題及時要求供應商整改。評估方式：通過查閱維保記錄、現場檢查、客戶反饋、數據分析等方式收集評估信息，采用定量與定性相結合的方法進行評估。評估結果應用：根據評估結果，對表現優秀的供應商給予表彰和獎勵，對存在問題的供應商提出整改要求，如整改后仍不符合要求，可終止合作。三、維保服務合同管理1.合同簽訂采購部門負責與選定的供應商簽訂維保服務合同，合同文本應符合法律法規要求，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括維保服務范圍、服務標準、服務期限、價格、付款方式、質量保證、違約責任、爭議解決方式等條款。簽訂合同前，應組織相關部門對合同條款進行審核，確保合同條款清晰、準確、完整，避免潛在的法律風險和糾紛。2.合同執行供應商應嚴格按照合同約定履行維保服務義務，確保服務質量和進度。公司相關部門應按照合同約定及時支付維保費用，同時對供應商的服務情況進行監督檢查。在合同執行過程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款，雙方應協商一致，并簽訂書面補充協議。3.合同變更與終止合同變更：在合同履行期間，如因設備設施改造、業務調整等原因需要變更維保服務內容或范圍，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。合同終止：合同期滿后，如雙方不再續簽合同，應提前通知對方，并按照合同約定辦理相關終止手續。如在合同履行期間，一方出現嚴重違約行為，另一方有權提前終止合同，并要求違約方承擔相應的違約責任。四、維保服務過程管理1.維保計劃制定供應商應根據公司設備設施的特點和運行狀況，制定詳細的維保計劃，明確維保項目、維保周期、維保人員等內容。維保計劃應提前提交給公司相關部門審核，經審核同意后嚴格按照計劃執行。在維保計劃執行過程中，如因設備設施故障、運行環境變化等原因需要調整維保計劃，供應商應及時通知公司相關部門，并說明調整原因和調整后的計劃安排。2.維保服務實施供應商應按照維保計劃和服務標準，組織專業維保人員按時到達現場進行維保服務。維保人員應嚴格遵守公司的安全管理制度和操作規程，確保維保工作安全、有序進行。在維保服務過程中，如發現設備設施存在安全隱患或其他問題，應及時向公司相關部門報告，并提出合理的解決方案。維保服務完成后，維保人員應填寫維保記錄，詳細記錄維保項目、維修情況、更換的零部件等信息，并由公司相關人員簽字確認。3.維保質量監督公司相關部門應定期對供應商的維保服務質量進行監督檢查，檢查內容包括維保計劃執行情況、維修質量、服務態度、安全管理等方面。建立維保服務質量反饋機制，鼓勵公司員工對維保服務質量進行監督和反饋，對發現的問題及時通知供應商進行整改。對于維保服務質量不符合要求的供應商，公司有權要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可按照合同約定扣除相應的服務費用或終止合作。4.應急維修管理供應商應建立應急維修隊伍，配備必要的應急維修設備和工具，確保在緊急情況下能夠迅速響應。制定應急維修預案，明確應急維修流程、責任分工、響應時間等內容，并定期進行演練。在接到公司應急維修通知后，供應商應在規定時間內到達現場進行維修處理，盡快恢復設備設施的正常運行。應急維修完成后，供應商應及時向公司相關部門提交應急維修報告，說明故障原因、維修措施、維修結果等情況。五、維保費用管理1.費用預算編制采購部門應根據公司設備設施的維保需求和市場行情，編制年度維保費用預算，明確各項維保服務的費用明細和預算總額。維保費用預算應提交給公司財務部門審核，經審核同意后納入公司年度預算管理。2.費用支付公司財務部門按照合同約定的付款方式和時間節點，及時支付供應商的維保費用。在支付維保費用前，采購部門應審核供應商提交的發票、維保記錄等相關資料，確保資料真實、完整、合規。如供應商提供的維保服務不符合合同要求，公司財務部門有權按照合同約定扣除相應的服務費用。3.費用核算與分析財務部門定期對維保費用進行核算和分析，對比實際費用與預算費用的差異，分析費用變動的原因。通過費用核算與分析，發現維保費用管理中存在的問題，及時采取措施進行改進，如優化維保方案、控制維修成本等。六、培訓與技術支持1.培訓需求評估公司相關部門根據設備設施的更新換代情況、新技術應用需求等，定期評估員工的維保技能培訓需求。結合供應商提供的維保技術資料和服務內容，確定培訓的內容、方式、時間等。2.培訓實施供應商應根據公司的培訓需求，制定詳細的培訓計劃，并組織專業技術人員對公司員工進行培訓。培訓方式可采用現場培訓、集中授課、在線學習等多種形式，確保員工能夠掌握相關的維保知識和技能。在培訓過程中，應注重實踐操作和案例分析，提高員工的實際操作能力和解決問題的能力。3.技術支持供應商應建立技術支持熱線或在線服務平臺，及時解答公司員工在維保過程中遇到的技術問題。根據公司設備設施的升級改造需求，提供相應的技術咨詢和解決方案，協助公司提高設備設施的性能和可靠性。定期向公司提供最新的維保技術資料和行業動態信息，幫助公司員工了解行業發展趨勢和新技術應用情況。七、考核與獎懲1.考核指標服務質量：包括維修及時率、維修成功率、設備設施完好率等指標。維修成本：實際維修費用與預算費用的對比情況。客戶滿意度：通過客戶調查、反饋等方式收集客戶對維保服務的滿意度評價。應急處理能力：應急響應時間、應急維修效果等指標。2.考核方式定期考核：每月或每季度對供應商的維保服務進行一次考核，根據考核指標進行量化評分。不定期考核：在維保服務期間，不定期對供應商的服務情況進行抽查考核，發現問題及時記錄并納入考核范圍。綜合評價：結合定期考核和不定期考核結果，對供應商的維保服務進行綜合評價。3.獎懲措施獎勵：對于考核成績優秀的供應商，給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、增