行政管理文件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政管理文件的規范化管理，提高文件處理效率，確保文件的安全性、完整性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類行政管理文件的制定、審批、發布、使用、修訂、廢止及存檔等全過程管理。（三）基本原則1.準確性原則：文件內容應準確反映公司管理要求和實際情況，避免模糊、歧義或錯誤表述。2.及時性原則：文件的制定、審批、發布等環節應嚴格按照規定的時間節點進行，確保文件能及時傳達和執行。3.規范性原則：文件格式、編號、排版等應符合公司統一規范，保持文件的一致性和嚴肅性。4.保密性原則：涉及公司機密的文件應嚴格按照保密規定進行管理，防止信息泄露。二、文件分類（一）行政制度類包括公司各項行政管理規章制度，如考勤制度、財務報銷制度、會議制度、辦公用品管理制度等，用于規范公司內部管理流程和員工行為準則。（二）行政公文類1.上行文：如請示、報告等，用于向公司上級主管部門或相關政府部門匯報工作、請求指示或批準事項。2.下行文：如通知、決定、通報等，用于傳達公司決策、部署工作任務、發布重要信息等。3.平行文：如函等，用于與公司外部相關單位或部門進行溝通、協調工作等。（三）行政事務類1.工作計劃與總結：包括公司年度、季度、月度工作計劃以及相應的工作總結，用于明確工作目標、安排工作進度和評估工作成效。2.會議紀要：記錄公司各類會議的主要內容、決議事項和工作要求，以便于傳達會議精神和跟蹤工作落實情況。3.通知公告：發布公司內部各類通知、公告、通告等信息，確保員工及時了解公司動態和工作安排。4.工作簡報：定期或不定期發布公司工作進展情況、重要工作成果、經驗交流等內容，供公司內部人員參考。（四）行政檔案類1.人事檔案：包括員工個人基本信息、勞動合同、薪資待遇、培訓記錄、考核評價等資料，是員工管理的重要依據。2.業務檔案：涉及公司各項業務活動的文件資料，如項目策劃書、招投標文件、業務合同等，為業務工作提供支持和參考。3.財務檔案：包含公司財務收支憑證、報表、審計報告等資料，是財務管理和監督的重要依據。4.其他檔案：如公司資質證書、榮譽證書、固定資產檔案等，記錄公司重要資產和榮譽信息。三、文件編號與格式（一）編號規則1.行政制度類文件編號："xz部門年份序號"，其中"xz"代表行政制度，"部門"為制度制定部門簡稱，"年份"為文件制定年份，"序號"為該部門當年制定的制度順序號。例如："xz行政部202301"表示行政部2023年制定的第1號行政制度。2.行政公文類文件編號：上行文："sh年份序號"，"sh"代表上行文，"年份"為發文年份，"序號"為當年上行文順序號。下行文："xh年份序號"，"xh"代表下行文，"年份"為發文年份，"序號"為當年下行文順序號。平行文："hx年份序號"，"hx"代表平行文，"年份"為發文年份，"序號"為當年平行文順序號。3.行政事務類文件編號：工作計劃與總結："jh年份部門序號"，"jh"代表工作計劃與總結，"年份"為計劃或總結年份，"部門"為編制部門簡稱，"序號"為該部門當年計劃或總結順序號。會議紀要："jy年份會議名稱序號"，"jy"代表會議紀要，"年份"為紀要年份，"會議名稱"為會議全稱簡稱，"序號"為當年該會議紀要順序號。通知公告："tz年份序號"，"tz"代表通知公告，"年份"為發布年份，"序號"為當年通知公告順序號。工作簡報："jb年份期數"，"jb"代表工作簡報，"年份"為簡報年份，"期數"為當年簡報期數。4.行政檔案類文件編號：人事檔案："rs員工編號"，"rs"代表人檔案，"員工編號"為公司為員工分配的唯一編號。業務檔案："yw業務類別年份序號"，"yw"代表業務檔案，"業務類別"為業務活動分類簡稱，"年份"為業務發生年份，"序號"為當年該業務類別檔案順序號。財務檔案："cw年份檔案類別序號"，"cw"代表財務檔案，"年份"為檔案年份，"檔案類別"為財務檔案分類簡稱，"序號"為當年該檔案類別順序號。其他檔案："qt檔案類別年份序號"，"qt"代表其他檔案，"檔案類別"為其他檔案分類簡稱，"年份"為檔案年份，"序號"為當年該檔案類別順序號。（二）格式規范1.頁面設置：一般采用A4紙，頁邊距上、下各2.54cm，左、右各3.17cm。2.字體字號：一般用二號宋體加粗，居中排列。正文：一般用小四號宋體，行距為1.5倍行距。小一般用四號宋體加粗。3.段落格式：首行縮進2個字符，段前、段后間距一般為0.5行。4.編號與頁碼：文件編號位于標題下方靠右位置，頁碼位于頁面底部居中位置。四、文件制定與審批（一）職責分工1.行政部：負責統籌公司行政管理文件的制定工作，明確文件制定的牽頭部門和參與部門，組織協調文件制定過程中的溝通、審核等工作。2.牽頭部門：負責具體文件的起草、調研、征求意見等工作，確保文件內容符合公司實際情況和管理需求。3.參與部門：根據牽頭部門要求，提供相關資料和意見建議，協助完善文件內容。4.審批部門：按照公司規定的審批流程，對文件進行審核批準，確保文件的合法性、合規性和有效性。（二）制定流程1.需求提出：根據公司管理需要或業務發展要求，由相關部門或人員提出文件制定需求，填寫《文件制定申請表》，詳細說明文件制定的目的、依據、主要內容等。2.立項審批：行政部對《文件制定申請表》進行審核，報公司領導批準后確定文件制定項目，并明確牽頭部門和完成時間節點。3.起草編寫：牽頭部門按照要求開展文件起草工作，廣泛收集相關資料，進行深入調研分析，結合公司實際情況編寫文件初稿。4.征求意見：文件初稿形成后，牽頭部門將其發送給相關部門和人員征求意見，征求意見時間一般不少于[x]個工作日。相關部門和人員應認真閱讀文件，提出書面修改意見和建議。5.修改完善：牽頭部門對征求到的意見進行匯總整理，對文件初稿進行修改完善，形成文件征求意見稿。6.審核會簽：文件征求意見稿提交行政部進行格式審核，同時送相關部門會簽。會簽部門應在規定時間內簽署意見，如無異議則視為同意，如有異議應詳細說明理由。7.審批發布：行政部將經過格式審核和會簽的文件提交公司領導審批。公司領導根據審核情況作出批準、修改或駁回的決定。文件經批準后，由行政部按照規定的格式和渠道進行發布。五、文件發布與使用（一）發布渠道1.公司內部辦公系統：重要行政制度、行政公文、行政事務類文件等通過公司內部辦公系統發布，員工可通過系統查閱、下載和打印。2.公告欄：行政事務類文件中的通知公告等在公司公告欄張貼，供員工及時了解。3.紙質文件：對于一些需要員工簽字確認或存檔的文件，可印發紙質文件發放給相關部門和人員。（二）使用要求1.員工應及時關注公司內部辦公系統和公告欄發布的文件，認真閱讀文件內容，了解公司工作要求和安排。2.文件使用部門應按照文件規定的流程和要求執行相關工作，確保文件的有效落實。3.涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密規定進行管理和使用，未經授權不得擅自復印、傳播或泄露。六、文件修訂與廢止（一）修訂情形1.國家法律法規、政策發生變化，導致公司相關文件需要進行修訂。2.公司組織架構、業務范圍、管理模式等發生重大調整，原文件內容不再適用。3.文件執行過程中發現存在問題或漏洞，需要進行修訂完善。4.其他需要修訂文件的情形。（二）修訂流程1.修訂申請：由相關部門或人員提出文件修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內容及修訂后的文件框架。2.審核批準：行政部對《文件修訂申請表》進行審核，報公司領導批準后確定修訂項目，并明確牽頭部門和完成時間節點。3.修訂編寫：牽頭部門按照要求對文件進行修訂，形成修訂稿。4.征求意見：修訂稿形成后，牽頭部門將其發送給相關部門和人員征求意見，征求意見時間一般不少于[x]個工作日。相關部門和人員應認真閱讀修訂稿，提出書面修改意見和建議。5.修改完善：牽頭部門對征求到的意見進行匯總整理，對修訂稿進行修改完善，形成文件修訂征求意見稿。6.審核會簽：文件修訂征求意見稿提交行政部進行格式審核，同時送相關部門會簽。會簽部門應在規定時間內簽署意見，如無異議則視為同意，如有異議應詳細說明理由。7.審批發布：行政部將經過格式審核和會簽的文件修訂稿提交公司領導審批。公司領導根據審核情況作出批準、修改或駁回的決定。文件修訂經批準后，由行政部按照規定的格式和渠道進行發布，并同時廢止原文件。（三）廢止情形1.文件所規定的事項已經完成或不再執行。2.文件內容與國家法律法規、政策相抵觸。3.文件因公司組織架構、業務范圍、管理模式等調整而不再適用。4.其他需要廢止文件的情形。（四）廢止流程1.廢止申請：由相關部門或人員提出文件廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止的原因。2.審核批準：行政部對《文件廢止申請表》進行審核，報公司領導批準后確定廢止文件清單。3.公告廢止：行政部通過公司內部辦公系統、公告欄等渠道發布文件廢止公告，明確廢止文件的名稱、編號和廢止日期。七、文件存檔與保管（一）存檔范圍公司各類行政管理文件在完成制定、發布、使用、修訂、廢止等流程后，均應按照規定進行存檔。（二）保管期限1.行政制度類文件：長期存檔。2.行政公文類文件：根據文件性質和重要程度確定保管期限，一般為[x]年至[長期]不等。3.行政事務類文件：工作計劃與總結：保管期限為[x]年。會議紀要：保管期限為[x]年。通知公告：保管期限為[x]年。工作簡報：保管期限為[x]年。4.行政檔案類文件：人事檔案：員工離職后保管[x]年。業務檔案：根據業務性質和相關規定確定保管期限，一般為[x]年至[長期]不等。財務檔案：按照國家財務檔案管理規定執行保管期限。其他檔案：根據檔案類別和相關規定確定保管期限。（三）保管方式1.紙質檔案：設立專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找和管理。2.電子檔案：將電子文件存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，建立電子檔案數據庫，對電子文件進行分類、編號、標注元數據等管理，并定期進行備份，防止數據丟失。（四）查閱與借閱1.查閱：公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《文件查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應按照規定提供查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[x]個工作日，借閱人應按時歸還檔案，如因特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。檔案借閱人應妥善保管檔案，不得擅自復印、轉借、涂改或損壞檔案。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部定期對公司行政管理文件的制定、審批、發布、使用、修訂、廢止及存檔等情況