超市采購流程管理制度?總則目的為規(guī)范超市采購流程，確保采購活動的高效、透明、規(guī)范，保障商品質量，降低采購成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于超市所有采購活動，包括商品采購、設備采購、服務采購等?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益原則：追求采購效益最大化，在保證商品質量的前提下，降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應公平、公正地對待所有供應商，確保競爭機會均等。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，維護超市和供應商的良好合作關系。采購組織與職責采購部門設置超市設立采購部，采購部根據(jù)業(yè)務需求分設不同的采購小組，如食品采購組、非食品采購組、生鮮采購組等。采購部門職責1.制定采購計劃，根據(jù)超市銷售情況、庫存狀況等因素，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。3.執(zhí)行采購談判，爭取有利的采購價格、交貨期、質量標準等條款。4.簽訂采購合同，確保合同條款符合超市利益和法律法規(guī)要求。5.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。6.分析采購數(shù)據(jù)，總結采購經(jīng)驗，提出改進采購工作的建議。其他部門職責1.銷售部門：及時提供銷售數(shù)據(jù)和市場需求信息，協(xié)助采購部制定采購計劃。2.倉庫部門：反饋庫存情況，配合采購部做好商品驗收和入庫工作。3.財務部門：審核采購合同，提供資金支持，監(jiān)督采購資金使用情況。采購計劃管理采購計劃制定依據(jù)1.超市銷售數(shù)據(jù)歷史分析，了解各類商品的銷售趨勢和季節(jié)性變化。2.庫存盤點結果，明確現(xiàn)有庫存數(shù)量，避免重復采購。3.市場調研信息，掌握商品的市場價格波動、新品趨勢等。4.促銷活動計劃，根據(jù)促銷活動安排采購相應商品。采購計劃制定流程1.各采購小組每月末收集銷售數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)等信息。2.分析上述數(shù)據(jù)，結合市場情況，初步制定下月采購計劃草案。3.采購部經(jīng)理組織各小組負責人召開采購計劃研討會，對草案進行討論和調整。4.將調整后的采購計劃提交給超市管理層審批，審批通過后正式執(zhí)行。采購計劃調整在采購計劃執(zhí)行過程中，如遇銷售情況突變、供應商問題等因素，需要對采購計劃進行調整時，由采購小組提出調整申請，說明調整原因和具體內(nèi)容。經(jīng)采購部經(jīng)理審核，報超市管理層批準后實施調整。供應商管理供應商開發(fā)1.通過多種渠道尋找潛在供應商，如行業(yè)展會、網(wǎng)絡搜索、供應商推薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面的資料。3.實地考察供應商，評估其實際情況與提供資料的真實性和可靠性。4.填寫供應商評估表，對符合要求的供應商納入供應商候選名單。供應商評估1.定期（每季度）對供應商進行全面評估，評估內(nèi)容包括商品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等。2.采購人員根據(jù)日常采購情況反饋，對供應商的表現(xiàn)進行記錄和評價。3.綜合各項評估指標，給出供應商的評估得分，按照得分將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。供應商淘汰與更新1.對于連續(xù)兩個季度評估為不合格的供應商，予以淘汰。2.根據(jù)超市業(yè)務發(fā)展和采購需求變化，適時引入新的供應商，更新供應商名單。3.對淘汰的供應商，采購部應及時通知其停止合作，并做好相關交接工作。供應商關系維護1.定期與供應商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、新品開發(fā)情況等。2.組織供應商培訓，傳達超市的采購要求和質量標準。3.及時處理供應商的投訴和問題，建立良好的合作氛圍。4.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策，如增加采購量、優(yōu)先合作等。采購流程采購申請1.超市各部門根據(jù)銷售需要、庫存情況等，填寫采購申請表，注明采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責人簽字審核后提交給采購部。采購審批1.采購部收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審核，檢查申請的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照超市審批權限規(guī)定，分別提交給采購部經(jīng)理、分管采購的副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。3.審批通過后的采購申請表轉交給采購人員進行采購操作。采購詢價與比價1.采購人員根據(jù)采購申請表的要求，向多家供應商發(fā)送詢價單，注明商品的詳細規(guī)格、質量要求、交貨期等。2.收集供應商的報價信息，進行比價分析，選擇價格合理、質量可靠、交貨期合適的供應商。3.對于重要商品或采購金額較大的項目，采購人員應組織至少三家供應商進行競爭性談判，爭取更有利的采購條件。采購合同簽訂1.確定供應商后，采購人員與供應商協(xié)商起草采購合同，明確雙方的權利和義務。2.采購合同內(nèi)容應包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，提交給超市法務部門進行法律審核。4.法務部門審核通過后，由超市授權代表與供應商簽訂采購合同。采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購人員根據(jù)合同條款下達采購訂單給供應商，注明訂單編號、商品詳情、交貨時間、交貨地點等信息。2.將采購訂單副本分別發(fā)送給倉庫部門、財務部門等相關部門，以便做好收貨和付款準備。采購跟蹤與催貨1.采購人員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，了解生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。2.對于臨近交貨期仍未發(fā)貨的供應商，及時發(fā)出催貨通知，確保按時交貨。3.如遇供應商無法按時交貨或出現(xiàn)質量問題等異常情況，采購人員應及時協(xié)調解決，并采取相應的應急措施，如調整采購計劃、尋找替代供應商等。商品驗收1.商品到貨前，倉庫部門做好收貨準備工作，包括安排驗收場地、準備驗收工具等。2.商品到貨時，倉庫驗收人員按照采購合同和訂單要求，對商品的數(shù)量、規(guī)格、質量等進行逐一驗收。3.驗收合格的商品辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；驗收不合格的商品，及時與供應商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同和入庫單等憑證，審核采購付款申請。2.按照超市的付款流程和時間節(jié)點，安排支付貨款給供應商。3.對采購付款情況進行記錄和統(tǒng)計，定期與供應商核對賬目，確保付款準確無誤。采購風險管理市場風險1.關注市場價格波動情況，通過與供應商簽訂價格調整條款、套期保值等方式，降低價格波動對采購成本的影響。2.加強市場調研，及時了解行業(yè)動態(tài)和新品趨勢，調整采購策略，避免因市場變化導致采購商品滯銷。供應商風險1.對供應商進行充分的盡職調查，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。2.在采購合同中明確供應商的違約責任和賠償條款，降低供應商違約風險。3.建立供應商備用機制，當主要供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應商，保證采購業(yè)務的連續(xù)性。質量風險1.嚴格把控采購商品的質量標準，在采購合同中明確質量驗收條款和質量保證期限。2.加強商品驗收環(huán)節(jié)的管理，增加抽檢頻次和力度，確保不合格商品不入庫。3.要求供應商提供質量合格證明文件，并對供應商的質量管理體系進行評估。合同風險1.采購合同簽訂前，必須經(jīng)過法務部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。2.加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.定期對采購合同進行整理和歸檔，建立合同臺賬，便于查詢和管理。采購績效評估評估指標設定1.采購成本：比較實際采購價格與預算價格的差異，評估采購成本控制效果。2.采購質量：統(tǒng)計驗收合格商品數(shù)量占采購商品總數(shù)量的比例，衡量采購商品質量水平。3.交貨期：計算按時交貨訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例，評估供應商交貨及時性。4.供應商滿意度：通過問卷調查或面談等方式，了解供應商對合作過程的滿意度。5.庫存周轉率：分析采購商品對庫存周轉率的影響，評估采購計劃的合理性。評估周期采購績效評估每季度進行一次，由采購部經(jīng)理負責組織實施。評估結果應用1.根據(jù)評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員進行表彰和獎勵，如獎金、晉升機會等。2.對于評估結果不理想的采購人員，進行績效面談，分析原因，制定改進措施，并進行跟蹤考核。3.將采購績