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程序文件文件控制程序共5頁第1頁文件編號WX/CX01－2004版本B修訂次數(shù)0發(fā)布日期2023/05/01實施日期2023/05/01編寫審核批準(zhǔn)1．目的為有效控制質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件，保證各相關(guān)場所使用有效版本文件和資料，確保質(zhì)量/環(huán)境管理體系的有效運行。2．適用范圍本程序適用于本公司與質(zhì)量/環(huán)境管理體系運行有關(guān)文件和資料的控制。文件和資料的載體可以是文字，圖表圖樣、軟件和硬拷貝或電子媒體。3．引用文件下列文件所包含的條文，通過在本程序中引用而構(gòu)成為本程序的條文。本程序發(fā)布時，所有版本均為有效。所有文件都會被修訂，使用本程序的各方應(yīng)探討使用下列文件最新版本的可能性。WX/SC01－2004質(zhì)量/環(huán)境管理手冊WX/CX02－2004記錄控制程序4．職責(zé)4.1企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織質(zhì)量/環(huán)境管理體系的編制、更改、發(fā)放和管理的控制。4.2各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的編制和保管。5．工作程序5.1文件分類及編號5.1.1質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件分類a質(zhì)量/環(huán)境手冊；b程序文件；c部門文件；d記錄。5.1.2文件的編號方法a質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件編號□□/□□□□——□□□□版本年號(記錄無版本年號)文件順序號文件類別代號：手冊為SC程序文件為CX企業(yè)代號：WX浙江XX

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5頁第2頁b部門文件（標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和作業(yè)指導(dǎo)書）編號：□□/□□□□——□□□□版本年號文件順序號部門代號：企業(yè)管理部為QG環(huán)境保護(hù)干事為HB生產(chǎn)部為SC技術(shù)部為JS財務(wù)部為CW營銷部為YX質(zhì)檢科為ZJ采供部為CG工藝總工為GY總經(jīng)辦為ZJ體系辦為TX企業(yè)代號：WXc記錄編號：□□□□/□□□□——□□記錄順序號文件編號記錄代號：JL公司代號：WX5.1.3文件分為受控與非受控兩種：a受控文件目錄由各文件歸口管理部門提出，管理者代表批準(zhǔn)。對受控文件要作“受控”標(biāo)識，并編制分發(fā)號。b非受控文件作“非受控”標(biāo)識，不編制分發(fā)號。5.2文件的編寫、審核和批準(zhǔn)5.2.1編寫依據(jù)：GB/T19001－2000idtISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001－2004idtISO14001：2004標(biāo)準(zhǔn)國家有關(guān)技術(shù)文件編制等標(biāo)準(zhǔn)要求。5.2.2編寫、審核和批準(zhǔn)職責(zé)a質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件由企業(yè)管理部組織統(tǒng)一編寫、修改、平衡及定稿。質(zhì)量/環(huán)境管理手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；程序文件由體系辦公室審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。b其它文件由各職能部門負(fù)責(zé)編寫，企業(yè)管理部統(tǒng)一編號，部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。必要時經(jīng)相關(guān)部門會簽。c各職能部門編制涉及到質(zhì)量/管理體系的內(nèi)部執(zhí)行文件，由各職能部門自行編號、審效日期前發(fā)放，便于執(zhí)行者熟悉文件內(nèi)容并貫徹實施。5.3.2其它文件由文件主管部門提出是否受控，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，按規(guī)定的分發(fā)范圍發(fā)放。5.3.3為確保文件使用的各場所都能得到相應(yīng)文件的有效版本，受控文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄表》。

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5頁第3頁5.3.4文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放、回收記錄表》上簽字并領(lǐng)取注有分發(fā)號和受控標(biāo)識的文件。每份文件都應(yīng)具有不同的分發(fā)號，以便于追溯。5.4文件的修訂、換版和作廢5.4.1文件需要修訂時，由原文件編寫部門或歸口管理部門提出文件修訂申請，填寫《文件更改申請單》。5.4.2修訂的審核、批準(zhǔn)按5.2條款執(zhí)行。5.4.3文件更改以換頁更改方式進(jìn)行。文件更改經(jīng)批準(zhǔn)后，由原文件發(fā)放部門按《文件發(fā)放、回收記錄表》上領(lǐng)用名單及時將更改文件發(fā)放到相關(guān)場所，同時收回原頁文件。5.4.4文件修訂表示方法以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，依次以“0”、“1”、“2”……表示修訂狀態(tài)。5.4.5文件修訂超過1/2時，即需換版。文件換版表示方法以英文字母表示，依此以A、B、C……表示換版狀態(tài)。換版文件由文件發(fā)放部門按《文件發(fā)放、回收記錄表》收回并記錄，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后加蓋“作廢”章方可留存，并簽署日期。作廢文件或已換發(fā)新的分發(fā)號原破損文件應(yīng)在企業(yè)管理部主管監(jiān)督下予以銷毀，并在《文件發(fā)放、回收記錄表》的備注攔中注明已銷毀字樣及標(biāo)注銷毀日期。5.5文件保管5.5.1所有文件的原稿由企業(yè)管理部統(tǒng)一保存。各部門負(fù)責(zé)保存相關(guān)的帶有“受控”標(biāo)識的文件，文件應(yīng)有序、分類保存在干燥通風(fēng)、安全的地方以便識別、存取和查閱。5.5.25.5.3任何人不得在受控文件上隨意畫改，不準(zhǔn)私自外借、外傳和外贈，確保文件的清晰、整潔和完好。5.5.4受控文件遺失或損壞，使用人要提出申請報告說明遺失或損壞原因，不得隨意借他人文件復(fù)制。報告經(jīng)文件歸口管理部門主管批準(zhǔn)后，由文件發(fā)放部門管理人員補發(fā)新的分發(fā)號文件，同時注銷原分發(fā)號，破損文件收回銷毀。5.5.5工作人員調(diào)離其工作崗位時，須移交全部文件，辦好移交手續(xù)。5.5.6企業(yè)管理部每年年底組織一次對現(xiàn)有質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件進(jìn)行評審，必要時予以修改。文件使用者要注意校對所持文件的有效性，嚴(yán)禁使用不適用或失效文件，如對質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的有效性產(chǎn)生懷疑時，可到文件歸口部門核準(zhǔn)。5.5.7借閱體系文件的，應(yīng)填寫《文件借閱記錄表》，由部門主管按規(guī)定的權(quán)限審批后借閱。體系文件需要復(fù)制的，應(yīng)填寫《文件復(fù)制記錄表》，復(fù)制后的文件，應(yīng)編號發(fā)放并予控制。

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5頁第4頁5.6外來文件的控制5.6.1收到外來文件的部門需統(tǒng)一交企業(yè)管理部，由企業(yè)管理部進(jìn)行編號登記，并組織識別其適用性，企管部簽署辦公室意見后，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后簽署意見并返回企管部。需要發(fā)放的，經(jīng)管理者代表審批后，規(guī)定分類范圍編號發(fā)放，并作相應(yīng)的受控或非受控標(biāo)識。5.6.2企業(yè)管理部應(yīng)經(jīng)常與外界相關(guān)機關(guān)保持聯(lián)絡(luò)，或通過網(wǎng)絡(luò)等媒體渠道，及時了解、跟蹤法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)和其它產(chǎn)品要求的變化。5.6.3企業(yè)管理部保存的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其它產(chǎn)品要求原件，當(dāng)上述外來文件更新或增刪時，及時將新的內(nèi)容發(fā)至相關(guān)部門，收回舊版本，并對舊的原件作加蓋作廢章。5.6.4其它外來文件直接引用作為采購、生產(chǎn)、檢驗、校準(zhǔn)、治污等依據(jù)時，需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，受控發(fā)放。5.6.5各部門要把上述文件填入部門受控文件清單。5.7對承載媒體非紙張的文件控制，亦應(yīng)參照5.6條款規(guī)定執(zhí)行。5.8作為記錄的文件執(zhí)行《記錄控制程序》。6．記錄WXJL/CX01－01質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件審查（會簽）表；WXJL/CX01－02部門受控文件清單；WXJL/CX01－03文件發(fā)放、回收記錄表；WXJL/CX01－04文件更改申請單；W