會(huì)計(jì)檔案戶管理制度?總則目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》及財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管、查閱和銷毀等工作。定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。按照規(guī)定向公司檔案管理部門移交會(huì)計(jì)檔案。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部移交的會(huì)計(jì)檔案，并進(jìn)行統(tǒng)一保管。建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。對到期的會(huì)計(jì)檔案提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說明的書面報(bào)告。其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對公司銀行存款日記賬與銀行對賬單余額不一致情況進(jìn)行調(diào)節(jié)的表格。2.銀行對賬單，銀行提供的公司銀行賬戶收支明細(xì)清單。3.納稅申報(bào)表，公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊等。會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔會(huì)計(jì)憑證的整理與歸檔1.每月終了，會(huì)計(jì)人員對本月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，檢查憑證的編號(hào)是否連續(xù)、附件是否齊全、內(nèi)容是否完整等。2.將整理好的會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大于記賬憑證的原始憑證要折疊成與記賬憑證大小一致，并避開裝訂線，以便翻閱。3.每本憑證加裝封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。4.裝訂好的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)整齊、牢固，不得有壓角、掉頁等現(xiàn)象。5.年度終了，將全年的會(huì)計(jì)憑證按照順序編號(hào)，裝入會(huì)計(jì)憑證盒，并在盒上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類等信息，存放在財(cái)務(wù)部指定的檔案柜中。會(huì)計(jì)賬簿的整理與歸檔1.年度終了，會(huì)計(jì)人員對各種會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行結(jié)賬、核對，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。2.將活頁式賬簿中的空白賬頁抽出，另行整理保管。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、起止日期等信息，并加蓋單位公章。4.在賬簿扉頁上填寫"賬簿啟用表"，注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。5.將整理好的會(huì)計(jì)賬簿按照類別、年度順序排列，裝入會(huì)計(jì)賬簿盒，并在盒上注明單位名稱、年度、賬簿名稱等信息，存放在財(cái)務(wù)部指定的檔案柜中。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與歸檔1.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成后，由編制人員進(jìn)行審核，確保報(bào)告內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.將審核無誤的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告裝訂成冊，加蓋單位公章，并由編制人員、審核人員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成后，除按照上述要求裝訂成冊外，還應(yīng)包括審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)鑒證報(bào)告等相關(guān)資料。4.將整理好的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照年度順序排列，裝入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告盒，并在盒上注明單位名稱、年度、報(bào)告名稱等信息，存放在財(cái)務(wù)部指定的檔案柜中。其他會(huì)計(jì)資料的整理與歸檔1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按照年度整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，由相關(guān)人員簽名或蓋章后歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和保管期限進(jìn)行分類整理，裝訂成冊或裝入檔案袋，并在封面上注明單位名稱、資料名稱、年度、日期等信息，存放在財(cái)務(wù)部指定的檔案柜中。會(huì)計(jì)檔案的保管保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等永久保管。保管地點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在公司專門設(shè)置的檔案庫或檔案室中，檔案庫或檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。保管要求1.財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)按照保管期限的長短進(jìn)行排列，期限短的在前，期限長的在后。3.對于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份介質(zhì)應(yīng)與原電子會(huì)計(jì)檔案分開存放，并注明備份日期、備份內(nèi)容等信息。4.檔案管理人員應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱理由等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部辦理查閱手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱人員，并按照查閱申請表上的內(nèi)容提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案室。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還財(cái)務(wù)部，并辦理歸還手續(xù)。借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱理由、歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部辦理借閱手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)按照借閱申請表上的內(nèi)容提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并與借閱人員簽訂《會(huì)計(jì)檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還會(huì)計(jì)檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部提出申請，并經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案的銷毀銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的除外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)檔案管理部門備案。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并會(huì)同財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)計(jì)檔案的信息化管理電子會(huì)計(jì)檔案的形成1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，使用符合標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，并生成符合要求的電子會(huì)計(jì)檔案。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)來源真實(shí)，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸，并能夠準(zhǔn)確、完整地反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并保存，保證電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)、光盤等載體上，并定期進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)與原電子會(huì)計(jì)檔案分開存放，并注明備份日期、備份內(nèi)容等信息。2.電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)載體應(yīng)進(jìn)行防磁、防火、防潮、防蟲等保護(hù)，確保存儲(chǔ)載體的安全。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司專門設(shè)置的電子檔案庫中，并建立電子會(huì)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查找和使用。電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電子會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱理由等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部辦理查閱手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱人員，并按照查閱申請表上的內(nèi)容提供相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱電子會(huì)計(jì)檔案，不得將電子會(huì)計(jì)檔案帶出檔案室。3.查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)使用公司指定的軟件和設(shè)備進(jìn)行查閱，不得對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改、刪除等操作。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案歸還財(cái)務(wù)部，并辦理歸還手續(xù)。4.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電子會(huì)計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱理由、歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部辦理借閱手續(xù)。5.財(cái)務(wù)部應(yīng)按照借閱申請表上的內(nèi)容提供相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案，并與借閱人員簽訂《電子會(huì)計(jì)檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還電子會(huì)計(jì)檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部提出申請，并經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。7.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的電子會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改、刪除等操作。如發(fā)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀1.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)按照本制度關(guān)于會(huì)計(jì)檔案銷毀的規(guī)定執(zhí)行。2.在銷毀電子會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)確保電子會(huì)計(jì)檔案已完成備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。3.銷毀電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)使用符合國家有關(guān)規(guī)定的軟件和設(shè)備進(jìn)行徹底刪除，確保電子會(huì)計(jì)檔案無法恢復(fù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等工作是否符合本制度的規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的安全與完整情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施是否落實(shí)到位。3.電子會(huì)計(jì)檔案的信息化管理情況，包括電子會(huì)計(jì)檔案的形成、存儲(chǔ)、查閱、借閱和銷毀等工作是否符合國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查，審計(jì)部門每年對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查，審計(jì)部門根據(jù)工作需要，對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查，針對會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的突出問題或薄弱環(huán)節(jié)，審計(jì)部門組織開展專項(xiàng)檢查。問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)