銷售報銷管理制度引言?總則制度目的本制度旨在規范公司銷售業務的報銷行為，確保銷售費用的合理支出，提高公司資金使用效率，加強對銷售活動的成本控制和管理，保障公司業務的健康、有序發展。適用范圍本制度適用于公司銷售部門全體員工，包括銷售人員、銷售管理人員以及與銷售業務相關的其他人員。基本原則1.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠準確反映銷售業務的實際發生情況。2.合理性原則：各項銷售費用的支出應符合公司業務實際需要，具備合理的商業目的，不得鋪張浪費。3.合規性原則：報銷行為必須嚴格遵守國家法律法規以及公司的相關規定，確保報銷流程和費用支出符合要求。4.及時性原則：員工應在規定時間內辦理報銷手續，及時提交報銷申請，以便公司及時審核和支付款項。報銷范圍差旅費1.交通費用：包括飛機票、火車票、汽車票、船票等公共交通工具的票價，以及因出差發生的市內交通費，如出租車費、公交車費、地鐵費等。2.住宿費用：員工因出差需要在外住宿所產生的費用，包括酒店住宿費、民宿住宿費等。住宿標準應根據公司規定的不同地區、不同級別進行合理安排。3.餐飲補貼：按照公司規定的標準給予員工的出差期間的餐飲補貼，用于補貼員工在出差期間的餐飲費用支出。業務招待費1.招待客戶的餐飲費用：因業務需要招待客戶所發生的餐飲費用，包括在餐廳、酒店等場所招待客戶的費用。2.禮品費用：為維護客戶關系、促進業務合作，向客戶贈送的禮品費用。禮品的選擇應符合公司文化和業務需要，且金額應在合理范圍內。3.娛樂費用：與客戶進行商務洽談、交流等活動時發生的娛樂費用，如KTV包房費、高爾夫球活動費等。娛樂費用的支出應嚴格控制，遵循必要性和適度性原則。通訊費1.手機通訊費：銷售人員因工作需要使用個人手機產生的通訊費用，公司可根據實際情況給予一定的通訊補貼，補貼標準按照不同崗位和業務需求制定。2.固定電話通訊費：銷售部門因業務聯系使用的固定電話所產生的通訊費用。市場推廣費1.廣告宣傳費用：用于公司產品或服務的廣告投放、宣傳活動等所產生的費用，如在報紙、雜志、電視、網絡等媒體上的廣告費用，以及參加各類展會、展銷會的展位費、布展費等。2.促銷活動費用：為促進產品銷售而開展的促銷活動所產生的費用，如打折促銷、滿減活動、贈品費用等。3.市場調研費用：為了解市場動態、客戶需求等進行的市場調研活動所產生的費用，包括調研問卷設計、調查人員費用、數據分析費用等。辦公費1.辦公用品費用：銷售部門日常辦公所需的文具、紙張、文件夾、筆記本等辦公用品的采購費用。2.辦公設備費用：因業務需要購置的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、傳真機等設備的購買費用、維修費用、耗材費用等。3.郵寄費：銷售業務中涉及的文件、資料、樣品等的郵寄費用，包括快遞費、掛號費等。報銷流程費用申請1.員工因業務需要發生費用支出前，應根據實際情況填寫相應的費用申請單。費用申請單應詳細注明費用的用途、金額、預計發生時間等信息，并按照公司規定的審批流程提交相關負責人審批。2.對于涉及采購、市場推廣等需要提前簽訂合同或協議的業務，員工應在申請費用前確保已簽訂相關合同，并將合同副本作為費用申請的附件一并提交。費用報銷1.員工在費用發生后，應及時收集整理相關報銷憑證。報銷憑證應包括發票、收據、清單等合法有效的票據，且票據上應注明公司名稱、費用明細、金額等信息。2.員工將整理好的報銷憑證粘貼在費用報銷單上，并按照公司規定的格式填寫報銷單的各項內容，包括報銷人姓名、部門、費用明細、金額、報銷日期等。3.報銷單填寫完畢后，員工應按照公司規定的審批流程依次提交審批。審批流程一般包括部門主管審批、財務審核、分管領導審批、總經理審批等環節。各級審批人應認真審核報銷內容的真實性、合理性、合規性，對不符合要求的報銷申請予以退回，并注明退回原因。財務審核1.財務部門收到員工提交的報銷申請后，應首先對報銷憑證的真實性、合法性、有效性進行審核。審核內容包括發票的真偽、發票內容與報銷事項是否相符、票據的填寫是否規范等。2.財務人員應根據公司的報銷制度和相關規定，對報銷費用的合理性、合規性進行審核。審核內容包括費用是否在報銷范圍內、報銷標準是否符合規定、審批流程是否完整等。3.對于審核中發現的問題，財務人員應及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關信息。如報銷人對審核結果有異議，可向財務部門提出申訴，財務部門應進行復核，并將復核結果反饋給報銷人。審批支付1.經過財務審核通過的報銷申請，按照公司規定的審批流程提交各級領導審批。各級領導應在規定時間內完成審批，并簽署審批意見。2.總經理審批通過后，財務部門根據報銷金額的大小和公司的資金安排，及時安排支付款項。支付方式一般包括銀行轉賬、支票等。3.對于報銷金額較大或有特殊情況的報銷申請，財務部門可根據公司規定進行專項審批或提交公司管理層會議討論決定。報銷標準差旅費標準1.交通費用飛機票：根據出差的緊急程度和目的地，按照經濟艙、商務艙等不同艙位級別規定報銷標準。長途出差且時間緊迫的情況下，可允許乘坐商務艙，但需提前經上級領導審批。火車票：按照不同席別（如硬座、硬臥、軟臥等）制定相應的報銷標準。原則上應優先選擇經濟實惠的交通方式，如有特殊情況需乘坐軟臥，需經上級領導批準。汽車票、船票：根據實際票價實報實銷，但不得超過合理的市場價格范圍。市內交通費：按照出差地區的不同，設定每日市內交通費的報銷限額。一般情況下，一線城市每人每天不得超過[X]元，二線城市每人每天不得超過[X]元，三線及以下城市每人每天不得超過[X]元。市內交通費應憑正規發票報銷，如乘坐出租車需注明事由。2.住宿費用根據不同地區的經濟發展水平和消費水平，劃分不同的住宿標準等級。例如，一線城市的住宿標準為[X]元/晚，二線城市為[X]元/晚，三線及以下城市為[X]元/晚。員工應選擇符合公司規定標準的酒店或住宿場所，并取得正規發票進行報銷。如因特殊原因需要超出住宿標準，需提前向上級領導申請并獲得批準。3.餐飲補貼餐飲補貼標準按照出差地區的不同進行設定。一般情況下，一線城市每人每天補貼[X]元，二線城市每人每天補貼[X]元，三線及以下城市每人每天補貼[X]元。餐飲補貼已包含員工在出差期間的餐飲費用支出，原則上不再另行報銷餐飲發票。但因業務需要招待客戶發生的餐飲費用，可按照業務招待費的規定進行報銷。業務招待費標準1.招待客戶的餐飲費用單次招待客戶的餐飲費用應根據招待的客戶級別、人數、業務重要性等因素合理控制。一般情況下，招待普通客戶的人均餐飲費用不得超過[X]元，招待重要客戶的人均餐飲費用不得超過[X]元。招待客戶的餐飲費用應取得正規的餐飲發票，并注明招待日期、客戶姓名、招待事由等信息。2.禮品費用為維護客戶關系、促進業務合作向客戶贈送禮品時，應遵循適度原則。每次禮品費用支出不得超過[X]元，年度累計禮品費用不得超過[X]元。禮品的選擇應注重實用性和文化內涵，能夠體現公司的品牌形象和對客戶的尊重。禮品費用應取得正規發票，并注明禮品名稱、數量、金額等信息。3.娛樂費用娛樂費用的支出應嚴格控制，非必要情況下不得發生。如因業務需要確需安排娛樂活動，應提前向上級領導申請，并詳細說明娛樂活動的內容、參與人員、費用預算等情況。單次娛樂活動的費用不得超過[X]元，年度累計娛樂費用不得超過[X]元。娛樂費用應取得正規發票，并注明娛樂項目、時間、地點、參與人員等信息。通訊費標準1.手機通訊費根據銷售人員的崗位級別和業務需求，設定不同的手機通訊補貼標準。例如，銷售經理每月補貼[X]元，高級銷售人員每月補貼[X]元，普通銷售人員每月補貼[X]元。員工應憑手機通訊費用發票在補貼標準范圍內進行報銷。如實際通訊費用超過補貼標準，超出部分由員工自行承擔；如實際通訊費用低于補貼標準，按照實際發生額報銷。2.固定電話通訊費銷售部門使用的固定電話通訊費用，根據實際發生金額憑發票實報實銷。財務部門應定期對固定電話通訊費用進行統計分析，如有異常情況及時與相關部門溝通核實。市場推廣費標準1.廣告宣傳費用廣告宣傳費用的支出應根據公司的市場推廣計劃和預算進行安排。在進行廣告投放、參加展會等活動前，應制定詳細的費用預算方案，并報上級領導審批。廣告宣傳費用應取得正規發票，并注明廣告宣傳的內容、形式、時間、金額等信息。對于大額廣告宣傳費用支出，還應提供相關的合同協議、投放效果評估報告等資料。2.促銷活動費用促銷活動費用應根據促銷活動的規模、形式、預期效果等因素合理控制。在開展促銷活動前，應制定詳細的活動方案和費用預算，并報上級領導審批。促銷活動費用應取得正規發票，并注明促銷活動的名稱、時間、地點、參與人員、費用明細等信息。對于涉及贈品的促銷活動，還應提供贈品的采購清單、發放記錄等資料。3.市場調研費用市場調研費用應根據調研的目的、范圍、方法等因素進行合理預算。在進行市場調研活動前，應制定詳細的調研方案和費用預算，并報上級領導審批。市場調研費用應取得正規發票，并注明調研項目、時間、地點、參與人員、費用明細等信息。對于委托第三方進行市場調研的，還應提供委托合同、調研成果報告等資料。辦公費標準1.辦公用品費用辦公用品應按照公司規定的采購流程進行采購，選擇質量可靠、價格合理的供應商。辦公用品的采購應建立相應的臺賬，記錄采購日期、名稱、數量、金額等信息。辦公用品費用應根據實際采購金額憑發票實報實銷。對于批量采購的辦公用品，可按照一定的分攤方法在各部門之間進行分攤。2.辦公設備費用辦公設備的購置應根據公司業務發展的實際需要進行審批。辦公設備的采購應遵循性價比原則，選擇合適的品牌和型號。辦公設備的購買費用、維修費用、耗材費用等應憑正規發票實報實銷。對于價值較高的辦公設備，應按照公司固定資產管理規定進行入賬和折舊處理。3.郵寄費郵寄費應根據實際發生金額憑正規發票報銷。郵寄費用的報銷應注明郵寄日期、收件人姓名、地址、郵寄內容等信息。對于批量郵寄的情況，可提供郵寄清單進行報銷。報銷憑證要求發票1.報銷必須提供合法有效的發票，發票應具備以下要素：發票名稱、發票號碼、開票日期、購買方名稱（應與公司名稱一致）、銷售方名稱、服務內容或商品明細、金額、稅率、稅額、發票專用章等。2.發票內容應與實際業務相符，不得開具虛假發票或與業務無關的發票。對于發票內容不完整、字跡模糊、蓋章不清等不符合要求的發票，財務部門有權拒收。3.發票應在規定的開票日期內開具，過期發票不得作為報銷憑證。如因特殊原因取得的過期發票，需提供相關證明材料，并經財務部門審核同意后方可報銷。收據1.在某些情況下，如支付給個人的小額費用、行政事業性收費等，可以使用收據作為報銷憑證。收據應具備收款單位名稱、收款日期、收款項目、金額、收款人簽名等要素。2.收據必須加蓋收款單位的財務專用章或發票專用章，否則視為無效收據。對于非財政部門監制的收據，如白條等，不得作為報銷憑證。其他憑證1.除發票和收據外，其他與業務相關的憑證也可作為報銷的依據，如合同協議、清單、審批文件、行程單等。這些憑證應能夠證明業務的真實性和合理性，并與報銷內容相互印證。2.對于一些特殊業務，如購買固定資產、無形資產等，還需提供相關的產權證書、驗收報告等資料作為報銷憑證的附件。憑證粘貼1.報銷憑證應按照規定的格式和要求進行粘貼。一般情況下，應將發票、收據等正面朝上，整齊地粘貼在費用報銷單的背面，并使用膠水或膠棒粘貼，不得使用訂書釘、回形針等。2.粘貼憑證時，應注意憑證的排列順序，按照費用的類別、時間先后等順序進行排列，便于審核和查閱。對于多張同類憑證，可采用魚鱗式粘貼方法，確保粘貼牢固且整齊美觀。3.報銷憑證粘貼完畢后，應在費用報銷單上注明所粘貼憑證的張數和金額，并在右上角空白處簽字確認。特殊情況處理預支差旅費1.員工因出差需要提前預支差旅費的，應填寫預支差旅費申請單，注明預支金額、出差時間、出差地點、出差事由等信息，并按照公司規定的審批流程提交審批。2.預支差旅費的金額應根據出差的實際需要合理確定，原則上不得超過預計出差費用總額。財務部門在審核通過后，按照申請金額預支款項給員工。3.員工出差結束后，應在規定時間內辦理差旅費報銷手續，并將預支款項與報銷金額進行結算。如預支金額大于報銷金額，員工應及時歸還多余款項；如預支金額小于報銷金額，財務部門應補足差額。多人共同出差費用報銷1.多人共同出差的，如因業務需要發生的共同費用（如租車費、住宿費等），應由其中一人負責統一辦理報銷手續，并在報銷憑證上注明其他參與人員的姓名。2.對于共同費用的分攤，應根據實際情況進行合理計算，并在報銷單上詳細注明分攤方法和每人應承擔的金額。參與分攤費用的人員應在報銷單上簽字確認。業務招待費超標處理1.如員工發生的業務招待費超過公司規定的標準，應在報銷時詳細說明超標原因，并提交相關的審批文件或證明材料。2.對于業務招待費超標部分，原則上由員工個人承擔。如因特殊原因需由公司承擔的，應經上級領導審批同意后方可報銷。財務部門應在報銷單上注明超標金額和處理方式，并進行相應的賬務處理。報銷憑證遺失處理1.如員工不慎遺失報銷憑證，應及時向財務部門報告，并提供相關的證明材料，如發票復印件、銷售方出具的證明等。2.財務部門在收到員工