規范印章管理制度作用?一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規范印章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。本制度旨在確保印章的使用安全、規范、有序，保障公司各項業務的正常開展，防止因印章管理不善引發的風險和糾紛。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司。公司所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等，均適用本制度進行管理。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.安全性原則：加強印章的保管和使用安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發生。3.規范性原則：明確印章的使用范圍、審批流程和使用要求，確保印章使用規范、準確。4.責任性原則：印章使用人對印章使用的真實性、合法性負責，因印章使用不當造成的后果由責任人承擔。二、印章的種類及用途（一）公章1.定義：公司公章是公司對外行使權力的象征，代表公司的意志和行為。2.用途：用于公司各類文件、合同、協議、報表、證明等的簽署，以及對外聯系、業務往來等方面。（二）合同專用章1.定義：合同專用章專門用于簽訂公司各類經濟合同。2.用途：在簽訂合同、協議等經濟文件時使用，以明確公司在合同中的權利和義務。（三）財務專用章1.定義：財務專用章是公司財務部門用于辦理財務結算、票據等業務的專用印章。2.用途：在開具發票、支票、匯票、辦理銀行結算等財務業務時使用。（四）法定代表人章1.定義：法定代表人章代表公司法定代表人的身份和意志。2.用途：在辦理涉及法定代表人個人授權的業務、簽署相關文件時使用，如銀行開戶、貸款、重要合同的法定代表人簽字等。（五）部門章1.定義：部門章是公司各部門為處理本部門業務而使用的印章。2.用途：用于本部門內部文件、資料、報表等的蓋章確認，以及與本部門業務相關的對外聯系，但不得用于簽訂經濟合同等重要文件。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門統一負責。行政部門應根據公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，注明印章名稱、規格、用途等信息，經公司法定代表人或授權代表人批準后，到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行刻制。2.印章刻制單位必須具備合法的經營資質，刻制的印章應符合國家規定的樣式和標準。行政部門應要求印章刻制單位提供印章印模，并留存備案。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，詳細說明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經公司法定代表人或授權代表人批準后，方可啟用。2.印章啟用時，行政部門應將印章印模分發給相關部門，并在公司內部發布印章啟用通知，明確印章的使用規定和注意事項。同時，應將印章啟用情況記錄在《印章管理臺賬》中。四、印章的保管（一）保管原則1.公司印章應實行專人保管制度，確保印章安全。2.公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等重要印章應由專人專柜保管，不得隨意放置。3.部門章應由各部門指定專人保管，并明確保管責任。（二）保管人員職責1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發生。2.嚴格按照印章使用審批流程進行用印，對不符合規定的用印申請有權拒絕，并及時向相關領導報告。3.定期對印章進行檢查，發現印章損壞、磨損等情況應及時報告，并按規定進行更換。4.負責印章使用記錄的登記和保管，每月末將印章使用情況匯總上報行政部門。（三）印章存放1.公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等重要印章應存放在公司保險柜或專門的印章保管室，并配備必要的安全設施，如監控設備、報警裝置等。2.部門章可存放在部門負責人辦公室或指定的保管地點，但應確保安全。（四）印章交接1.印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應提前辦理印章交接手續。交接手續應在行政部門監督下進行，交接雙方應認真核對印章數量、規格、完好情況等，并在《印章交接清單》上簽字確認。2.《印章交接清單》應一式三份，交接雙方各執一份，行政部門留存一份備案。五、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司各類文件、合同、協議、報表、證明等的簽署，以及對外聯系、業務往來等方面。2.合同專用章：用于簽訂公司各類經濟合同。3.財務專用章：用于辦理財務結算、票據等業務。4.法定代表人章：用于辦理涉及法定代表人個人授權的業務、簽署相關文件。5.部門章：用于本部門內部文件、資料、報表等的蓋章確認，以及與本部門業務相關的對外聯系，但不得用于簽訂經濟合同等重要文件。（二）使用流程1.申請：用印人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并簽字確認。2.審批：一般事項用印，由用印部門負責人審核簽字后，報行政部門負責人審批。重要文件、合同等用印，經用印部門負責人審核簽字后，還需報公司分管領導、法定代表人或授權代表人審批。涉及財務、人事等重要事項的用印，應分別經財務部門負責人、人力資源部門負責人審核簽字后，再按上述審批流程進行審批。3.用印：經審批同意后，用印人持《印章使用申請表》到印章保管人員處用印。印章保管人員應認真核對用印文件內容與申請表填寫信息是否一致，確認無誤后，在用印位置加蓋印章，并在用印處進行登記。4.登記：印章保管人員應將用印情況詳細記錄在《印章使用登記簿》中，包括用印日期、用印部門、用印人、用印文件名稱、份數、審批人等信息。（三）用印要求1.用印文件必須內容完整、格式規范、簽字齊全，符合法律法規及公司相關規定。2.印章應加蓋在文件規定的用印位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要提前加蓋印章的，必須在印章空白處注明用途，并嚴格控制用印數量。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因，需要停用印章時，行政部門應填寫《印章停用申請表》，經公司法定代表人或授權代表人批準后，方可停用。2.印章停用后，行政部門應及時收回印章，并在公司內部發布印章停用通知，告知相關部門和人員。同時，應將印章停用情況記錄在《印章管理臺賬》中。（二）銷毀1.對于停用的印章，行政部門應定期進行清理，并根據實際情況進行銷毀。銷毀印章時，應填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、規格、停用原因等信息，經公司法定代表人或授權代表人批準后，方可進行銷毀。2.印章銷毀應采取適當的方式進行，如粉碎、熔毀等，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行記錄，并由行政部門、審計部門等相關人員共同監督，監督人員應在《印章銷毀記錄》上簽字確認。3.《印章銷毀記錄》應包括印章名稱、規格、銷毀日期、銷毀方式、監督人員等信息，作為印章管理檔案的重要組成部分進行保存。七、印章管理的監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對印章管理情況進行日常監督檢查，審計部門負責對印章管理情況進行定期審計監督。（二）檢查內容1.印章保管情況，包括保管人員是否符合規定、印章存放是否安全等。2.印章使用情況，包括用印申請、審批流程是否規范，用印文件是否符合要求等。3.印章使用記錄是否完整、準確，是否與實際用印情況相符。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門、審計部門應定期對印章管理情況進行檢查，檢查周期一般為每季度一次。2.不定期抽查：行政部門、審計部門可根據工作需要，不定期對印章管理情況進行抽查。3.專項檢查：針對印章管理中存在的問題或重大事項，行政部門、審計部門可開展專項檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，檢查人員應及時向行政部門負責人或公司領導報告，并提出整改建議。2.行政部門應根據檢查結果，督促印章保管人員和用印人及時整改存在的問題，并將整改情況記錄在案。3.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節輕重，給予責任人相應的紀律處分；如因違反制度給公司造成損失的，責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑