酒店前臺印章管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，保障酒店及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店前臺所涉及的各類印章，包括但不限于酒店公章、財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章以及其他具有法律效力或代表酒店特定用途的印章。3.印章管理原則專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。審批登記原則：印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用時間、用途、使用人等信息。安全保密原則：加強(qiáng)印章保管的安全措施，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或丟失。同時，嚴(yán)格控制印章知曉范圍，對涉及印章的信息嚴(yán)格保密。依法依規(guī)原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。二、印章的種類及用途1.酒店公章用途：代表酒店行使權(quán)力，具有最高法律效力。用于各類重要文件、合同協(xié)議、對外行文、報表、證明、信函等的簽署。舉例：與其他單位簽訂的戰(zhàn)略合作協(xié)議、對外發(fā)布的重要通知、向政府部門提交的正式文件等。2.財務(wù)專用章用途：專門用于酒店財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。舉例：開具支票、匯票、辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)、簽署財務(wù)報表等。3.合同專用章用途：用于酒店對外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等，明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系。舉例：與供應(yīng)商簽訂的采購合同、與客戶簽訂的銷售合同、與合作方簽訂的合作經(jīng)營合同等。4.發(fā)票專用章用途：專門用于開具酒店的各類發(fā)票，確保發(fā)票的真實性和合法性。舉例：開具增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。5.其他專用章用途：根據(jù)酒店實際業(yè)務(wù)需要，設(shè)置的具有特定用途的印章，如預(yù)訂確認(rèn)章、入住登記章、退房結(jié)算章等，用于酒店日常運營管理中的相關(guān)業(yè)務(wù)操作。舉例：對客人預(yù)訂信息進(jìn)行確認(rèn)、辦理客人入住手續(xù)、結(jié)算客人費用時使用相應(yīng)的專用章。三、印章的刻制與啟用1.印章刻制酒店因業(yè)務(wù)需要刻制印章時，由相關(guān)部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報酒店總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。刻制過程中，行政部應(yīng)要求印章制作單位嚴(yán)格按照審批要求制作印章，并留存印章印模備案。2.印章啟用新印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時組織相關(guān)部門對印章進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、文字、圖案等是否與審批要求一致，印章的清晰度、完整性是否符合使用要求。驗收合格后，由行政部填寫《印章啟用登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并加蓋酒店公章。同時，將新印章啟用的相關(guān)信息以書面形式通知各部門，明確印章的使用范圍和審批流程。印章啟用時，原印章如有需要，應(yīng)同時廢止，并在酒店內(nèi)部進(jìn)行公告。廢止的印章應(yīng)及時交回行政部封存保管，按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。四、印章的保管1.保管人員酒店前臺印章由前臺專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章使用流程。保管人員應(yīng)與酒店簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管人員的職責(zé)和義務(wù)，以及因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用等問題應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。2.保管方式印章應(yīng)存放在專門的保險柜或保管箱中，確保存放安全。保險柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，密碼由保管人員掌握，鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意交予他人。印章存放處應(yīng)保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。同時，應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的正常使用。3.保管要求保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章帶出酒店或交予他人使用。如因工作需要必須攜帶印章外出的，應(yīng)經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫《印章外出使用申請表》，注明外出時間、地點、用途等信息，同時安排專人陪同攜帶印章。印章保管人員不得私自委托他人代管印章，如有特殊情況需要臨時委托他人代管的，應(yīng)經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)，明確委托代管的期限、職責(zé)等事項。保管人員離職或崗位調(diào)動時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)。交接過程中，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接手續(xù)未辦理完畢前，原保管人員不得離職。五、印章的使用1.使用流程申請：使用人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明使用印章的事項、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。審批：對于一般性文件、資料的蓋章，由部門負(fù)責(zé)人審批簽字。涉及重要合同、協(xié)議、財務(wù)文件等的蓋章，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報酒店總經(jīng)理審批。對于緊急事項需要使用印章的，可先電話請示酒店總經(jīng)理同意后使用，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。登記：審批通過后，印章保管人員按照《印章使用登記表》的要求，詳細(xì)記錄印章使用的日期、時間、事項、文件名稱、份數(shù)、使用人等信息，并由使用人簽字確認(rèn)。蓋章：印章保管人員在確認(rèn)審批手續(xù)齊全、登記表填寫完整后，方可使用印章進(jìn)行蓋章操作。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容相符。歸檔：印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》、《印章使用登記表》等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保存，以備查閱。2.使用范圍印章必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出范圍使用印章。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需在空白紙張上預(yù)留印章的，必須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在空白紙張上注明用途、使用期限、份數(shù)等信息，同時對預(yù)留印章的紙張進(jìn)行編號管理，嚴(yán)格控制使用數(shù)量。3.使用監(jiān)督酒店行政部應(yīng)定期對印章使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保印章使用符合規(guī)定的流程和范圍。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用印章行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。各部門應(yīng)積極配合行政部的監(jiān)督檢查工作，如實提供印章使用的相關(guān)資料和信息。如發(fā)現(xiàn)印章使用存在問題或異常情況，應(yīng)及時向行政部報告。六、印章的廢止與銷毀1.廢止情形因酒店名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要廢止的印章，由行政部提出申請，填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止的原因、名稱、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報酒店總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政部應(yīng)及時發(fā)布印章廢止公告，通知各部門停止使用廢止印章，并收回已發(fā)放的廢止印章。2.銷毀程序?qū)τ趶U止的印章，行政部應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀前，行政部應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。印章銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，行政部應(yīng)將《印章銷毀登記表》及相關(guān)影像資料整理歸檔，妥善保存，以備查閱。七、印章的掛失與補(bǔ)辦1.掛失如發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜用，保管人員應(yīng)立即向酒店行政部報告，并填寫《印章掛失申請表》，詳細(xì)說明印章丟失或被盜用的時間、地點、名稱、規(guī)格等信息。行政部接到報告后，應(yīng)及時向酒店總經(jīng)理匯報，并根據(jù)情況采取相應(yīng)的措施，如向公安機(jī)關(guān)報案、發(fā)布掛失公告等，以防止印章被非法使用。2.補(bǔ)辦印章掛失后，如需補(bǔ)辦印章，由行政部按照印章刻制與啟用的相關(guān)規(guī)定，重新辦理印章刻制與啟用手續(xù)。在補(bǔ)辦印章過程中，應(yīng)嚴(yán)格審查補(bǔ)辦印章的必要性和合法性，確保補(bǔ)辦印章符合酒店實際業(yè)務(wù)需要，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批和操作。八、印章管理的信息化建設(shè)1.建立印章管理系統(tǒng)酒店應(yīng)積極推進(jìn)印章管理的信息化建設(shè)，建立印章管理系統(tǒng)，實現(xiàn)印章申請、審批、使用、登記、廢止等環(huán)節(jié)的信息化管理。印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保印章管理信息的安全和保密。2.信息化管理要求印章使用人應(yīng)通過印章管理系統(tǒng)提交印章使用申請，上傳相關(guān)文件資料，并按照系統(tǒng)提示完成審批流程。審批人員應(yīng)在印章管理系統(tǒng)中及時進(jìn)行審批操作，查看申請信息和文件資料，做出審批決定。印章保管人員應(yīng)在印章管理系統(tǒng)中記錄印章使用情況，上傳蓋章后的文件掃描件或照片，確保印章使用信息的完整和可追溯。行政部應(yīng)定期對印章管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)加強(qiáng)對系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。九、印章管理的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督酒店行政部負(fù)責(zé)對印章管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用流程執(zhí)行情況、登記記錄情況等。行政部應(yīng)建立印章管理檢查臺賬，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行記錄，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。對于違規(guī)行為，應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.外部審計酒店應(yīng)定期接受外部審計機(jī)構(gòu)的審計，審計機(jī)構(gòu)將對酒店印章管理情況進(jìn)行專項審計，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、