公司訂單日常管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司訂單日常管理工作，確保訂單處理流程的順暢、高效，提高客戶滿意度，維護公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有訂單的接收、評審、執行、跟蹤及交付等相關活動。（三）基本原則1.以客戶為中心原則：訂單管理工作圍繞客戶需求展開，確保按時、按質、按量交付產品或服務，滿足客戶期望。2.流程規范原則：明確訂單處理各環節的工作流程、職責和標準，確保各項工作有序進行。3.信息準確原則：訂單處理過程中涉及的各類信息要準確、及時傳遞和記錄，為決策提供可靠依據。4.協同合作原則：各部門之間要密切協作，共同完成訂單任務，避免推諉扯皮現象。二、訂單接收（一）接收渠道1.銷售部門：通過與客戶直接溝通、洽談，獲取訂單信息，并及時錄入訂單管理系統。2.電商平臺：負責監控公司在各電商平臺上的訂單動態，及時下載并導入訂單管理系統。3.其他渠道：如電話、郵件、傳真等方式接收的訂單，相關人員應在規定時間內將訂單信息準確錄入系統。（二）訂單信息審核1.接收訂單后，由銷售部門或相關接收人員對訂單信息進行初步審核，確保訂單信息完整、準確。審核內容包括但不限于客戶名稱、聯系方式、產品或服務規格、數量、交貨時間、交貨地點等。2.對于信息不完整或存在疑問的訂單，接收人員應及時與客戶溝通，補充或澄清相關信息。（三）訂單錄入1.經審核無誤的訂單信息，應及時錄入公司訂單管理系統。錄入人員要確保錄入信息與訂單原件一致，避免出現錯誤或遺漏。2.訂單錄入完成后，系統自動生成訂單編號，作為該訂單的唯一標識，貫穿訂單處理全過程。三、訂單評審（一）評審流程1.銷售部門發起：銷售部門在收到訂單后，對訂單的可行性進行初步評估，判斷是否能夠滿足客戶需求。如認為訂單存在問題或風險，應及時與客戶溝通協商解決方案。2.組織評審會議：對于復雜訂單或涉及多個部門的訂單，由銷售部門牽頭組織相關部門（如生產部門、技術部門、采購部門、質量部門等）召開訂單評審會議。3.各部門評審：生產部門評估訂單產品的生產能力、生產周期、設備狀況等；技術部門審核訂單產品的技術要求、工藝路線等；采購部門確認原材料、零部件的供應能力和采購周期；質量部門明確訂單產品的質量標準和檢驗要求。各部門根據自身職責對訂單進行評審，并提出意見和建議。4.形成評審結論：評審會議結束后，由銷售部門匯總各部門的評審意見，形成訂單評審結論。評審結論分為可行、部分可行需協商、不可行三種情況。（二）評審內容1.技術可行性：訂單產品的技術要求是否明確、合理，公司現有技術水平能否滿足要求。2.生產可行性：公司的生產設備、生產能力、人員配備等能否保證訂單按時、按質、按量生產。3.物料供應可行性：原材料、零部件等物料的供應是否有保障，供應周期是否滿足訂單交貨期要求。4.質量保證可行性：訂單產品的質量標準是否明確，公司的質量管理體系能否確保產品質量達到要求。5.成本效益可行性：訂單執行過程中的成本預算是否合理，是否能夠實現預期的經濟效益。（三）評審結果處理1.可行訂單：銷售部門根據評審結論，與客戶簽訂正式合同，并組織相關部門按照訂單要求進行生產和交付。2.部分可行需協商訂單：銷售部門與客戶溝通協商，對訂單條款進行調整，解決存在的問題，重新進行評審，直至訂單可行后簽訂合同并組織執行。3.不可行訂單：銷售部門向客戶說明原因，提出解決方案或建議，爭取與客戶達成新的合作意向。如客戶不同意解決方案，銷售部門應及時終止訂單處理流程，并做好相關記錄。四、訂單執行（一）生產計劃安排1.生產部門根據訂單評審結論和交貨期要求：制定詳細的生產計劃，明確各工序的生產時間、生產數量、責任人等信息。生產計劃應合理安排生產資源，確保生產過程的高效、有序進行。2.生產計劃制定后，應及時傳達給相關部門和人員，包括采購部門、倉庫管理部門、質量部門等，以便各部門提前做好準備工作。（二）物料采購1.采購部門根據生產計劃：制定物料采購計劃，明確所需采購的原材料、零部件等物料的名稱、規格、數量、采購時間等信息。2.采購部門按照采購計劃選擇合格的供應商進行采購，并與供應商簽訂采購合同或訂單，確保物料的質量、價格、交貨期等符合公司要求。3.采購部門要及時跟蹤物料采購進度，協調解決采購過程中出現的問題，確保物料按時、按質、按量供應到公司。（三）生產作業1.生產部門按照生產計劃組織生產作業：各生產車間、工序嚴格按照操作規程進行生產，確保產品質量符合標準要求。2.生產過程中，操作人員要做好生產記錄，包括生產時間、生產數量、設備運行狀況、質量檢驗情況等，以便及時發現問題并進行處理。3.生產部門要加強生產現場管理，保持生產環境整潔、有序，確保安全生產。（四）質量控制1.質量部門制定訂單產品的質量檢驗計劃：明確檢驗項目、檢驗標準、檢驗方法、檢驗頻次等信息。質量檢驗計劃應覆蓋原材料檢驗、半成品檢驗、成品檢驗等全過程。2.質量部門按照質量檢驗計劃對訂單產品進行檢驗，確保產品質量符合客戶要求和公司標準。對于檢驗不合格的產品，要及時通知生產部門進行返工或整改，直至檢驗合格為止。3.質量部門要做好質量記錄和統計分析工作，定期對產品質量情況進行總結和評估，提出改進措施和建議，不斷提高產品質量水平。五、訂單跟蹤（一）跟蹤職責1.銷售部門負責訂單整體跟蹤：及時了解訂單執行進度，協調解決訂單執行過程中出現的問題，確保訂單按時、按質、按量交付。銷售部門要定期向客戶反饋訂單執行情況，保持與客戶的溝通順暢。2.生產部門負責本部門生產環節的訂單跟蹤：按照生產計劃組織生產，及時匯報生產進度、質量狀況等信息，配合銷售部門做好訂單跟蹤工作。3.采購部門負責物料采購環節的訂單跟蹤：跟蹤物料采購進度，及時協調解決物料供應過程中出現的問題，確保物料按時供應到公司，不影響生產進度。4.質量部門負責訂單產品質量跟蹤：對訂單產品的質量檢驗情況進行跟蹤，及時反饋質量問題，督促生產部門進行整改，確保產品質量符合要求。（二）跟蹤方式1.定期會議：銷售部門每周組織召開訂單跟蹤會議，各相關部門匯報訂單執行情況，共同商討解決存在的問題。2.工作匯報：各部門定期向銷售部門提交訂單執行情況報告，詳細說明本部門工作進展、遇到的問題及解決方案等。3.現場檢查：相關部門人員定期到生產現場、供應商處等進行實地檢查，了解訂單執行實際情況，及時發現并解決問題。4.信息化手段：利用訂單管理系統實時跟蹤訂單執行進度，各部門人員可以隨時查詢訂單狀態、生產進度、質量檢驗結果等信息，實現信息共享和協同工作。（三）問題處理1.訂單跟蹤過程中發現問題，責任部門應及時分析原因，制定解決方案，并在規定時間內解決問題。2.對于涉及多個部門的問題，由銷售部門牽頭組織相關部門共同協商解決，明確各部門的職責和工作分工，確保問題得到妥善處理。3.如問題無法及時解決，可能影響訂單交貨期或產品質量的，責任部門應及時向銷售部門匯報，銷售部門要及時與客戶溝通，說明情況，爭取客戶的理解和支持，并協商解決方案。六、訂單交付（一）交付準備1.生產部門在訂單產品生產完成并檢驗合格后：通知倉庫管理部門做好產品入庫準備工作。倉庫管理部門按照產品入庫要求，安排合適的存儲位置，確保產品安全存放。2.銷售部門根據訂單交貨期要求，提前與物流部門溝通協調，確定運輸方式、運輸時間等信息，確保產品能夠按時、安全交付給客戶。（二）交付流程1.倉庫管理部門根據銷售部門的發貨通知：組織人員進行產品出庫作業，核對產品名稱、規格、數量等信息，確保出庫產品與訂單要求一致。2.產品出庫后，倉庫管理部門要及時更新庫存信息，并將發貨情況反饋給銷售部門。3.物流部門按照與銷售部門確定的運輸方式和時間，將產品運輸至客戶指定地點。在運輸過程中，要采取必要的防護措施，確保產品不受損壞。4.產品交付后，物流部門要及時將交付憑證（如送貨單、簽收單等）反饋給銷售部門，銷售部門負責將交付憑證存檔，并確認訂單完成情況。（三）交付驗收1.客戶在收到產品后，按照合同約定對產品進行驗收。驗收內容包括產品的數量、規格、質量、外觀等方面。2.如客戶驗收合格，應在交付憑證上簽字確認。如客戶驗收發現問題，應及時通知銷售部門，銷售部門要協調相關部門進行處理，直至客戶滿意為止。3.對于客戶提出的質量異議，質量部門要進行調查分析，如確屬公司產品質量問題，應按照公司相關規定進行處理，包括退換貨、賠償損失等。七、訂單變更管理（一）變更申請1.客戶提出訂單變更需求或公司內部因各種原因需要對訂單進行變更時，應由提出變更方填寫《訂單變更申請表》，詳細說明變更內容、變更原因、預計變更時間等信息。2.《訂單變更申請表》應提交給銷售部門，銷售部門對變更申請進行初步審核，判斷變更的必要性和可行性。（二）變更評審1.對于涉及訂單金額、交貨期、產品規格等重要變更的申請，銷售部門應組織相關部門（如生產部門、技術部門、采購部門、質量部門等）進行變更評審。2.各部門根據自身職責對變更內容進行評審，評估變更對訂單執行的影響，包括生產進度、物料供應、產品質量、成本等方面。3.評審會議結束后，由銷售部門匯總各部門的評審意見，形成變更評審結論。評審結論分為可行、部分可行需協商、不可行三種情況。（三）變更執行1.可行變更：銷售部門根據變更評審結論，與客戶簽訂訂單變更協議，并組織相關部門按照變更后的訂單要求進行執行。2.部分可行需協商變更：銷售部門與客戶溝通協商，對變更內容進行調整，解決存在的問題，重新進行評審，直至變更可行后簽訂變更協議并組織執行。3.不可行變更：銷售部門向客戶說明原因，提出解決方案或建議，爭取與客戶達成一致意見。如客戶不同意解決方案，銷售部門應及時終止變更申請處理流程，并做好相關記錄。4.訂單變更執行過程中，各部門要密切配合，按照變更后的要求及時調整生產計劃、采購計劃、質量檢驗計劃等，確保訂單變更順利實施。八、訂單文檔管理（一）文檔分類1.訂單合同類：包括與客戶簽訂的正式訂單合同、訂單變更協議等。2.訂單執行類：如生產計劃、采購訂單、質量檢驗報告、生產記錄等。3.訂單溝通類：與客戶溝通的郵件、傳真、電話記錄等，以及訂單跟蹤過程中召開的會議紀要等。4.其他相關文檔：如客戶反饋意見、售后服務記錄等。（二）文檔歸檔1.各部門在訂單處理過程中產生的各類文檔，應按照規定的時間和要求及時整理、分類，并移交至公司檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門要建立完善的檔案管理制度，確保訂單文檔的安全、完整和可查閱性。檔案管理人員要對歸檔的文檔進行編號、登記，建立電子和紙質檔案目錄，便于查詢和管理。（三）文檔查閱1.公司內部人員因工作需要查閱訂單文檔時，應填寫《文檔查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照規定的查閱流程，為