采購室管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購室的管理，規(guī)范采購工作流程，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購室的所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。3.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購室組織架構(gòu)采購室設(shè)采購經(jīng)理一名，采購專員若干名。（二）采購經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)采購室的日常管理工作，制定采購工作計劃和預(yù)算。2.組織采購人員進(jìn)行市場調(diào)研，尋找合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.審核采購合同，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)采購室與其他部門的工作關(guān)系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，提出改進(jìn)采購工作的建議。（三）采購專員職責(zé)1.根據(jù)采購計劃，負(fù)責(zé)具體的采購工作，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.對采購物資進(jìn)行驗收，確保物資符合要求。4.整理采購文件和資料，建立采購檔案。5.協(xié)助采購經(jīng)理完成其他采購相關(guān)工作。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購室。（二）采購審批1.采購室收到《采購申請表》后，由采購經(jīng)理進(jìn)行審核。2.對于金額較小的采購申請，采購經(jīng)理直接審批；對于金額較大的采購申請，采購經(jīng)理審核后報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實施1.采購專員根據(jù)審批后的《采購申請表》，進(jìn)行市場調(diào)研，尋找合格供應(yīng)商。2.采購專員向供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商提供報價。3.采購專員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行議價。4.采購專員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）采購驗收1.采購物資到貨后，采購專員通知相關(guān)部門進(jìn)行驗收。2.驗收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗收，填寫《采購驗收單》。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商處理。（五）采購付款1.采購專員根據(jù)《采購驗收單》和采購合同，填寫《付款申請單》。2.《付款申請單》經(jīng)采購經(jīng)理審核簽字后，報財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行付款。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購室應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面。2.采購專員通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦等方式，尋找潛在供應(yīng)商。3.采購專員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，選擇合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商檔案。（二）供應(yīng)商評估1.采購室定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面。2.采購專員根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.對于不合格供應(yīng)商，采購室應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商合作1.采購室與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，定期與供應(yīng)商溝通交流，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)。2.采購室應(yīng)要求供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時為供應(yīng)商提供必要的支持和幫助。3.采購室應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合作關(guān)系的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購專員與供應(yīng)商達(dá)成采購意向后，應(yīng)及時簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同經(jīng)采購經(jīng)理審核簽字后，加蓋公司公章。（二）合同執(zhí)行1.采購專員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其承擔(dān)違約責(zé)任；如供應(yīng)商拒絕承擔(dān)違約責(zé)任，采購室應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如追究其法律責(zé)任等。（三）合同變更1.如因市場變化、客戶需求變更等原因需要變更采購合同，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的交貨期、價格、付款方式等內(nèi)容。3.合同變更協(xié)議經(jīng)采購經(jīng)理審核簽字后，加蓋公司公章。（四）合同終止1.采購合同履行完畢后，采購專員應(yīng)及時辦理合同終止手續(xù)。2.采購專員應(yīng)整理合同執(zhí)行過程中的相關(guān)文件和資料，建立合同檔案。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購室應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.采購專員應(yīng)關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動情況，評估市場風(fēng)險。3.采購專員應(yīng)加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的檢驗和驗收，評估質(zhì)量風(fēng)險。4.采購專員應(yīng)選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商，評估供應(yīng)商風(fēng)險。5.采購專員應(yīng)認(rèn)真審核采購合同，評估合同風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.采購室應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。2.采購專員應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于市場風(fēng)險，采購室可以采取套期保值、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對。2.對于質(zhì)量風(fēng)險，采購室可以加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的檢驗和驗收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件等方式進(jìn)行應(yīng)對。3.對于供應(yīng)商風(fēng)險，采購室可以選擇多家供應(yīng)商，建立供應(yīng)商備份機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對。4.對于合同風(fēng)險，采購室可以認(rèn)真審核采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的監(jiān)督等方式進(jìn)行應(yīng)對。七、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購室應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購需求，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期等內(nèi)容。3.采購預(yù)算經(jīng)采購經(jīng)理審核簽字后，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購專員應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，控制采購成本。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購專員應(yīng)及時填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，報采購經(jīng)理審核，上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）預(yù)算分析1.采購室應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對比實際采購支出與預(yù)算的差異。2.采購專員應(yīng)分析差異產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施，為下一年度采購預(yù)算的編制提供參考。八、采購檔案管理（一）檔案分類采購檔案分為采購文件檔案和供應(yīng)商檔案。（二）檔案內(nèi)容1.采購文件檔案包括采購申請表、采購合同、采購驗收單、付款申請單、詢價單、報價單、議價記錄等。2.供應(yīng)商檔案包括供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)商評估報告、供應(yīng)商合作協(xié)議等。（三）檔案保管1.采購專員應(yīng)定期整理采購檔案，將檔案分類存放，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，方可查閱。2.查閱采購檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、涂改、銷毀檔案。九、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購室的采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程是否規(guī)范，采購行為是否合規(guī)。2.采購室應(yīng)定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受上級領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和