內(nèi)部信管理制度?目的為規(guī)范公司內(nèi)部信的管理，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全與有效，加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工之間通過公司內(nèi)部信系統(tǒng)進行的信息交流與溝通。基本原則1.真實性原則：發(fā)信人應(yīng)確保所發(fā)信息內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，不得傳播虛假、誤導(dǎo)性信息。2.及時性原則：根據(jù)信息的重要性和緊急程度，及時發(fā)送和處理內(nèi)部信，避免延誤。3.保密性原則：涉及公司機密、敏感信息的內(nèi)部信，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行處理，防止信息泄露。4.適度性原則：內(nèi)部信的內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，避免冗長、復(fù)雜的表述，確保信息易于理解。內(nèi)部信系統(tǒng)使用規(guī)范賬號管理1.員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)為其開通內(nèi)部信賬號，賬號為員工工號，初始密碼由系統(tǒng)統(tǒng)一設(shè)定，員工首次登錄后需及時修改密碼。2.員工離職時，人力資源部門應(yīng)及時停用其內(nèi)部信賬號。登錄與使用1.員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的外部網(wǎng)絡(luò)訪問內(nèi)部信系統(tǒng)，使用賬號和密碼登錄。2.登錄后，應(yīng)及時查看收件箱、發(fā)件箱、草稿箱等功能模塊，確保及時處理各類信息。3.在使用過程中，應(yīng)遵守系統(tǒng)操作指南，不得進行惡意攻擊、篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)等違規(guī)操作。內(nèi)部信的分類與內(nèi)容要求分類1.工作通知類：傳達公司各項工作安排、任務(wù)要求、政策法規(guī)等信息。2.業(yè)務(wù)溝通類：用于部門之間、員工之間就具體業(yè)務(wù)問題進行溝通、協(xié)調(diào)與協(xié)作。3.信息共享類：分享公司內(nèi)部的工作經(jīng)驗、技術(shù)資料、行業(yè)動態(tài)等信息。4.公告公示類：發(fā)布公司重要決策、人事任免、表彰獎勵等公告信息。內(nèi)容要求1.工作通知類標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括通知的主要內(nèi)容，如"關(guān)于[具體事項]的通知"。正文應(yīng)詳細(xì)說明通知的目的、要求、執(zhí)行時間、責(zé)任人等關(guān)鍵信息，確保收件人能夠清楚了解工作安排。如有附件，應(yīng)在正文中明確提及，并確保附件內(nèi)容與通知相關(guān)且格式正確。2.業(yè)務(wù)溝通類主題應(yīng)清晰明確，突出溝通的核心問題，例如"關(guān)于[項目名稱]的溝通"。正文應(yīng)條理清晰，闡述問題的背景、現(xiàn)狀、解決方案等，必要時可附圖說明。尊重對方意見和建議，保持禮貌、專業(yè)的溝通態(tài)度。3.信息共享類內(nèi)容應(yīng)具有價值和實用性，如工作經(jīng)驗分享可包含具體操作方法、遇到的問題及解決措施等。注明信息來源，確保信息的可靠性。鼓勵員工積極分享有價值的信息，促進公司內(nèi)部知識共享與交流。4.公告公示類標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，直接表明公告的主題，如"關(guān)于[人事任免事項]的公告"。正文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定格式和內(nèi)容要求撰寫，確保公告信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。公告發(fā)布前應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。內(nèi)部信的發(fā)送與接收發(fā)送1.員工根據(jù)工作需要，選擇合適的收件人、抄送人和密送人，準(zhǔn)確填寫內(nèi)部信的主題和正文內(nèi)容。2.對于重要的內(nèi)部信，發(fā)信人可在發(fā)送前進行預(yù)發(fā)送，檢查格式、內(nèi)容等是否正確，無誤后再正式發(fā)送。3.涉及多個部門或全體員工的內(nèi)部信，應(yīng)按照公司組織架構(gòu)和信息覆蓋范圍進行準(zhǔn)確發(fā)送，避免遺漏重要人員。接收1.員工應(yīng)定期登錄內(nèi)部信系統(tǒng)查看收件箱，及時接收各類信息。2.對于緊急、重要的內(nèi)部信，應(yīng)立即進行處理，并根據(jù)要求及時回復(fù)或反饋處理情況。3.如發(fā)現(xiàn)內(nèi)部信內(nèi)容存在疑問或不清楚的地方，應(yīng)及時與發(fā)信人溝通確認(rèn)。內(nèi)部信的回復(fù)與處理回復(fù)1.對于收到的內(nèi)部信，收件人應(yīng)根據(jù)內(nèi)容要求及時回復(fù)。回復(fù)內(nèi)容應(yīng)針對性強，明確表達自己的意見、態(tài)度或處理結(jié)果。2.如需對原信進行補充說明或提供相關(guān)資料，應(yīng)在回復(fù)中一并附上，確保信息的完整性。3.對于涉及多個部門或需要協(xié)同處理的內(nèi)部信，相關(guān)部門應(yīng)共同協(xié)商，及時回復(fù)，確保工作的順利推進。處理1.發(fā)信人應(yīng)對發(fā)出的內(nèi)部信進行跟蹤，了解收件人的接收情況和處理進度，必要時進行督促。2.對于需要落實的工作任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時間節(jié)點，并建立相應(yīng)的跟蹤機制，確保工作按時完成。3.人力資源部門負(fù)責(zé)對內(nèi)部信的處理情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決，不斷優(yōu)化內(nèi)部溝通流程。內(nèi)部信的存檔與查詢存檔1.公司內(nèi)部信系統(tǒng)應(yīng)具備自動存檔功能，按照一定的時間周期（如每月、每季度）對已發(fā)送和接收的內(nèi)部信進行存檔。2.存檔內(nèi)容應(yīng)包括內(nèi)部信的主題、發(fā)件人、收件人、抄送人和密送人、發(fā)送時間、正文內(nèi)容、附件等信息，確保存檔資料的完整性。3.對于重要的內(nèi)部信，應(yīng)進行紙質(zhì)備份，并按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保管。查詢1.員工可根據(jù)需要，通過內(nèi)部信系統(tǒng)的查詢功能，按照主題、發(fā)件人、收件人、時間等條件查詢歷史內(nèi)部信。2.查詢結(jié)果應(yīng)清晰展示內(nèi)部信的詳細(xì)內(nèi)容，方便員工快速獲取所需信息。3.如需查閱紙質(zhì)存檔的內(nèi)部信，應(yīng)按照公司檔案查閱流程辦理相關(guān)手續(xù)。保密規(guī)定保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等敏感信息的內(nèi)部信。2.公司尚未公開的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等信息。保密措施1.對于保密范圍內(nèi)的內(nèi)部信，發(fā)信人應(yīng)選擇合適的密級進行發(fā)送，并嚴(yán)格控制收件人范圍。2.收件人應(yīng)妥善保管收到的保密內(nèi)部信，不得擅自轉(zhuǎn)發(fā)、泄露給無關(guān)人員。如需共享相關(guān)信息，應(yīng)按照公司保密制度履行審批手續(xù)。3.公司內(nèi)部信系統(tǒng)應(yīng)采取安全防護措施，防止信息被非法獲取、篡改或泄露。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.人力資源部門負(fù)責(zé)對內(nèi)部信的使用情況進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.公司設(shè)立內(nèi)部信使用監(jiān)督郵箱，員工可對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行舉報，人力資源部門應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并將結(jié)果反饋給舉報人。考核辦法1.將內(nèi)部信的使用情況納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括信息發(fā)送的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，回復(fù)的及時性和質(zhì)量等。2.對于在內(nèi)部信使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿粚τ谶`反本制度的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、績效考核扣分等處罰，情節(jié)嚴(yán)重的將按照公司相關(guān)規(guī)定進行