內部信管理制度?目的為規范公司內部信的管理，確保信息傳遞的及時、準確、安全與有效，加強公司內部溝通與協作，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工之間通過公司內部信系統進行的信息交流與溝通。基本原則1.真實性原則：發信人應確保所發信息內容真實、準確，不得傳播虛假、誤導性信息。2.及時性原則：根據信息的重要性和緊急程度，及時發送和處理內部信，避免延誤。3.保密性原則：涉及公司機密、敏感信息的內部信，應嚴格按照保密規定進行處理，防止信息泄露。4.適度性原則：內部信的內容應簡潔明了，避免冗長、復雜的表述，確保信息易于理解。內部信系統使用規范賬號管理1.員工入職時，由人力資源部門負責為其開通內部信賬號，賬號為員工工號，初始密碼由系統統一設定，員工首次登錄后需及時修改密碼。2.員工離職時，人力資源部門應及時停用其內部信賬號。登錄與使用1.員工可通過公司內部網絡或指定的外部網絡訪問內部信系統，使用賬號和密碼登錄。2.登錄后，應及時查看收件箱、發件箱、草稿箱等功能模塊，確保及時處理各類信息。3.在使用過程中，應遵守系統操作指南，不得進行惡意攻擊、篡改系統數據等違規操作。內部信的分類與內容要求分類1.工作通知類：傳達公司各項工作安排、任務要求、政策法規等信息。2.業務溝通類：用于部門之間、員工之間就具體業務問題進行溝通、協調與協作。3.信息共享類：分享公司內部的工作經驗、技術資料、行業動態等信息。4.公告公示類：發布公司重要決策、人事任免、表彰獎勵等公告信息。內容要求1.工作通知類標題應準確概括通知的主要內容，如"關于[具體事項]的通知"。正文應詳細說明通知的目的、要求、執行時間、責任人等關鍵信息，確保收件人能夠清楚了解工作安排。如有附件，應在正文中明確提及，并確保附件內容與通知相關且格式正確。2.業務溝通類主題應清晰明確，突出溝通的核心問題，例如"關于[項目名稱]的溝通"。正文應條理清晰，闡述問題的背景、現狀、解決方案等，必要時可附圖說明。尊重對方意見和建議，保持禮貌、專業的溝通態度。3.信息共享類內容應具有價值和實用性，如工作經驗分享可包含具體操作方法、遇到的問題及解決措施等。注明信息來源，確保信息的可靠性。鼓勵員工積極分享有價值的信息，促進公司內部知識共享與交流。4.公告公示類標題應簡潔明了，直接表明公告的主題，如"關于[人事任免事項]的公告"。正文應嚴格按照規定格式和內容要求撰寫，確保公告信息的準確性和嚴肅性。公告發布前應經相關領導審核批準。內部信的發送與接收發送1.員工根據工作需要，選擇合適的收件人、抄送人和密送人，準確填寫內部信的主題和正文內容。2.對于重要的內部信，發信人可在發送前進行預發送，檢查格式、內容等是否正確，無誤后再正式發送。3.涉及多個部門或全體員工的內部信，應按照公司組織架構和信息覆蓋范圍進行準確發送，避免遺漏重要人員。接收1.員工應定期登錄內部信系統查看收件箱，及時接收各類信息。2.對于緊急、重要的內部信，應立即進行處理，并根據要求及時回復或反饋處理情況。3.如發現內部信內容存在疑問或不清楚的地方，應及時與發信人溝通確認。內部信的回復與處理回復1.對于收到的內部信，收件人應根據內容要求及時回復。回復內容應針對性強，明確表達自己的意見、態度或處理結果。2.如需對原信進行補充說明或提供相關資料，應在回復中一并附上，確保信息的完整性。3.對于涉及多個部門或需要協同處理的內部信，相關部門應共同協商，及時回復，確保工作的順利推進。處理1.發信人應對發出的內部信進行跟蹤，了解收件人的接收情況和處理進度，必要時進行督促。2.對于需要落實的工作任務，應明確責任人和完成時間節點，并建立相應的跟蹤機制，確保工作按時完成。3.人力資源部門負責對內部信的處理情況進行統計和分析，發現問題及時協調解決，不斷優化內部溝通流程。內部信的存檔與查詢存檔1.公司內部信系統應具備自動存檔功能，按照一定的時間周期（如每月、每季度）對已發送和接收的內部信進行存檔。2.存檔內容應包括內部信的主題、發件人、收件人、抄送人和密送人、發送時間、正文內容、附件等信息，確保存檔資料的完整性。3.對于重要的內部信，應進行紙質備份，并按照公司檔案管理規定進行妥善保管。查詢1.員工可根據需要，通過內部信系統的查詢功能，按照主題、發件人、收件人、時間等條件查詢歷史內部信。2.查詢結果應清晰展示內部信的詳細內容，方便員工快速獲取所需信息。3.如需查閱紙質存檔的內部信，應按照公司檔案查閱流程辦理相關手續。保密規定保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感信息的內部信。2.公司尚未公開的重大決策、戰略規劃等信息。保密措施1.對于保密范圍內的內部信，發信人應選擇合適的密級進行發送，并嚴格控制收件人范圍。2.收件人應妥善保管收到的保密內部信，不得擅自轉發、泄露給無關人員。如需共享相關信息，應按照公司保密制度履行審批手續。3.公司內部信系統應采取安全防護措施，防止信息被非法獲取、篡改或泄露。監督與考核監督機制1.人力資源部門負責對內部信的使用情況進行日常監督，及時發現和糾正違規行為。2.公司設立內部信使用監督郵箱，員工可對發現的違規行為進行舉報，人力資源部門應及時進行調查處理，并將結果反饋給舉報人。考核辦法1.將內部信的使用情況納入員工績效考核體系，考核內容包括信息發送的及時性、準確性、完整性，回復的及時性和質量等。2.對于在內部信使用過程中表現優秀的員工，給予適當的獎勵；對于違反本制度的員工，視情節輕重給予批評教育、警告、績效考核扣分等處罰，情節嚴重的將按照公司相關規定進行