雪茄煙管理制度?總則目的為加強雪茄煙管理，規范雪茄煙的采購、存儲、銷售、配送等環節，確保雪茄煙經營活動的合法、有序進行，保障公司利益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及雪茄煙采購、存儲、銷售、配送等相關業務的部門和人員。基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規以及煙草專賣相關規定開展雪茄煙業務。2.質量至上原則：確保所經營雪茄煙的品質符合行業標準和消費者要求。3.規范操作原則：各項業務流程遵循明確規范，做到嚴謹、高效。4.安全保障原則：保障雪茄煙存儲、運輸等環節的安全，防止出現質量問題和安全事故。采購管理供應商選擇1.建立供應商評估體系，從供應商的信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估。2.優先選擇具有良好行業口碑、生產工藝先進、產品質量穩定且能提供合理價格的供應商。3.與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方權利義務，包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。采購計劃制定1.銷售部門定期根據市場需求、銷售數據及庫存情況，制定雪茄煙采購預測計劃，提交給采購部門。2.采購部門結合銷售預測、庫存水平以及供應商生產周期等因素，制定詳細的采購計劃，明確采購品種、數量、時間等信息。3.采購計劃需經相關部門負責人審核，報公司管理層審批后執行。采購流程1.采購人員根據審批后的采購計劃，向供應商發送采購訂單。訂單內容應準確清晰，包括雪茄煙品種、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等。2.與供應商確認訂單細節，確保雙方理解一致。如遇訂單變更，需及時與供應商溝通并簽訂變更協議。3.跟蹤采購訂單執行情況，及時掌握貨物生產進度、運輸狀態等信息。對于延遲交貨等異常情況，及時與供應商協商解決辦法。4.貨物到貨前，采購人員通知倉儲部門做好收貨準備。到貨時，采購人員協同倉儲人員按照訂單內容對貨物進行驗收，檢查貨物數量、規格、質量等是否與訂單一致。5.驗收合格后，采購人員辦理入庫手續，并將相關采購憑證整理歸檔。如驗收不合格，及時與供應商協商退換貨事宜。存儲管理倉儲設施1.設立專門的雪茄煙倉庫，倉庫應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.配備溫濕度調節設備，確保倉庫內溫濕度符合雪茄煙存儲要求。一般溫度控制在[X]℃[X]℃，濕度控制在[X]%[X]%。3.劃分不同的存儲區域，如合格品區、待檢區、不合格品區、貴重雪茄煙專區等，并設置明顯標識。入庫管理1.貨物到貨后，倉儲人員依據采購訂單和驗收報告，核對貨物信息，對合格的雪茄煙辦理入庫手續。2.按照雪茄煙的品種、規格、批次等進行分類存放，確保貨物擺放整齊有序，便于查找和盤點。3.在庫存管理系統中準確記錄入庫時間、品種、規格、數量、批次等信息，建立詳細的庫存臺賬。存儲養護1.定期對倉庫溫濕度進行監測和記錄，每天至少檢查[X]次，并根據溫濕度變化情況及時調整調節設備。2.每月對雪茄煙進行一次外觀檢查，查看是否有受潮、發霉、變形、異味等情況。對于發現的問題雪茄煙，及時進行隔離處理，并上報相關部門。3.做好倉庫清潔衛生工作，定期清掃地面、貨架等，防止灰塵、雜物等對雪茄煙造成污染。4.采取必要的防蟲、防鼠措施，如放置驅蟲藥、鼠夾等，避免雪茄煙受到蟲害和鼠害。出庫管理1.根據銷售訂單或其他出庫指令，倉儲人員核對無誤后辦理雪茄煙出庫手續。2.按照先進先出原則進行發貨，確保出庫雪茄煙的質量和新鮮度。3.在庫存管理系統中記錄出庫時間、品種、規格、數量、去向等信息，實時更新庫存臺賬。4.發貨時，對雪茄煙進行妥善包裝，防止在運輸過程中受損。銷售管理銷售策略制定1.市場部門定期開展市場調研，分析雪茄煙市場動態、消費者需求、競爭對手情況等，為公司制定銷售策略提供依據。2.根據市場調研結果，結合公司目標和資源，制定年度、季度銷售策略，明確銷售目標、產品定位、價格策略、促銷活動等內容。3.銷售策略需經公司管理層審批后實施，并根據市場變化及時進行調整優化。客戶管理1.建立客戶信息檔案，記錄客戶基本信息、購買歷史、偏好等，以便提供個性化服務。2.定期對客戶進行回訪，了解客戶滿意度和需求變化，及時解決客戶反饋的問題，維護良好的客戶關系。3.根據客戶價值和購買潛力，對客戶進行分類管理，制定針對性的營銷策略，提高客戶忠誠度和購買頻次。銷售流程1.銷售人員接待客戶咨詢，詳細介紹雪茄煙產品特點、價格、品質等信息，解答客戶疑問。2.根據客戶需求，為客戶推薦合適的雪茄煙產品，并提供專業的購買建議。3.與客戶達成購買意向后，簽訂銷售合同或協議，明確產品規格、數量、價格、交貨方式、付款方式等條款。4.按照合同約定安排發貨，及時告知客戶發貨時間和物流信息。5.跟進客戶收貨情況，確保客戶順利收到貨物。對于客戶反饋的問題，及時協調解決，提供優質售后服務。6.定期統計銷售數據，分析銷售業績，總結經驗教訓，為銷售策略調整提供數據支持。價格管理1.公司制定統一的雪茄煙銷售價格體系，明確不同品種、規格雪茄煙的基準價格及價格調整機制。2.價格調整需根據市場供求關系、成本變化、競爭對手價格等因素進行綜合評估，并經公司管理層審批后執行。3.銷售人員嚴格按照公司規定的價格進行銷售，不得擅自降價或漲價。如遇特殊情況需要調整價格，需提前向客戶說明并取得客戶同意。配送管理配送模式選擇1.根據公司業務規模、客戶分布、成本效益等因素，選擇合適的配送模式，如自營配送、外包配送或兩者相結合的模式。2.對于自營配送，建立專業的配送團隊，配備必要的運輸車輛、設備和人員，確保配送服務質量和效率。3.對于外包配送，選擇具有良好信譽、配送能力強的第三方物流企業合作，簽訂詳細的外包合同，明確雙方權利義務和服務標準。配送流程1.根據銷售訂單生成配送任務，明確配送貨物信息、客戶地址、配送時間等要求。2.對于需要包裝的雪茄煙，按照規范進行包裝，確保貨物在運輸過程中不受損壞。3.將雪茄煙裝載到運輸車輛上，合理安排貨物擺放，防止擠壓碰撞。4.在運輸過程中，對車輛進行實時監控，確保運輸安全和準時送達。如遇突發情況導致運輸延誤或貨物損壞，及時采取應急措施并通知相關部門和客戶。5.貨物送達客戶指定地點后，與客戶進行交接，由客戶簽收確認。如客戶發現貨物有問題，及時記錄并反饋給相關部門處理。運輸安全管理1.加強配送車輛的日常維護和保養，定期檢查車輛性能、安全設備等，確保車輛處于良好運行狀態。2.為配送車輛配備必要的安全設施，如滅火器、防滑鏈、急救箱等。3.對配送人員進行安全培訓，提高安全意識，遵守交通規則，確保運輸過程安全。4.購買足額的運輸保險，降低運輸風險。質量管理質量標準1.明確雪茄煙的質量標準，包括外觀、香氣、口感、燃燒性等方面的要求。質量標準應符合國家相關行業標準和公司內部規定。2.對雪茄煙原材料的采購嚴格把關，確保原材料質量符合要求。3.在生產加工環節，嚴格按照工藝標準進行操作，保證雪茄煙產品質量的穩定性。質量檢驗1.建立質量檢驗制度，對采購的雪茄煙原材料、生產過程中的半成品以及成品進行檢驗。2.檢驗項目包括外觀、尺寸、重量、物理性能、化學指標、感官質量等。3.采用專業的檢驗設備和方法，確保檢驗結果準確可靠。對于檢驗合格的產品出具質量檢驗報告，不合格產品不得進入下一環節或流入市場。質量追溯1.建立完善的質量追溯體系，對雪茄煙從原材料采購到銷售的全過程進行記錄，確保能夠追溯產品的來源和流向。2.記錄內容包括原材料供應商信息、采購批次、生產批次、生產日期、生產工藝參數、檢驗記錄、銷售記錄等。3.當出現質量問題時，能夠通過質量追溯體系迅速查找問題源頭，采取相應的召回、整改等措施，減少損失和影響。人員管理崗位職責1.明確采購、倉儲、銷售、配送、質量檢驗等各崗位的職責和工作流程，確保各項工作有序開展。2.采購人員負責供應商開發與管理、采購計劃制定與執行等工作。3.倉儲人員負責雪茄煙的出入庫管理、存儲養護等工作。4.銷售人員負責客戶開發與維護、銷售業務開展等工作。5.配送人員負責雪茄煙的運輸配送工作。6.質量檢驗人員負責質量檢驗、質量追溯等工作。培訓與發展1.定期組織員工參加雪茄煙業務知識、行業動態、質量管理、安全知識等方面的培訓，提高員工業務水平和綜合素質。2.根據員工崗位需求和職業發展規劃，提供個性化的培訓課程和學習機會，鼓勵員工不斷提升自己。3.建立員工績效考核制度，將培訓學習情況納入績效考核指標，激勵員工積極參與培訓和自我提升。績效考核1.制定科學合理的績效考核指標體系，對員工工作業績、工作態度、工作能力等方面進行全面考核。2.績效考核周期可分為月度、季度或年度，根據考核結果進行相應的獎勵和懲罰。3.對于表現優秀的員工，給予晉升、獎勵、表彰等激勵；對于考核不達標或違反公司制度的員工，進行批評教育、績效扣分、調崗、辭退等處理。財務管理預算管理1.制定雪茄煙業務年度預算，包括采購成本、倉儲費用、銷售費用、配送費用、人員費用等各項支出預算。2.預算編制應根據公司戰略目標、市場預測、歷史數據等進行科學合理測算，并經公司管理層審批后執行。3.定期對預算執行情況進行監控和分析，及時發現偏差并采取調整措施，確保預算目標的實現。成本控制1.加強采購成本控制，通過與供應商談判、優化采購渠道等方式降低采購價格。2.合理控制倉儲成本，提高倉庫空間利用率，降低庫存損耗。3.嚴格控制銷售費用和配送費用，提高費用使用效率，杜絕浪費和不合理開支。4.加強成本核算與分析，定期評估成本效益情況，為公司決策提供依據。資金管理1.合理安排資金，確保雪茄煙業務采購、運營等資金需求。2.加強應收賬款管理，及時催收貨款，提高資金回籠速度，降低資金風險。3.嚴格控制資金支出，按照審批流程辦理各項費用報銷，確保資金使用安全、合規。監督與檢查內部審計1.定期開展內部審計工作，對雪茄煙業務流程、財務收支、內部控制等方面進行全面審查。2.檢查各項制度執行情況，發現問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。3.通過內部審計，促進公司規范管理，防范風險，提高運營效率。日常監督1.各部門負責人對本部門業務進行日常監督檢查，確保各項工作符合公司制度和流程要求。2.設立專門的監督崗位或安排專人負責對雪茄煙業務進行不定期抽查