集采部管理制度?一、總則（一）目的為了規范集采部的工作流程，提高集采工作效率，確保采購質量，降低采購成本，加強對集采部的管理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司集采部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：集采活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，確保采購過程公平、公正，維護公司利益。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：與供應商建立誠信合作關系，嚴格履行采購合同。二、崗位職責（一）集采部經理1.全面負責集采部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。2.負責建立和完善集采部各項管理制度和工作流程，并監督執行。3.組織市場調研，收集供應商信息，建立供應商數據庫，評估供應商資質和信譽。4.負責采購項目的整體規劃和預算編制，審核采購合同條款，確保采購活動符合公司利益。5.協調與其他部門的工作關系，及時處理采購過程中的問題和糾紛，保障采購工作順利進行。6.定期向上級領導匯報集采工作進展情況，提出改進建議和措施。7.負責部門員工的培訓、考核和激勵，提高團隊整體素質和業務能力。（二）采購專員1.根據采購計劃和需求，負責具體采購項目的實施，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。2.與供應商保持密切溝通，跟蹤采購訂單的執行情況，確保按時、按質、按量完成采購任務。3.收集、整理采購相關資料，建立采購檔案，做好采購數據的統計和分析工作。4.協助處理采購過程中的退換貨、質量問題等售后服務工作。5.及時反饋采購過程中的市場動態和供應商情況，為部門決策提供參考依據。（三）質量檢驗員1.負責對采購物資進行質量檢驗，制定檢驗標準和流程，確保采購物資符合公司要求。2.對檢驗過程中發現的質量問題進行記錄和分析，及時與供應商溝通協商解決。3.參與供應商質量管理體系的評估和審核，提出改進建議，督促供應商提高產品質量。4.協助處理因質量問題引起的糾紛和投訴，保障公司生產經營活動的正常進行。三、采購流程（一）需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、用途、預算金額等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性和預算進行審核，簽署意見后報分管領導審批。（二）采購計劃制定1.集采部根據審批通過的采購申請，結合庫存情況和市場供應狀況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容。2.采購計劃經集采部經理審核后，報分管領導審批。（三）供應商選擇與評估1.根據采購計劃，采購專員通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商備選庫。2.對供應商進行初步篩選，重點考察供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面，確定入圍供應商名單。3.組織對入圍供應商進行實地考察和評估，填寫《供應商評估表》，詳細記錄評估情況。評估內容包括企業基本情況、生產經營狀況、質量管理體系、環保情況、財務狀況、市場口碑等。4.根據供應商評估結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，如A類（優質供應商）、B類（合格供應商）、C類（一般供應商），并定期對供應商進行動態評估和調整。（四）采購實施1.對于常用物資和金額較小的采購項目，可采用詢價采購方式。采購專員向至少三家供應商發出詢價單，要求供應商在規定時間內報價。根據供應商報價情況進行比價、議價，選擇價格合理、質量可靠的供應商簽訂采購合同。2.對于金額較大、技術復雜或有特殊要求的采購項目，采用招標采購方式。集采部制定招標方案，發布招標公告，邀請符合條件的供應商參加投標。組織開標、評標、定標等工作，確定中標供應商，并簽訂采購合同。3.在采購過程中，采購專員要與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度和質量情況，協調解決采購過程中出現的問題。如遇重大問題或變更，應及時向部門經理和分管領導匯報。（五）合同簽訂與執行1.采購合同由集采部負責起草，合同條款應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同經法務部門審核后，報分管領導審批。審批通過后，由集采部與供應商簽訂正式采購合同。3.采購專員負責跟蹤采購合同的執行情況，及時提醒供應商按時交貨。供應商交貨時，采購專員應按照合同約定進行驗收，填寫《物資驗收單》。如發現物資數量、質量等不符合合同要求，應及時與供應商協商解決，要求供應商限期整改或退換貨。4.根據采購合同約定和物資驗收情況，采購專員辦理付款申請手續。付款申請經部門經理審核、分管領導審批后，提交財務部門辦理付款。（六）采購驗收1.質量檢驗員按照檢驗標準和流程對采購物資進行質量檢驗。檢驗內容包括物資的外觀、規格、型號、數量、性能指標等方面。2.對于重要物資或技術復雜的物資，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構參與驗收。3.質量檢驗員在檢驗過程中發現質量問題，應及時填寫《質量檢驗報告》，通知采購專員與供應商溝通協商解決。供應商應在規定時間內采取整改措施，直至物資質量符合要求。4.采購物資經驗收合格后，質量檢驗員在《物資驗收單》上簽字確認，采購專員方可辦理入庫手續。（七）采購后評價1.采購項目完成后，集采部應對采購過程和采購結果進行評價。評價內容包括采購流程的合規性、采購成本的控制情況、采購物資的質量、供應商的合作情況、售后服務等方面。2.采購專員負責收集整理采購后評價相關資料，填寫《采購后評價表》，對采購項目進行全面總結和分析。3.根據采購后評價結果，總結經驗教訓，提出改進措施和建議，不斷完善采購工作流程和方法，提高采購工作水平。四、供應商管理（一）供應商開發1.集采部根據公司業務發展需要，制定供應商開發計劃，明確供應商開發的目標、范圍和重點。2.通過多種渠道收集潛在供應商信息，如行業展會、網絡平臺、供應商推薦、行業協會等。3.對潛在供應商進行初步篩選，了解其基本情況、生產經營狀況、產品質量、價格水平、售后服務等方面，確定入圍供應商名單。4.組織對入圍供應商進行實地考察和評估，填寫《供應商評估表》，詳細記錄評估情況。評估內容包括企業基本情況、生產經營狀況、質量管理體系、環保情況、財務狀況、市場口碑等。5.根據供應商評估結果，建立供應商檔案，將合格供應商納入公司供應商體系，并定期對供應商進行動態評估和調整。（二）供應商評估與考核1.建立供應商評估指標體系，從質量、價格、交貨期、服務等方面對供應商進行綜合評估。評估指標應明確、具體、可量化，并根據公司實際情況進行調整和完善。2.定期（每季度或半年）對供應商進行評估，填寫《供應商評估表》。評估方式包括數據分析、實地考察、問卷調查、客戶反饋等。3.根據供應商評估結果，對供應商進行分類管理，如A類（優質供應商）、B類（合格供應商）、C類（一般供應商）。對于A類供應商，給予一定的政策支持和獎勵，如優先合作、增加采購份額、延長付款期限等；對于C類供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，予以淘汰。4.建立供應商考核機制，對供應商的合同執行情況、產品質量、售后服務等方面進行考核。考核結果與供應商的合作關系、采購份額、付款方式等掛鉤，激勵供應商提高服務質量和合作水平。（三）供應商激勵與淘汰1.建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予獎勵，如頒發榮譽證書、給予經濟獎勵、優先推薦參與公司其他項目等。激勵措施應具有針對性和可操作性，能夠有效激發供應商的積極性和合作意愿。2.對于出現以下情況的供應商，予以淘汰：提供虛假信息或產品質量嚴重不符合要求，給公司造成重大損失的；多次不能按時交貨，影響公司生產經營活動的；售后服務不到位，客戶投訴較多，且拒不整改的；違反法律法規或公司規定，存在嚴重違規行為的。3.淘汰供應商時，集采部應提前通知供應商，并與其協商解決相關問題，如未履行的合同、庫存物資處理等。同時，及時更新供應商數據庫，避免與淘汰供應商發生業務往來。（四）供應商關系維護1.采購專員應與供應商保持密切溝通，定期回訪供應商，了解其生產經營狀況、產品質量、服務水平等方面的情況，及時解決合作過程中出現的問題。2.組織供應商參加公司舉辦的供應商大會、培訓等活動，加強與供應商的交流與合作，增進雙方的了解和信任。3.對于供應商提出的合理建議和意見，應認真對待并及時反饋，共同探討改進合作方式和提高采購效率的方法。4.在供應商遇到困難時，應給予必要的支持和幫助，建立良好的合作關系，實現互利共贏。五、采購成本控制（一）成本分析與預算編制1.集采部定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等方面。通過對比不同時期、不同供應商的采購成本，找出成本變動的原因和規律，為成本控制提供依據。2.在編制采購計劃時，應結合市場價格走勢和公司實際需求，進行詳細的成本預算。成本預算應包括采購物資的價格、數量、總成本等內容，并明確成本控制的目標和措施。3.采購專員在采購過程中，應嚴格按照成本預算進行操作，確保采購成本不超過預算范圍。如遇特殊情況需要調整采購成本，應及時報部門經理和分管領導審批。（二）價格談判與策略1.采購專員在與供應商談判前，應充分了解市場價格行情和供應商的成本結構，制定合理的談判策略。談判策略應根據采購物資的特點、供應商的情況和市場競爭狀況等因素綜合確定，包括談判目標、談判方式、談判技巧等方面。2.在談判過程中，采購專員要善于運用談判技巧，與供應商進行充分溝通和協商，爭取最有利的采購價格。同時，要注意維護公司利益，避免陷入價格陷阱。3.建立價格比較機制，定期收集同類型物資的市場價格信息，與供應商的報價進行對比分析。對于價格過高的供應商，應要求其說明原因，并進行降價談判。4.通過與供應商建立長期合作關系、批量采購、優化采購渠道等方式，爭取更優惠的采購價格。（三）成本控制措施1.優化采購流程，減少不必要的環節和手續，提高采購工作效率，降低采購成本。2.加強對采購物資的庫存管理，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現象的發生，降低庫存成本。3.與供應商協商優化運輸方式和運輸路線，降低運輸費用。同時，合理安排采購批次和交貨時間，減少運輸成本和倉儲成本。4.嚴格控制采購過程中的各項費用支出，如詢價費用、談判費用、合同簽訂費用等，確保費用支出合理合規。5.加強對采購人員的培訓和管理，提高其成本意識和業務能力，使其在采購工作中能夠自覺控制采購成本。六、風險管理（一）風險識別與評估1.集采部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等方面。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。風險評估結果應形成報告，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.針對市場風險，加強市場調研和分析，及時掌握市場價格走勢和供求關系變化，合理調整采購計劃和采購策略，降低市場風險對采購成本和物資供應的影響。2.對于供應商風險，建立完善的供應商評估和管理體系，加強對供應商的選擇、評估、考核和監督，降低供應商違約、破產等風險。同時，與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商。3.為應對質量風險，嚴格執行采購物資質量檢驗制度，加強對采購物資的質量控制。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量保證文件。對于重要物資或技術復雜的物資，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構參與驗收。4.針對合同風險，加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內容合法、合規、完整。在合同簽訂前，組織法務部門等相關人員對合同進行審核，防范合同糾紛和法律風險。同時，加強對合同執行過程的跟蹤和監督，及時處理合同變更、違約等問題。5.為防范法律風險，組織采購人員學習相關法律法規和政策文件，提高法律意識。在采購工作中，嚴格遵守法律法規的要求，確保采購活動合法合規。如遇重大法律問題，及時咨詢公司法律顧問，尋求專業法律支持。（三）風險監控與預警1.建立風險監控機制，定期對采購過程中的風險進行監控和檢查，及時發現風險變化情況。風險監控內容包括風險指標的變化、風險應對措施的執行情況、供應商的經營狀況等方面。2.設定風險預警指標和閾值，當風險指標達到或超過預警閾值時，及時發出預警信號。預警信號應明確風險的類型、等級和影響程度，為采取風險應對措施提供及時提示。3.根據風險預警信號，及時調整風險應對措施，確保風險得到有效控制。同時，對風險監控和預警過程中發現的問題進行總結和分析，不斷完善風險管理體系。七、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購專員應通過多種渠道收集采購相關信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業動態信息等。信息收集渠道應廣泛、及時、準確，確保信息的全面性和可靠性。2.對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。采購信息數據庫應包括供應商檔案、采購合同、采購訂單、物資驗收單、價格信息等內容，并定期進行更新和維護。3.采購專員應定期對采購信息進行分析和研究，為采購決策提供參考依據。分析內容包括市場價格走勢、供應商動態、采購成本變化等方面，通過數據分析發現問題和規律，提出改進措施和建議。（二）采購數據統計與分析1.建立采購數據統計制度，定期對采購數據進行統計和匯總。統計內容包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購金額、采購時間、供應商等方面。2.運用數據分析工具和方法，對采購數據進行深入分析，如采購成本分析、采購數量分析、供應商分析等。通過數據分析，找出采購工作中的薄弱環節和存在的問題，為制定采購策略和改進采購工作提供依據。3.根據采購數據分析結果，編制采購數據分析報告，定期向上級領導匯報采購工作進展情況、存在的問題及改進建議。采購數據分析報告應內容詳實、數據準確、分析透徹，具有較強的針對性和實用性。