院校采購管理制度?一、總則（一）目的為了規范院校采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于院校內所有采購活動，包括教學設備采購、辦公用品采購、教材采購、基建工程采購、服務采購等各類物資和服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。2.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有潛在供應商一視同仁，確保公平競爭，公正評審。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購資金使用效益。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行合同約定，維護自身信譽。二、采購組織與職責（一）采購決策機構院校設立采購領導小組，由院校領導、相關部門負責人等組成。其職責是：1.審議采購政策、制度和流程。2.審批重大采購項目和采購預算。3.協調解決采購工作中的重大問題。（二）采購執行部門院校設立采購部門，負責具體采購業務的實施。其職責是：1.制定采購計劃和采購方案。2.組織采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負責采購項目的執行和驗收工作。4.建立和管理供應商檔案。5.收集和反饋采購信息。（三）需求部門各教學單位、職能部門等為采購需求部門，負責提出采購需求，參與采購項目的技術規格制定、驗收等工作。其職責是：1.根據教學、科研、管理等工作需要，準確提出采購需求。2.協助采購部門制定采購技術規格和驗收標準。3.參與采購項目的驗收工作，提供驗收意見。（四）財務部門財務部門負責采購資金的預算管理、支付審核和財務核算等工作。其職責是：1.編制采購預算，審核采購資金申請。2.按照合同約定及時支付采購款項。3.對采購項目進行財務核算和監督。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購需求部門應根據本部門工作規劃和實際需要，提前編制年度采購預算，明確采購項目、數量、金額等內容。2.采購部門匯總各需求部門的采購預算，結合院校整體發展規劃和資金狀況，編制院校年度采購預算草案，報采購領導小組審議。3.經院校決策機構批準后的采購預算，作為年度采購工作的依據。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調整原因、調整內容和預算金額，報采購領導小組審批。（三）預算監督1.財務部門負責對采購預算執行情況進行監督檢查，定期向采購領導小組報告預算執行情況。2.審計部門負責對采購預算執行情況進行審計監督，確保預算資金使用合法合規。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目名稱、規格型號、數量、技術要求、預算金額、用途等內容，并經部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購項目的必要性、合規性、預算合理性等進行審核。2.對于金額較小的采購項目，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，報采購領導小組審批。（三）采購實施1.采購方式選擇根據采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.供應商選擇與管理采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。根據采購項目要求，從供應商數據庫中篩選出符合條件的潛在供應商，向其發出采購邀請或詢價函。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行綜合評估，選擇合適的供應商。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。3.采購談判與合同簽訂采購部門組織與供應商進行采購談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協商，達成一致意見。根據談判結果，起草采購合同，經雙方審核無誤后簽訂合同。采購合同應明確采購項目名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。（四）采購驗收1.采購項目完成后，采購部門應及時通知需求部門進行驗收。2.需求部門組織相關人員組成驗收小組，按照采購合同和驗收標準對采購項目進行驗收。3.驗收小組應認真檢查采購項目的數量、規格型號、質量等是否符合合同要求，填寫《采購驗收報告》，并由驗收小組成員簽字確認。4.對于驗收合格的采購項目，需求部門應在《采購驗收報告》上簽署意見；對于驗收不合格的采購項目，采購部門應及時與供應商協商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至驗收合格。（五）采購付款1.供應商按照采購合同約定交貨并驗收合格后，向采購部門提交付款申請。2.采購部門審核付款申請，確認無誤后填寫《付款審批表》，附上采購合同、驗收報告、發票等相關資料，報財務部門審批。3.財務部門按照院校財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核通過后辦理付款手續。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.根據風險發生的可能性和影響程度，對風險進行評估和排序，確定重點關注的風險領域。（二）風險應對措施1.供應商管理風險應對加強對供應商的資質審核和信譽評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和賠償條款。建立供應商績效評價機制，定期對供應商的交貨質量、交貨期、售后服務等進行評價，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。2.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收方法，要求供應商提供質量合格證明文件。加強采購過程中的質量控制，對采購產品進行抽檢或檢驗，確保產品質量符合要求。對于質量不合格的采購產品，嚴格按照合同約定處理，要求供應商承擔相應的責任。3.價格波動風險應對關注市場價格動態，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。在采購合同中約定價格調整條款，根據市場價格變化情況合理調整采購價格。采用多種采購方式相結合的方法，如招標采購、詢價采購、談判采購等，通過競爭降低采購價格。4.法律風險應對加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動合法合規。在采購合同簽訂前，對合同條款進行法律審核，避免合同糾紛。妥善保存采購活動中的各類文件和資料，作為處理法律糾紛的證據。六、采購信息管理（一）信息收集1.采購部門應建立采購信息收集渠道，收集與采購活動相關的各類信息，如供應商信息、市場價格信息、采購政策法規信息等。2.需求部門應及時向采購部門提供采購需求變化信息，協助采購部門做好采購工作。（二）信息整理與分析1.采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。2.定期對采購信息進行分析，總結采購工作中的經驗教訓，為采購決策提供參考依據。（三）信息共享與發布1.采購部門應將采購信息在院校內部進行共享，方便需求部門和其他相關部門了解采購工作進展情況。2.對于公開招標、邀請招標等采購項目的相關信息，應按照規定在指定媒體上發布，接受社會監督。七、監督與檢查（一）內部監督1.院校審計部門負責對采購活動進行內部審計監督，定期對采購項目進行審計檢查，重點檢查采購程序的合規性、采購合同的履行情況、采購資金的使用效益等。2.院校紀檢監察部門負責對采購活動中的違規違紀行為進行監督檢查，對發現的問題及時進行調查處理。（二）外部監督1.接受財政、審計、