會(huì)議承辦管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議承辦工作，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保會(huì)議順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的承辦工作，包括但不限于公司例會(huì)、部門會(huì)議、專項(xiàng)工作會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等。（三）基本原則1.高效原則：以提高會(huì)議效率為核心，合理安排會(huì)議流程和時(shí)間，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會(huì)議承辦，保證會(huì)議組織的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識(shí)，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)、周到的會(huì)議服務(wù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。二、會(huì)議承辦職責(zé)分工（一）會(huì)議發(fā)起部門1.明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等基本信息，并填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》提交至?xí)h管理部門。2.負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)資料的準(zhǔn)備，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、討論文件等。3.協(xié)助會(huì)議管理部門做好會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)工作。（二）會(huì)議管理部門1.審核《會(huì)議申請(qǐng)表》，對(duì)不符合要求的申請(qǐng)?zhí)岢鲂薷囊庖娀虿挥枧鷾?zhǔn)。2.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和規(guī)模，確定會(huì)議承辦方式（自行承辦或委托承辦），并安排相關(guān)人員負(fù)責(zé)具體承辦工作。3.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)議資源，包括會(huì)議室安排、設(shè)備調(diào)試、餐飲服務(wù)等。4.對(duì)會(huì)議承辦過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保會(huì)議按照預(yù)定計(jì)劃順利進(jìn)行。（三）會(huì)議承辦人員1.按照會(huì)議管理部門的要求，具體負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施工作。2.提前與參會(huì)人員溝通，提醒會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和相關(guān)要求，確保參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議。3.負(fù)責(zé)會(huì)議資料的發(fā)放、收集和整理，做好會(huì)議記錄，并及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)人員。4.會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行清理和維護(hù)，歸還借用物品，并對(duì)會(huì)議承辦情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。三、會(huì)議申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.會(huì)議發(fā)起部門填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、會(huì)議議程、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等內(nèi)容。2.將《會(huì)議申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《會(huì)議申請(qǐng)表》提交至?xí)h管理部門。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)議主題明確，目的清晰，與公司業(yè)務(wù)相關(guān)且確有必要召開。2.會(huì)議時(shí)間安排合理，避免與重要工作或其他會(huì)議沖突。3.參會(huì)人員范圍界定準(zhǔn)確，無不必要的人員參與會(huì)議。4.會(huì)議議程安排緊湊、合理，能夠充分實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的。5.會(huì)議預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)合理，避免過長(zhǎng)或過短影響會(huì)議效果。（三）審批權(quán)限1.一般性會(huì)議由會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司重要決策、跨部門協(xié)調(diào)等重大會(huì)議，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。四、會(huì)議籌備（一）會(huì)議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會(huì)議主題和議程，由會(huì)議發(fā)起部門準(zhǔn)備相關(guān)資料，如匯報(bào)材料、討論文件、數(shù)據(jù)報(bào)表等。2.資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范，并提前發(fā)送給會(huì)議承辦人員進(jìn)行審核。3.會(huì)議承辦人員對(duì)資料進(jìn)行整理和排版，確保資料齊全、整齊，便于參會(huì)人員查閱。（二）會(huì)議室安排1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，選擇合適的會(huì)議室。會(huì)議室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、照明、音響、投影等設(shè)備條件。2.提前與會(huì)議室管理部門聯(lián)系，預(yù)訂會(huì)議室，并確保會(huì)議室在會(huì)議前完成清潔、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。3.在會(huì)議室顯著位置擺放會(huì)議標(biāo)識(shí)牌，注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。（三）會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備1.根據(jù)會(huì)議需要，準(zhǔn)備好投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、電腦等會(huì)議設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.提前測(cè)試設(shè)備性能，檢查設(shè)備連接是否正常，如有問題及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員進(jìn)行維修或更換。3.為參會(huì)人員準(zhǔn)備好必要的文具，如筆記本、筆等。（四）會(huì)議通知1.會(huì)議承辦人員根據(jù)《會(huì)議申請(qǐng)表》中的參會(huì)人員名單，提前[X]個(gè)工作日通過郵件、短信或內(nèi)部通訊工具等方式發(fā)送會(huì)議通知。2.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等內(nèi)容，提醒參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。3.對(duì)于重要會(huì)議，可在會(huì)議前一天再次提醒參會(huì)人員，確保參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議。五、會(huì)議組織與實(shí)施（一）會(huì)議簽到1.在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作。2.參會(huì)人員簽到時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并在簽到表上填寫姓名、部門、職務(wù)等信息。3.會(huì)議承辦人員對(duì)簽到情況進(jìn)行記錄，統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)，并及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告。（二）會(huì)議主持1.會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，明確會(huì)議目的和重點(diǎn)。2.會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議背景、目的、議程和參會(huì)人員，宣布會(huì)議開始。3.在會(huì)議過程中，主持人應(yīng)掌控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題進(jìn)行討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。4.主持人應(yīng)及時(shí)對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行總結(jié)和歸納，對(duì)爭(zhēng)議問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和裁決，推動(dòng)會(huì)議達(dá)成共識(shí)。（三）會(huì)議記錄1.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議討論的內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、提出的問題和解決方案等。3.記錄方式可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄，記錄完成后應(yīng)及時(shí)整理和歸檔。4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要在[X]個(gè)工作日內(nèi)整理完成，并發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。（四）會(huì)議秩序維護(hù)1.會(huì)議承辦人員應(yīng)維護(hù)好會(huì)議秩序，確保會(huì)議環(huán)境安靜、整潔。2.提醒參會(huì)人員將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免在會(huì)議期間接聽電話或發(fā)送短信。3.對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，如遲到、早退、隨意交談、接聽電話等，會(huì)議承辦人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行提醒和制止。（五）會(huì)議服務(wù)1.根據(jù)會(huì)議需求，為參會(huì)人員提供必要的服務(wù)，如茶水、咖啡、點(diǎn)心等。2.會(huì)議期間，及時(shí)關(guān)注參會(huì)人員的需求，為其提供協(xié)助和支持。3.會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理和整理，歸還借用物品，保持會(huì)議室整潔。六、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議紀(jì)要跟蹤1.會(huì)議承辦人員負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，確保會(huì)議決策和工作安排得到有效落實(shí)。2.定期收集各部門對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋，及時(shí)向會(huì)議管理部門匯報(bào)。3.對(duì)于未按時(shí)完成會(huì)議任務(wù)的部門，會(huì)議管理部門應(yīng)進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)，確保工作順利推進(jìn)。（二）會(huì)議總結(jié)與評(píng)估1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議承辦人員應(yīng)對(duì)會(huì)議承辦情況進(jìn)行總結(jié)，分析會(huì)議組織過程中的優(yōu)點(diǎn)和不足之處，提出改進(jìn)建議。2.收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的反饋意見，了解參會(huì)人員對(duì)會(huì)議主題、議程、組織安排、會(huì)議效果等方面的評(píng)價(jià)。3.根據(jù)總結(jié)和評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議承辦工作進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，不斷提高會(huì)議承辦水平。（三）會(huì)議資料歸檔1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議承辦人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議資料進(jìn)行整理和歸檔，包括會(huì)議申請(qǐng)表、會(huì)議通知、會(huì)議議程、匯報(bào)材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。2.歸檔資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。3.建立會(huì)議資料電子檔案，對(duì)重要會(huì)議資料進(jìn)行備份，確保資料的安全性和完整性。七、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.會(huì)議發(fā)起部門在填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，明確會(huì)議所需的各項(xiàng)費(fèi)用支出，如會(huì)議室租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、文具費(fèi)用等。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)合理、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)或高估費(fèi)用支出。（二）費(fèi)用審批1.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至?xí)h管理部門。2.會(huì)議管理部門對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。3.對(duì)于超出預(yù)算的會(huì)議費(fèi)用支出，需提前提交書面申請(qǐng)，說明原因和金額，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)銷。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議承辦人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度的要求進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、費(fèi)用清單等，確保憑證真實(shí)、合法、有效。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。八、會(huì)議安全管理（一）安全責(zé)任1.會(huì)議承辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議期間的安全管理工作，明確安全責(zé)任人，確保會(huì)議場(chǎng)所和參會(huì)人員的安全。2.安全責(zé)任人應(yīng)提前對(duì)會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，確保會(huì)議設(shè)備和設(shè)施正常運(yùn)行。（二）安全措施1.在會(huì)議場(chǎng)所設(shè)置明顯的安全標(biāo)識(shí)，如疏散指示標(biāo)志、安全出口標(biāo)志等。2.配備必要的安全設(shè)備和器材，如滅火器、急救箱等，并確保設(shè)備和器材完好有效。3.加強(qiáng)對(duì)會(huì)議場(chǎng)所的人員出入管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議區(qū)域。4.會(huì)議期間，安排專人負(fù)責(zé)安全巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。（三）應(yīng)急處理1.制定會(huì)議安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.如發(fā)生火災(zāi)、地震等突發(fā)