借貨單管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司貨物借貨管理，規(guī)范借貨行為，明確借貨雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障公司貨物的安全與完整，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位或個(gè)人之間的貨物借貨業(yè)務(wù)。3.基本原則計(jì)劃性原則：借貨應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，提前制定計(jì)劃，避免盲目借貨。審批性原則：所有借貨業(yè)務(wù)必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借貨。安全性原則：借貨過(guò)程中要確保貨物的安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。責(zé)任性原則：明確借貨雙方的責(zé)任，對(duì)借貨行為負(fù)責(zé)到底。二、借貨單的定義與內(nèi)容1.定義借貨單是記錄貨物借貨情況的書(shū)面憑證，是明確借貨雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要依據(jù)。2.內(nèi)容借貨單號(hào)：由系統(tǒng)自動(dòng)生成或人工編號(hào)，具有唯一性，便于查詢和管理。借貨日期：記錄借貨發(fā)生的具體時(shí)間。借貨部門：填寫(xiě)借貨方所在的部門名稱。借貨人姓名：填寫(xiě)實(shí)際借貨人的姓名。出借部門：填寫(xiě)貨物出借方所在的部門名稱。貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)：詳細(xì)描述所借貨物的具體信息。數(shù)量：明確借貨的貨物數(shù)量。借貨用途：說(shuō)明借貨的目的和使用方向。預(yù)計(jì)歸還日期：填寫(xiě)預(yù)計(jì)歸還貨物的時(shí)間。審批意見(jiàn)：包括部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等的審批簽字及意見(jiàn)。三、借貨申請(qǐng)與審批1.借貨申請(qǐng)借貨部門或個(gè)人如需借貨，應(yīng)提前填寫(xiě)借貨申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借貨的原因、貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、借貨用途及預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容，并提交給本部門負(fù)責(zé)人。2.部門初審借貨部門負(fù)責(zé)人收到借貨申請(qǐng)表后，應(yīng)對(duì)借貨申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借貨用途是否符合工作需要、借貨數(shù)量是否合理、預(yù)計(jì)歸還日期是否可行等。如審核通過(guò)，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)接到借貨申請(qǐng)表后，根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批。對(duì)于重要物資或大批量借貨，需經(jīng)總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回借貨部門。4.特殊情況處理如遇緊急借貨情況，無(wú)法提前履行正常審批流程時(shí)，借貨部門或個(gè)人應(yīng)先電話向分管領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，經(jīng)同意后可先行借貨，但事后必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。四、借貨單的開(kāi)具與發(fā)放1.開(kāi)具借貨單借貨申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，由出借部門根據(jù)審批結(jié)果開(kāi)具借貨單。借貨單應(yīng)一式三聯(lián)，第一聯(lián)由出借部門留存，作為貨物出借的記錄和憑證；第二聯(lián)交借貨部門，作為借貨方領(lǐng)取貨物和歸還貨物的依據(jù)；第三聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)保管，作為倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨和收貨的依據(jù)。2.借貨單內(nèi)容填寫(xiě)要求借貨單應(yīng)使用碳素筆或鋼筆填寫(xiě)，字跡清晰、工整，不得涂改。如有涂改，必須在涂改處加蓋借貨雙方的公章或簽字確認(rèn)。各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，與借貨申請(qǐng)表一致。3.借貨單發(fā)放借貨單開(kāi)具完成后，出借部門應(yīng)及時(shí)將借貨單的第二聯(lián)發(fā)放給借貨部門，第三聯(lián)傳遞給倉(cāng)庫(kù)保管。倉(cāng)庫(kù)保管收到借貨單后，應(yīng)核對(duì)借貨單內(nèi)容與審批結(jié)果是否相符，如無(wú)誤，做好借貨單的登記工作，并準(zhǔn)備發(fā)貨。五、貨物借貨與歸還1.貨物借貨借貨部門憑借貨單第二聯(lián)到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取貨物。倉(cāng)庫(kù)保管應(yīng)根據(jù)借貨單上的貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，認(rèn)真核對(duì)貨物，確保貨物的準(zhǔn)確性和完整性。發(fā)貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)保管應(yīng)在借貨單第三聯(lián)上注明發(fā)貨日期，并由借貨人簽字確認(rèn)。2.貨物歸還借貨人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前將所借貨物歸還至倉(cāng)庫(kù)。歸還貨物時(shí)，倉(cāng)庫(kù)保管應(yīng)按照借貨單上的貨物信息進(jìn)行驗(yàn)收，檢查貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與借貨單一致。如發(fā)現(xiàn)貨物有損壞、丟失等情況，借貨人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)保管在借貨單第三聯(lián)上注明歸還日期，并由借貨人簽字確認(rèn)。同時(shí)，將借貨單第三聯(lián)返還給出借部門，作為借貨業(yè)務(wù)完成的憑證。3.逾期歸還處理如借貨人未能在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還貨物，應(yīng)提前向出借部門說(shuō)明原因，并辦理延期歸還手續(xù)。延期歸還申請(qǐng)需經(jīng)出借部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。對(duì)于逾期未歸還且未辦理延期手續(xù)的借貨，出借部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)借貨人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。六、借貨過(guò)程中的貨物管理1.出借部門管理出借部門應(yīng)妥善保管借貨單第一聯(lián)，定期對(duì)借貨情況進(jìn)行核對(duì)和清查，確保借貨記錄的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)借貨信息有誤或借貨業(yè)務(wù)存在異常情況，應(yīng)及時(shí)與借貨部門和倉(cāng)庫(kù)保管溝通，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.倉(cāng)庫(kù)保管管理倉(cāng)庫(kù)保管應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和要求，妥善保管借貨貨物，確保貨物的安全。定期對(duì)借貨貨物進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)貨物的實(shí)際數(shù)量與借貨單記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)貨物短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向出借部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.借貨人管理借貨人應(yīng)妥善保管所借貨物，按照借貨用途合理使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞貨物。在借貨期間，如發(fā)現(xiàn)貨物存在問(wèn)題或可能影響正常使用的情況，應(yīng)及時(shí)向出借部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。借貨人歸還貨物時(shí)，應(yīng)確保貨物的完好無(wú)損，如有損壞應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。七、借貨單的存檔與查詢1.存檔借貨業(yè)務(wù)完成后，出借部門應(yīng)將借貨單第一聯(lián)、借貨申請(qǐng)表等相關(guān)資料整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借貨檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的安全和完整。2.查詢公司內(nèi)部人員如需查詢借貨單相關(guān)信息，應(yīng)填寫(xiě)借貨單查詢申請(qǐng)表，注明查詢?cè)颉⒉樵儍?nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查詢，并提供相關(guān)借貨單資料的復(fù)印件或查詢結(jié)果。查詢申請(qǐng)表和查詢結(jié)果應(yīng)一并存檔。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)借貨業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查借貨審批流程的執(zhí)行情況、借貨單的開(kāi)具與管理、貨物的借貨與歸還、貨物的管理等方面是否符合本制度的規(guī)定。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.日常監(jiān)督檢查各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門借貨業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督檢查，確保借貨行為規(guī)范、有序。出借部門和倉(cāng)庫(kù)保管應(yīng)定期核對(duì)借貨記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)借貨業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，確保借貨業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤。九、罰則1.對(duì)于未經(jīng)審批擅自借貨的部門或個(gè)人，給予警告處分，并責(zé)令其立即歸還所借貨物。造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.借貨人未按照借貨用途使用貨物或擅自轉(zhuǎn)借、挪用貨物的，給予通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其限期改正。如造成貨物損壞、丟失等情況，應(yīng)按照貨物價(jià)值的一定比例進(jìn)行賠償。3.借貨人逾期未歸還貨物且未辦理延期手續(xù)的，按照逾期天數(shù)收取一定的逾期費(fèi)用。逾期費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定。同時(shí)，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。4.出借部門或倉(cāng)庫(kù)保管未按照本制度規(guī)定開(kāi)具、發(fā)放、保管借貨單，或在借貨過(guò)程中未認(rèn)真履行職責(zé)，導(dǎo)致借貨業(yè)務(wù)出現(xiàn)差錯(cuò)或貨物損失的，給予相關(guān)責(zé)任人警告或記過(guò)處分。