會議訂單管理制度?一、總則（一）目的為加強公司會議訂單管理，規(guī)范會議訂單流程，提高會議服務(wù)質(zhì)量和效率，確保公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門組織的各類會議訂單管理，包括但不限于會議場地預(yù)訂、餐飲安排、設(shè)備租賃、住宿預(yù)訂等相關(guān)服務(wù)的訂單操作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：會議訂單的處理必須符合國家法律法規(guī)、公司政策及相關(guān)行業(yè)規(guī)范。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保各項服務(wù)需求得到清晰明確的傳達和執(zhí)行。3.及時性原則：訂單的下達、確認、執(zhí)行及變更等環(huán)節(jié)應(yīng)及時處理，避免因延誤導(dǎo)致的服務(wù)問題或客戶不滿。4.成本效益原則：在滿足會議需求的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率。二、會議訂單流程（一）訂單發(fā)起1.會議組織部門需提前填寫《會議訂單申請表》，詳細說明會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、預(yù)計參會人數(shù)、會議議程、特殊要求等。2.將申請表提交給部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人根據(jù)會議的必要性、預(yù)算等因素進行審核，審核通過后簽字確認。（二）訂單審核1.申請表提交至公司會議訂單管理部門后，由專人負責(zé)對訂單信息進行初步審核。2.審核內(nèi)容包括訂單信息的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及與公司會議安排的協(xié)調(diào)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與會議組織部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。3.對于重要會議或涉及較大金額的訂單，需提交公司管理層進行最終審批，審批通過后方可進入下一流程。（三）供應(yīng)商選擇與洽談1.根據(jù)會議需求，訂單管理部門負責(zé)篩選合適的供應(yīng)商，包括會議場地供應(yīng)商、餐飲供應(yīng)商、設(shè)備租賃供應(yīng)商、住宿供應(yīng)商等。2.與選定的供應(yīng)商進行洽談，明確服務(wù)內(nèi)容、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等條款，并簽訂合作協(xié)議或合同。合同中應(yīng)詳細規(guī)定雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任等事項。3.在洽談過程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、服務(wù)能力等情況，確保其能夠滿足會議的各項需求。（四）訂單下達1.訂單管理部門根據(jù)審核通過的訂單信息及與供應(yīng)商簽訂的合同，向供應(yīng)商下達正式的會議訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)與《會議訂單申請表》及合同條款一致，包括但不限于服務(wù)項目、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間等。2.訂單下達后，及時將訂單副本發(fā)送給會議組織部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（五）訂單執(zhí)行與跟蹤1.供應(yīng)商按照訂單要求組織實施會議服務(wù)，會議組織部門負責(zé)協(xié)助供應(yīng)商協(xié)調(diào)會議現(xiàn)場的各項事宜，確保會議的順利進行。2.訂單管理部門定期對訂單執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時了解供應(yīng)商的服務(wù)進度和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通解決。對于可能影響會議正常進行的重大問題，應(yīng)及時向公司管理層匯報。3.在會議期間，安排專人負責(zé)現(xiàn)場協(xié)調(diào)，確保各項服務(wù)環(huán)節(jié)緊密銜接，及時處理突發(fā)情況，保障會議的順利進行。（六）訂單變更1.如因特殊原因需要變更會議訂單內(nèi)容，會議組織部門應(yīng)提前填寫《會議訂單變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對訂單執(zhí)行的影響。2.將變更申請表提交給訂單管理部門審核，訂單管理部門審核通過后，與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜，并簽訂變更協(xié)議或補充合同。3.變更訂單涉及費用調(diào)整的，需經(jīng)財務(wù)部門審核確認后執(zhí)行。同時，及時將訂單變更信息通知相關(guān)部門，確保各部門掌握最新情況。（七）訂單驗收1.會議結(jié)束后，會議組織部門負責(zé)對供應(yīng)商提供的會議服務(wù)進行驗收。驗收內(nèi)容包括會議場地布置、餐飲質(zhì)量、設(shè)備使用情況、住宿安排等是否符合訂單要求和合同約定。2.填寫《會議訂單驗收單》，詳細記錄驗收情況。如驗收合格，由會議組織部門負責(zé)人簽字確認；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，整改合格后再進行驗收。3.訂單管理部門負責(zé)對驗收結(jié)果進行審核，并將驗收情況反饋給相關(guān)部門。對于驗收不合格的訂單，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（八）訂單結(jié)算1.供應(yīng)商完成會議服務(wù)并通過驗收后，按照合同約定向公司提交費用結(jié)算申請。2.訂單管理部門對供應(yīng)商提交的結(jié)算申請進行審核，審核內(nèi)容包括服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、價格、費用明細等是否與訂單及合同一致。審核無誤后，提交給財務(wù)部門進行付款審批。3.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的結(jié)算申請，按照公司財務(wù)制度進行付款操作。付款完成后，對訂單進行歸檔管理。三、會議訂單相關(guān)職責(zé)（一）會議組織部門職責(zé)1.負責(zé)發(fā)起會議訂單申請，準(zhǔn)確填寫會議相關(guān)信息，確保訂單需求清晰明確。2.協(xié)助訂單管理部門進行供應(yīng)商選擇與洽談，提供必要的信息和建議。3.在會議期間，配合供應(yīng)商協(xié)調(diào)現(xiàn)場事宜，保障會議順利進行。4.對供應(yīng)商提供的會議服務(wù)進行驗收，并及時反饋驗收情況。（二）訂單管理部門職責(zé)1.負責(zé)會議訂單的審核、下達、跟蹤、變更管理及驗收審核等工作。2.篩選和評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護良好的合作關(guān)系。3.協(xié)調(diào)各部門之間的溝通與協(xié)作，確保訂單流程的順暢進行。4.定期對會議訂單管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議和措施。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.參與會議訂單預(yù)算的審核，確保費用支出合理合規(guī)。2.負責(zé)對供應(yīng)商提交的費用結(jié)算申請進行審核，按照財務(wù)制度進行付款操作。3.對會議訂單的費用進行核算和統(tǒng)計，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）其他部門職責(zé)根據(jù)會議訂單需求，各相關(guān)部門應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助，確保會議的順利開展。例如，技術(shù)部門負責(zé)會議設(shè)備的調(diào)試和保障，行政部門負責(zé)會議場地的清潔和物資供應(yīng)等。四、會議訂單信息管理（一）訂單檔案建立1.訂單管理部門負責(zé)建立會議訂單檔案，對每份訂單的相關(guān)資料進行整理和歸檔。檔案內(nèi)容包括《會議訂單申請表》、訂單下達記錄、合同協(xié)議、變更申請及相關(guān)審批文件、驗收單、費用結(jié)算憑證等。2.訂單檔案應(yīng)按照時間順序或會議類型進行分類存放，便于查詢和管理。（二）信息更新與維護1.在訂單執(zhí)行過程中，如發(fā)生訂單變更、供應(yīng)商信息調(diào)整等情況，訂單管理部門應(yīng)及時更新訂單檔案中的相關(guān)信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對訂單檔案進行檢查和清理，對于已完成結(jié)算且不再需要保存的訂單檔案，按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。（三）信息查詢與使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢會議訂單信息時，應(yīng)填寫《會議訂單信息查詢申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交給訂單管理部門。2.訂單管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在確保信息安全和合規(guī)的前提下，提供相應(yīng)的訂單信息查詢服務(wù)。查詢?nèi)藛T應(yīng)妥善保管所獲取的信息，不得擅自泄露或用于其他非工作目的。五、會議訂單風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.訂單管理部門應(yīng)定期對會議訂單流程進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，包括但不限于供應(yīng)商違約、服務(wù)質(zhì)量問題、費用超支、訂單變更風(fēng)險、不可抗力因素等。2.通過收集歷史數(shù)據(jù)、案例分析、與相關(guān)部門溝通等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險點。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級。2.對于高風(fēng)險因素，應(yīng)制定針對性的風(fēng)險應(yīng)對措施，重點監(jiān)控和管理；對于中風(fēng)險因素，應(yīng)密切關(guān)注其發(fā)展動態(tài)，適時采取相應(yīng)的防范措施；對于低風(fēng)險因素，可進行常規(guī)管理，定期進行復(fù)查。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。例如，對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，在選擇供應(yīng)商時加強考察和評估，簽訂詳細的合同條款，明確違約責(zé)任；對于服務(wù)質(zhì)量問題，加強訂單執(zhí)行過程中的跟蹤檢查，建立服務(wù)質(zhì)量反饋機制，及時處理客戶投訴等。2.建立風(fēng)險預(yù)警機制，當(dāng)風(fēng)險因素達到預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施進行防范和應(yīng)對。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.訂單管理部門負責(zé)對會議訂單風(fēng)險進行實時監(jiān)控，跟蹤風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險因素或風(fēng)險變化情況。2.定期對風(fēng)險監(jiān)控情況進行總結(jié)和分析，評估風(fēng)險應(yīng)對效果，根據(jù)實際情況調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略和措施，確保風(fēng)險始終處于可控狀態(tài)。六、會議訂單考核與獎懲（一）考核指標(biāo)1.訂單按時完成率：考核訂單是否按照預(yù)定時間順利完成，包括訂單下達、執(zhí)行、驗收等各個環(huán)節(jié)。2.服務(wù)質(zhì)量滿意度：通過客戶反饋、驗收評價等方式，考核供應(yīng)商提供的會議服務(wù)質(zhì)量是否滿足客戶需求和合同要求。3.費用控制情況：考核會議訂單的實際費用支出是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，有無費用超支情況。4.訂單變更率：考核訂單變更的次數(shù)和頻率，是否因不合理的變更導(dǎo)致服務(wù)延誤或成本增加。5.供應(yīng)商管理效果：考核訂單管理部門對供應(yīng)商的管理水平，包括供應(yīng)商的選擇、評估、合作關(guān)系維護等方面。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對會議訂單管理工作進行一次全面考核，由訂單管理部門負責(zé)收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，填寫考核報表。2.不定期抽查：公司管理層或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對會議訂單執(zhí)行情況進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.客戶反饋：通過收集客戶的意見和建議，了解客戶對會議訂單服務(wù)的滿意度，作為考核的重要依據(jù)之一。（三）獎懲措施1.對于在會議訂單管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.對于未完成考核指標(biāo)或出現(xiàn)嚴重問題的部門和個人，進行相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。具體處罰措施根據(jù)問題的嚴重程度和造