單位庫管理制度?（一）目的為了加強單位庫的規范化管理，確保單位庫信息的準確性、完整性和安全性，提高單位庫的使用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業內所有涉及單位庫管理的部門和人員。（三）基本原則1.準確性原則：確保單位庫中的信息真實、準確，與實際情況相符。2.完整性原則：涵蓋單位庫管理所需的各類信息，不遺漏重要數據。3.安全性原則：采取有效措施保護單位庫信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.及時性原則：及時更新和維護單位庫信息，保證信息的時效性。二、單位庫的定義與分類（一）定義單位庫是指企業集中存儲各類單位相關信息的數據庫，包括但不限于客戶單位、供應商單位、合作伙伴單位等的基本信息、業務往來信息、信用信息等。（二）分類1.客戶單位庫：記錄客戶的基本資料、購買歷史、消費習慣、聯系方式等信息。2.供應商單位庫：包含供應商的基本情況、供應產品或服務信息、價格、交貨期、合作記錄等。3.合作伙伴單位庫：涵蓋合作伙伴的名稱、合作領域、合作方式、合作期限、合作成果等信息。三、單位庫管理職責（一）管理部門職責1.人力資源部門負責單位庫管理制度的制定、修訂和完善。協調各部門之間關于單位庫管理的工作。對涉及單位庫管理的人員進行培訓和指導。2.信息技術部門負責單位庫系統的建設、維護和升級，確保系統的穩定運行。保障單位庫數據的安全存儲和備份，防止數據丟失或損壞。對單位庫系統的訪問權限進行設置和管理。3.業務部門負責本部門所涉及單位信息的收集、整理和錄入單位庫。根據業務需要，及時更新和維護單位庫中的相關信息。配合管理部門和信息技術部門做好單位庫的管理工作。（二）具體崗位職責1.單位庫管理員負責單位庫信息的日常錄入、審核、更新和維護工作。定期對單位庫數據進行備份，確保數據安全。協助其他部門查詢和使用單位庫信息。及時處理單位庫系統中的異常情況，并向上級匯報。2.信息收集人員按照規定的流程和標準，收集各類單位的相關信息。對收集到的信息進行初步整理和核對，確保信息的準確性。將整理好的信息及時提交給單位庫管理員進行錄入。3.信息審核人員對錄入單位庫的信息進行審核，確保信息符合要求。對審核過程中發現的問題及時反饋給相關人員進行修正。定期對審核工作進行總結和分析，提出改進建議。四、單位庫信息收集與錄入（一）信息收集渠道1.業務往來：在與單位開展業務活動過程中，收集相關信息。2.市場調研：通過市場調研活動，獲取單位的有關信息。3.網絡搜索：利用互聯網等渠道，查找單位的公開信息。4.合作伙伴提供：由合作伙伴提供其掌握的相關單位信息。5.單位自主申報：要求單位主動提交自身的相關信息。（二）信息收集內容1.基本信息：包括單位名稱、法定代表人、注冊地址、聯系方式、經營范圍等。2.組織架構信息：如單位的部門設置、人員規模等。3.業務信息：主營業務、產品或服務情況、市場份額等。4.財務信息：財務狀況、營收情況等（根據實際情況和權限收集）。5.信用信息：信用評級、信用記錄等。6.其他相關信息：如行業地位、榮譽獎項等。（三）信息錄入要求1.單位庫管理員應按照規定的字段和格式準確錄入信息。2.對于必填項，必須完整錄入，不得遺漏。3.錄入的信息應與原始資料一致，確保真實性。4.對信息進行分類整理，便于查詢和統計。五、單位庫信息審核與更新（一）審核流程1.信息收集人員將收集到的信息提交給單位庫管理員。2.單位庫管理員對信息進行初步整理后，提交給信息審核人員。3.信息審核人員按照審核標準對信息進行審核，審核通過的信息錄入單位庫，審核不通過的信息退回給信息收集人員或單位庫管理員，并說明原因。4.信息收集人員或單位庫管理員根據審核意見進行修正后，重新提交審核。（二）審核標準1.信息內容真實、準確，與實際情況相符。2.信息格式符合單位庫的要求。3.信息來源可靠，具有可追溯性。（三）信息更新1.業務部門在日常工作中發現單位信息發生變化時，應及時通知單位庫管理員。2.單位庫管理員根據通知對單位庫中的相關信息進行更新，并按照審核流程進行審核。3.定期對單位庫信息進行全面檢查，發現信息不準確或不完整的，及時進行更新和修正。六、單位庫信息查詢與使用（一）查詢權限設置1.根據工作需要，為不同部門和人員設置相應的單位庫信息查詢權限。2.分為普通查詢權限和高級查詢權限，普通查詢權限可查詢部分公開信息，高級查詢權限可查詢更詳細的信息，需經過特定審批流程。3.嚴禁越權查詢單位庫信息。（二）查詢流程1.有權限的人員登錄單位庫系統，輸入查詢條件。2.系統根據查詢條件顯示相關單位信息，查詢人員可進行瀏覽、下載等操作。3.如需獲取紙質資料，可按照規定的流程申請打印。（三）信息使用規范1.單位庫信息僅供企業內部工作使用，未經許可，不得對外泄露。2.使用單位庫信息時應遵循合法、合規、正當的原則，不得用于非法目的。3.對于涉及商業機密、敏感信息的單位庫信息，應嚴格保密，采取加密存儲、限制訪問等措施。七、單位庫安全管理（一）系統安全1.信息技術部門定期對單位庫系統進行安全評估和漏洞掃描，及時修復發現的問題。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止網絡攻擊和病毒入侵。3.對系統進行定期備份，備份數據存儲在安全的位置，并定期進行恢復測試，確保數據可恢復。（二）數據安全1.對單位庫數據進行加密存儲，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。2.嚴格控制對單位庫數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作數據。3.建立數據訪問日志，記錄所有對單位庫數據的訪問操作，以便進行審計和追蹤。（三）人員安全管理1.對涉及單位庫管理的人員進行背景審查和安全培訓，提高其安全意識。2.與相關人員簽訂保密協議，明確其在單位庫信息安全方面的責任和義務。3.加強對人員離職、調動等情況的管理，及時調整其單位庫訪問權限。八、單位庫清理與歸檔（一）清理原則1.定期對單位庫進行清理，刪除不再使用或無效的信息。2.清理工作應遵循謹慎原則，確保重要信息不被誤刪。（二）清理流程1.制定單位庫清理計劃，明確清理的范圍、時間和責任人。2.單位庫管理員按照清理計劃對單位庫信息進行篩選和刪除操作。3.清理過程中產生的數據變更記錄應進行備份和留存，以備后續審計。（三）歸檔管理1.對重要的單位庫信息進行歸檔保存，歸檔資料應包括原始資料、錄入記錄、審核記錄等。2.歸檔資料應按照一定的分類和編號規則進行整理，便于查找和使用。3.規定歸檔資料的保存期限，期滿后按照相關規定進行銷毀或繼續保存。九、監督與考核（一）監督機制1.成立單位庫管理監督小組，定期對單位庫管理工作進行檢查。2.監督小組檢查內容包括信息收集、錄入、審核、更新、查詢、安全管理等方面的工作情況。3.對監督檢查中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.制定單位庫管理工作考核指標，包括信息準確性、完整性、及時性、安全性等方面。2.對涉及單位庫管理的部門和人員進行考核，考核結果與績效掛鉤。3.對于在單位庫管理工作中表現優秀的部門和人員給予獎勵