秘書部管理制度?一、總則（一）目的為加強秘書部的規(guī)范化管理，提高秘書部工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司秘書部全體成員。（三）宗旨秉持專業(yè)、高效、細致、周到的服務(wù)宗旨，為公司領(lǐng)導、各部門提供優(yōu)質(zhì)的行政支持與綜合協(xié)調(diào)服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責（一）組織架構(gòu)秘書部設(shè)部長一名，副部長若干名，下轄行政秘書、機要秘書、文檔管理專員、會議組織專員等崗位。（二）職責分工1.部長職責全面負責秘書部的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)秘書部與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項工作的順利銜接。審核重要文件、報告等，為公司領(lǐng)導決策提供參謀意見。負責與外部相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，維護公司良好形象。2.副部長職責協(xié)助部長開展工作，在部長缺席時履行部長職責。負責分管領(lǐng)域的工作安排與指導，確保工作任務(wù)按時完成。對分管工作進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。3.行政秘書職責負責公司日常行政事務(wù)的處理，如辦公用品采購、設(shè)備維護、車輛調(diào)度等。安排公司各類會議、活動的場地布置、物資準備等工作。協(xié)助公司領(lǐng)導做好行程安排，包括預訂機票、酒店等。4.機要秘書職責負責公司機要文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、保管和歸檔工作。嚴格遵守保密制度，確保機要信息的安全。協(xié)助公司領(lǐng)導處理機密事務(wù)，做好相關(guān)記錄。5.文檔管理專員職責負責公司各類文件、檔案的整理、分類、編號和存儲工作。建立健全文檔管理制度，定期對文檔進行清查和盤點。為公司各部門提供文件查詢、借閱等服務(wù)。6.會議組織專員職責負責公司各類會議的組織籌備工作，包括會議通知、議程安排、會議記錄等。跟進會議決議的執(zhí)行情況，及時向相關(guān)領(lǐng)導匯報。整理會議資料，形成會議紀要并分發(fā)至相關(guān)部門。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.收文機要秘書收到文件后，進行初步登記，注明文件來源、日期、文號、標題等信息。對文件進行分類，根據(jù)文件內(nèi)容確定傳閱范圍和緊急程度。將文件呈送公司領(lǐng)導或相關(guān)部門負責人傳閱，并做好傳閱記錄。2.發(fā)文起草文件的部門填寫發(fā)文審批表，經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導審核后，交秘書部。秘書部對發(fā)文審批表進行審核，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確。按照審批意見對文件進行修改完善，排版后交由機要秘書編號、印發(fā)。機要秘書將印發(fā)后的文件發(fā)放至相關(guān)部門，并做好發(fā)放記錄。3.文件歸檔文檔管理專員定期對已處理完畢的文件進行收集整理。按照文件類別、年度、保管期限等進行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。對重要文件進行備份，確保檔案的完整性和安全性。（二）會議組織流程1.會議籌備會議組織專員根據(jù)會議需求確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。制定會議議程，明確會議各項議題的時間安排和匯報順序。準備會議資料，如會議通知、匯報材料、發(fā)言稿等，并提前發(fā)放給參會人員。安排會議場地，調(diào)試音響、投影儀等設(shè)備，確保會議設(shè)施正常運行。2.會議通知會議組織專員提前[X]個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，注明會議的詳細信息。對于重要會議，通過多種方式進行通知，如郵件、短信、電話等，確保參會人員及時收到通知。統(tǒng)計參會人員的反饋信息，對于不能參會的人員，及時協(xié)調(diào)相關(guān)人員替代，并做好記錄。3.會議記錄會議組織專員負責會議記錄工作，詳細記錄會議內(nèi)容、討論要點、決議事項等。會議記錄應(yīng)客觀、準確、完整，采用電子和紙質(zhì)兩種方式進行記錄。會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。4.會議跟進會議組織專員對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時向會議主持人匯報。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行解決，確保會議決議得到有效落實。（三）辦公用品管理流程1.需求申請各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。將申請表提交至行政秘書，行政秘書進行初步審核。2.采購審批行政秘書對需求申請表進行匯總整理，根據(jù)庫存情況提出采購建議。將采購申請?zhí)峤恢敛块L審批，經(jīng)批準后進行采購。3.采購執(zhí)行行政秘書根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。跟蹤采購進度，確保辦公用品按時、按質(zhì)、按量到貨。4.入庫管理辦公用品到貨后，行政秘書組織相關(guān)人員進行驗收。核對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。對驗收合格的辦公用品進行入庫登記，填寫入庫單，注明入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。5.領(lǐng)用發(fā)放各部門憑辦公用品領(lǐng)用申請表到行政秘書處領(lǐng)取辦公用品。行政秘書根據(jù)申請表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認。定期對辦公用品的領(lǐng)用情況進行統(tǒng)計分析，合理控制庫存。（四）車輛管理流程1.用車申請公司員工因工作需要用車，需提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息。將申請表提交至行政秘書，行政秘書根據(jù)車輛使用情況進行安排。2.派車審批行政秘書對用車申請進行審核，根據(jù)工作的緊急程度和車輛調(diào)度情況進行派車。對于重要客戶接送、緊急公務(wù)等用車需求，優(yōu)先安排車輛，并報部長審批。將派車信息通知駕駛員和用車人。3.車輛使用駕駛員接到派車通知后，提前做好車輛檢查和清潔工作，確保車輛性能良好。按照規(guī)定的時間和路線接送用車人，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。在用車過程中，駕駛員要遵守交通規(guī)則，確保行車安全。4.車輛歸還用車結(jié)束后，用車人應(yīng)及時將車輛歸還至指定地點，并與駕駛員辦理交接手續(xù)。駕駛員對車輛進行檢查，如發(fā)現(xiàn)車輛有損壞或異常情況，及時報告行政秘書。行政秘書對車輛使用情況進行登記和統(tǒng)計，定期對車輛進行維護保養(yǎng)。四、日常工作規(guī)范（一）考勤制度1.秘書部成員應(yīng)嚴格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請假，應(yīng)提前[X]天填寫請假申請表，按照審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導批準。3.請假期間應(yīng)安排好工作交接，確保工作不受影響。4.秘書部將定期對考勤情況進行統(tǒng)計和公示，對違反考勤制度的人員進行相應(yīng)處理。（二）工作紀律1.遵守公司的各項規(guī)章制度，保守公司機密，不得泄露公司內(nèi)部信息。2.工作時間內(nèi)不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁等。3.保持良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，待人接物熱情、禮貌、周到。4.嚴格遵守工作流程和規(guī)范，確保工作質(zhì)量和效率。（三）溝通協(xié)調(diào)1.加強與公司內(nèi)部各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。2.與外部單位保持良好的合作關(guān)系，積極主動地開展溝通交流，維護公司的利益和形象。3.建立有效的溝通機制，定期召開工作協(xié)調(diào)會，及時傳達公司的工作要求和部署。（四）保密制度1.嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文件、資料、信息等進行嚴格保密。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導批準，不得擅自將公司機密信息透露給任何第三方。3.對機密文件、資料等要妥善保管，使用后及時歸還或銷毀。4.在工作中，要注意言行舉止，避免無意中泄露公司機密。五、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.根據(jù)秘書部成員的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓計劃。2.培訓內(nèi)容包括專業(yè)知識、技能培訓、溝通技巧、團隊協(xié)作等方面。3.培訓方式采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習、實踐鍛煉等多種形式。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織實施培訓活動，確保培訓質(zhì)量和效果。2.定期對培訓效果進行評估，通過考試、實際操作、學員反饋等方式了解培訓效果。3.根據(jù)評估結(jié)果，對培訓計劃進行調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高培訓的針對性和實效性。（三）職業(yè)發(fā)展1.為秘書部成員提供廣闊的職業(yè)發(fā)展空間，建立公平公正的晉升機制。2.根據(jù)成員的工作表現(xiàn)和能力水平，定期進行崗位調(diào)整和晉升。3.鼓勵成員參加各類職業(yè)資格考試和培訓，提升自身綜合素質(zhì)和競爭力。六、績效考核（一）考核原則1.公平、公正、公開原則，確保考核結(jié)果真實、客觀地反映員工的工作表現(xiàn)。2.定量與定性相結(jié)合原則，綜合考慮工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面的因素。3.激勵與約束相結(jié)合原則，通過績效考核，激勵員工積極工作，同時對表現(xiàn)不佳的員工進行約束和改進。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：主要考核工作任務(wù)的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等方面。2.工作態(tài)度：包括工作責任心、敬業(yè)精神、團隊協(xié)作能力、服務(wù)意識等方面。3.工作能力：涵蓋專業(yè)知識、技能水平、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等方面。（三）考核周期績效考核分為月度考核和年度考核。月度考核于每月末進行，年度考核于每年年末進行。（四）考核流程1.員工每月末填寫月度績效考核自評表，對自己當月的工作表現(xiàn)進行自我評價。2.直屬上級根據(jù)員工的工作表現(xiàn)，結(jié)合工作實際情況，對員工進行月度績效考核評價，并填寫評價表。3.秘書部部長對員工的月度績效考核結(jié)果進行審核和匯總，確定最終考核結(jié)果。4.年度考核時，員工先進行年度工作總結(jié)和自評，直屬上級進行年度評價，秘書部部長審核后，提交公司績效考核領(lǐng)導小組審定。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.月度績效考核結(jié)果與