禮品管理制度?目的本制度旨在規范公司禮品的管理，確保禮品的使用符合公司的利益和形象，有效發揮禮品在商務往來、員工激勵、客戶關系維護等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，涵蓋公司所有部門和員工在業務活動、節日慶典、員工關懷等場景下涉及禮品使用、采購、贈送、保管等相關事宜。基本原則1.合規性原則：禮品的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規以及公司內部規定，確保合法合規。2.必要性原則：禮品的贈送應基于必要的業務目的或員工關懷需求，避免不必要的浪費。3.適度性原則：禮品的價值、種類和數量應與贈送對象、場合相匹配，體現公司的誠意和尊重，又不過度奢華。4.公開透明原則：禮品的采購、發放、使用等環節應保持公開透明，接受公司內部監督。禮品分類及適用場景商務禮品1.定義：用于商務活動中與合作伙伴、客戶等建立良好關系、促進業務合作的禮品。2.適用場景：包括但不限于商務宴請、會議、商務拜訪、簽約儀式、展會活動等。3.示例：高檔茶葉、精美工藝品、品牌文具、定制的商務禮品套裝等。節日禮品1.定義：在法定節日或公司特定紀念日，為員工發放的表達節日祝福和關懷的禮品。2.適用場景：如春節、中秋節、端午節、公司周年慶等。3.示例：節日食品禮盒、生活用品套裝、節日裝飾品等。員工福利禮品1.定義：為員工提供的福利性質的禮品，增強員工歸屬感和忠誠度。2.適用場景：如生日禮品、結婚生育禮品、退休禮品等。3.示例：生日蛋糕券、結婚禮金、退休紀念品等。獎勵禮品1.定義：對在工作中表現優秀、取得突出業績或為公司做出重要貢獻的員工給予的獎勵性禮品。2.適用場景：如年度優秀員工獎、項目成功獎、創新獎等。3.示例：電子產品、高端運動裝備、旅游套餐等。禮品采購管理采購預算1.每年年初，各部門應根據業務需求和過往禮品使用情況，編制本部門年度禮品采購預算，報公司財務部和管理層審核。2.財務部負責匯總各部門預算，形成公司年度禮品采購總預算，并納入公司年度財務預算管理。3.禮品采購預算應明確禮品的種類、預計數量、預算金額等明細信息，確保預算的合理性和準確性。采購流程1.需求申請：各部門根據業務活動或員工關懷計劃，填寫《禮品采購申請表》，詳細說明禮品的用途、種類、數量、預算金額等信息，并經部門負責人簽字審批。2.采購審批：《禮品采購申請表》提交至公司采購部門，采購部門對申請內容進行審核，核實預算是否充足、禮品需求是否合理等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.供應商選擇：采購部門根據禮品需求，通過詢價、招標、比價等方式選擇合適的供應商。優先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商。4.采購合同簽訂：與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購的禮品名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，確保雙方權益。5.采購執行：采購部門按照采購合同要求，跟蹤供應商的生產和交貨進度，確保禮品按時、按質、按量交付。6.驗收入庫：禮品到貨后，采購部門會同相關部門（如行政部門、使用部門等）進行驗收。驗收內容包括禮品的數量、質量、規格、型號等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續，并填寫《禮品入庫單》。采購監督與審計1.公司內部審計部門定期對禮品采購業務進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.對于采購過程中發現的違規行為，審計部門應及時提出整改意見，并追究相關人員的責任。3.采購部門應建立禮品采購臺賬，記錄采購的禮品名稱、規格、數量、價格、供應商等信息，便于查詢和管理。禮品發放管理商務禮品發放1.審批流程：業務部門填寫《商務禮品發放申請表》，詳細說明禮品發放的對象、事由、禮品明細等信息，并經部門負責人、分管領導審批。2.發放記錄：禮品發放前，業務部門應建立《商務禮品發放登記表》，記錄禮品發放的時間、對象、禮品名稱、數量等信息。發放時，由領取人簽字確認。3.禮品包裝與標識：商務禮品應進行適當包裝，并可根據公司品牌形象進行標識，如貼上公司logo、宣傳標語等，提升公司品牌知名度。節日禮品發放1.發放范圍：根據公司規定，確定節日禮品的發放對象，一般為公司全體員工。2.發放方式：節日禮品可采用集中發放或郵寄等方式進行。發放時，應確保員工知曉并領取到禮品。3.發放記錄：行政部門負責建立《節日禮品發放登記表》，記錄發放的時間、員工姓名、部門、禮品名稱、數量等信息，作為發放憑證。員工福利禮品發放1.審批流程：相關部門根據員工福利政策，填寫《員工福利禮品發放申請表》，經部門負責人、人力資源部門審核，報公司領導審批。2.發放方式：員工福利禮品可根據具體情況選擇直接發放給員工或通過其他方式（如發放福利券等）進行。3.發放記錄：人力資源部門負責記錄員工福利禮品的發放情況，包括員工姓名、部門、禮品名稱、發放時間等信息，以便后續查詢和統計。獎勵禮品發放1.評選與審批：由公司相關部門（如人力資源部門、業務部門等）根據獎勵標準和評選流程，評選出獲獎員工名單，并填寫《獎勵禮品發放申請表》，經部門負責人、分管領導、公司領導審批。2.發放通知：人力資源部門向獲獎員工發出獎勵通知，告知獲獎情況和禮品信息。3.發放記錄：人力資源部門建立《獎勵禮品發放登記表》，記錄獎勵禮品的發放時間、員工姓名、部門、禮品名稱、數量等信息，作為獎勵依據。禮品保管與庫存管理保管責任1.公司設立專門的禮品保管區域（如倉庫），由行政部門指定專人負責禮品的保管工作。2.保管人員應定期對禮品進行盤點和檢查，確保禮品的安全、完整，防止禮品損壞、丟失、被盜等情況發生。3.對于易損、易變質的禮品，保管人員應采取相應的防護措施，確保禮品質量不受影響。庫存管理1.行政部門應建立禮品庫存臺賬，詳細記錄禮品的入庫時間、名稱、規格、數量、發放情況等信息，實時掌握禮品庫存動態。2.根據禮品的使用頻率和采購周期，合理控制禮品庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現象。3.定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。禮品使用規定使用審批1.任何部門或個人使用禮品，必須提前填寫《禮品使用申請表》，說明使用禮品的事由、對象、禮品名稱、數量等信息，并按照規定的審批流程進行審批。2.未經審批，不得擅自使用公司禮品。使用范圍1.禮品應嚴格按照規定的適用場景進行使用，不得挪作他用。2.在商務活動中使用禮品，應注重禮品的針對性和實用性，與業務目的相契合，不得過度贈送禮品或進行不正當的利益輸送。使用監督1.公司內部審計部門和監察部門負責對禮品使用情況進行監督檢查，確保禮品使用符合公司規定和業務需求。2.對于違反禮品使用規定的行為，應及時予以糾正，并追究相關人員的責任。禮品登記與檔案管理登記要求1.公司建立禮品登記制度，對每一次禮品的采購、發放、使用等情況進行詳細登記。2.登記內容應包括禮品的名稱、規格、數量、采購時間、采購金額、發放對象、發放時間、使用事由、使用時間等信息，確保登記信息的完整性和準確性。檔案管理1.行政部門負責將禮品登記記錄整理歸檔，建立禮品管理檔案。禮品管理檔案應按照年度進行分類存放，便于查詢和查閱。2.禮品管理檔案應妥善保管，保存期限為[X]年。保存期滿后，經公司領導批準，可按照公司檔案管理制度進行銷毀。禮品回收與處置回收情形1.在商務活動中，如果因特殊原因需要收回已贈送的禮品，應按照公司規定的流程進行申請和審批。2.禮品回收的原因包括但不限于禮品涉及違規行為、對方主動退還、業務合作終止等情況。回收流程1.相關部門填寫《禮品回收申請表》，詳細說明回收禮品的原因、禮品信息、回收對象等情況，并經部門負責人、分管領導審批。2.審批通過后，由指定人員負責與禮品回收對象溝通協調，辦理禮品回收手續。回收的禮品應及時交回公司保管。處置方式1.對于回收的禮品，行政部門應根據禮品的實際情況進行評估和處置。2.對于可再次使用的禮品，可根據公司業務需求，重新安排用于合適的商務活動或員工福利等場景。3.對于已損壞、無法使用或無使用價值的禮品，經公司領導批準后，可按照公司資產處置相關規定進行報廢處理。禮品管理的監督與檢查監督機制1.公司設立禮品管理監督小組，由公司內部審計部門、監察部門、財務部門等相關人員組成，負責對禮品管理工作進行定期監督檢查。2.監督小組應制定詳細的監督檢查計劃，明確檢查的內容、方法、頻率等要求，確保監督檢查工作的有效性和全面性。檢查內容1.禮品采購流程的合規性，包括預算編制、供應商選擇、采購合同簽訂、采購執行等環節。2.禮品發放記錄的完整性和準確性，包括發放對象、發放時間、禮品明細等信息。3.禮品保管與庫存管理情況，包括禮品的安全保管、庫存盤點、賬實相符等情況。4.禮品使用規定的執行情況，包括使用審批、使用范圍、使用監督等方面。5.禮品登記與檔案管理情況，包括登記信息的完整性、檔案保管的規范性等。問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時出具檢查報告，提出整改意見和建議。2.相關責任部門應根據檢查報告的要求，制定整改措施，明確整