院系檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強院系檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在教學、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于院系內各部門、各學科專業在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統一管理原則：院系檔案工作實行集中統一領導，由專門的檔案管理機構或人員負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映院系各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案材料。3.完整性原則：全面收集、整理與院系工作相關的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置院系設立檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理室職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定院系檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、分類、編目、裝訂、保管院系各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.按照規定向學校檔案館移交應歸檔的檔案，并辦理相關手續。5.負責檔案的統計工作，及時準確地填報檔案統計報表。6.開展檔案利用工作，為教學、科研、管理等工作提供檔案信息服務。7.組織檔案管理人員的業務培訓，提高檔案管理水平。8.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。（三）各部門職責1.負責本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并在規定時間內移交檔案管理室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和督促檢查，確保檔案工作的順利開展。3.配合檔案管理室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學檔案：包括教學計劃、教學大綱、課程教案、教學日歷、學生成績冊、試卷、實習報告、畢業論文（設計）等。2.科研檔案：包括科研項目申請書、任務書、開題報告、研究成果、學術論文、著作、科研獎勵等。3.師資隊伍建設檔案：包括教師個人簡歷、教學科研成果、進修培訓記錄、考核評價等。4.學生管理檔案：包括學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質測評、畢業生就業材料等。5.行政管理檔案：包括院系工作計劃、總結、會議記錄、規章制度、各類報表、重要文件等。6.其他檔案：包括外事活動檔案、校友檔案、實物檔案等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照相關標準和規范進行收集和整理，確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和保管期限進行分類，可分為黨群類、行政類、教學類、科研類、學生類、外事類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應配備專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。（二）保管設備1.檔案架：用于存放檔案，應根據檔案的數量和種類合理配置。2.防火設備：如滅火器、消防栓等，確保檔案庫房的消防安全。3.防潮設備：如除濕機、空調等，控制庫房的濕度。4.防蟲設備：如防蟲藥、防蟲網等，防止檔案被蟲蛀。5.防盜設備：如防盜門、防盜窗、監控設備等，保障檔案的安全。6.防光設備：如窗簾、遮光布等，避免檔案受到陽光直射。7.防塵設備：如吸塵器、空氣凈化器等，保持庫房的清潔。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映院系主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。具體保管期限根據檔案的重要程度和利用價值確定。（四）檔案保管要求1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.建立檔案保管賬目，定期對檔案進行核對和清點，確保檔案的數量和質量。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，保證檔案的完整性。4.嚴格執行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的利用（一）利用范圍1.教學人員利用檔案進行教學研究、編寫教材、備課等。2.科研人員利用檔案開展科研項目申報、研究、成果鑒定等工作。3.管理人員利用檔案進行決策參考、工作指導、政策制定等。4.學生利用檔案查閱個人學籍、成績、獎懲等信息。5.其他需要利用檔案的單位或個人。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：對于確需借出檔案的，應嚴格履行借閱手續，明確借閱期限和歸還時間，并要求借閱者妥善保管檔案，不得轉借、復印、涂改、損壞檔案。3.出具證明：檔案管理室可根據利用者的要求，出具檔案證明材料，證明材料應加蓋檔案管理室印章。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內容和范圍等。2.檔案管理人員對利用申請表進行審核，符合利用條件的，予以批準。3.利用者按照檔案管理人員指定的地點和方式進行查閱或借閱檔案。4.利用結束后，利用者應及時歸還檔案，并在檔案利用登記表上簽字確認。（四）利用限制1.涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，未經批準不得查閱、借閱和利用。2.重要檔案的利用應經院系領導批準，并在檔案管理人員的監督下進行。3.檔案原件一般不外借，如有特殊情況需要外借的，應報院系領導批準，并采取必要的保護措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由院系分管領導、檔案管理室負責人、各部門兼職檔案員等組成，負責對檔案的鑒定工作。（二）鑒定原則1.從實際出發，根據檔案的歷史價值、現實利用價值和保存價值進行鑒定。2.全面分析檔案的內容、來源、形式等因素，準確判斷檔案的價值。3.嚴格按照國家有關檔案鑒定的標準和規定進行鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的歷史價值、現實利用價值和保存價值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其價值。2.分析比較法：與同類檔案進行比較，分析其價值大小。3.專家咨詢法：聽取專家意見，對檔案的價值進行評估。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經院系領導審批后，報學校檔案館備案。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。4.監銷人員在檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的統計與移交（一）統計工作1.檔案管理室應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計。2.檔案統計報表應準確、及時、完整，按照規定上報學校檔案館。3.檔案統計數據應作為檔案管理工作的重要依據，為檔案管理決策提供支持。（二）移交工作1.院系應按照學校檔案館的要求，定期向學校檔案館移交應歸檔的檔案。2.